En tiempos de crisis no hay que desesperar. Mantener la calma nos ayudará a sobrellevar el temporal y llegar a buen puerto. Hay que tomar decisiones que contribuyan a disminuir costos y optimizar recursos e inversiones. En lo que se refiere a la Gestión de los Recursos Humanos de una organización, existen diferentes alternativas que contribuyen a la optimización de costos, tiempos y recursos, que se valoran muy especialmente en tiempos de crisis.
Tercerización de la Liquidación de Haberes (BPO-Business ProcessOutsourcing)
Uno de los aspectos que se puede tener en cuenta es el pensar en tercerizar la Liquidación de Haberes. Esto se conoce como Business Process Outsourcing (BPO).
El servicio de BPO sobre la plataforma RH Pro, por ejemplo, permite la optimización del tiempo de quienes conforman el área de RR.HH. para que puedan gestionar otras tareas o focalizarse en la administración, dejando que un equipo de profesionales externo se encargue del proceso completo de la liquidación de haberes, presentaciones, entregas de Recibos, etc. sin perder la información de la empresa y manteniendo el control de la operación mediante el acceso a la plataforma Cloud.
Se trata de un trabajo que hay que realizar mes a mes e insume mucho tiempo. En cierta forma, se lo considera un “comodity” dentro de las funciones del sector porque es algo muy operativo, sin embargo el pagar en tiempo y forma es vital para conservar el buen clima dentro de la empresa.
Hasta hace un tiempo, en lo que se refiere a la utilización que le daba el área de Recursos Humanos, el BPO era considerado simplemente un servicio del que se obtenían como resultado final los recibos de haberes de la nómina de una compañía. El proceso era una “caja negra” para la empresa contratante. Esta situación ha ido cambiando, ya que los nuevos Sistemas de Liquidación y RR.HH. junto con las plataformas de Cloud Computing -también llamada “Nube”- ofrecen una solución abierta donde en cada etapa del proceso de liquidación la información puede ser compartida con el cliente y validada on-line para asegurar la calidad y, a la vez, que los resultados finales sean los esperados.
La empresa contratante del servicio de BPO abona un fee mensual que se divide en 2 partes, la propuesta de Operación de BPO bridada por Consultoras Especializadas en liquidación de haberes y la propuesta de Renta del Software de Liquidación de Sueldos y Capital Humano. Dentro de la propuesta de Operación de BPO se pueden personalizar distintos paquetes donde existen diferentes opciones como Impresión y ensobrado de recibos, Atención a consultas de empleados, Confección del Formulario F.649 de Ganancias, Confección de las DDJJ de cargas sociales e importación módulo SICOSS (F. 931), etc.
Para el caso de la Renta del Sistema de Sueldos, se accede a la aplicación 24×7(las 24 horas, los 7 días de la semana) desde cualquier lugar con sólo tener disponible una conexión a Internet. Posibilita explotar toda la información a través de reportes e indicadores de gestión, además de poder utilizar todo el potencial de los módulos de Capital Humano para la administración y gestión del Personal.
Es importante destacar que cuando una empresa contrata las soluciones en modalidad BPO, cuenta con todas las actualizaciones de leyes laborales, impositivas, retenciones y convenios en tiempo real, que se aplican automáticamente a su nómina, según corresponda. Esto también permite un ahorro de tiempo considerable, dado que, detrás de la tercerización, hay profesionales especializados que tienen en cuenta todos estos temas y actualizan permanentemente los parámetros correspondientes para cada cliente tercerizado.
Los costos más importantes que se pueden reducir e incluso anular contratando un Servicio de BPO sobre Cloud Computing son: adquisición de hardware, licencias de software, energía, gastos de seguridad, mantenimiento de hardware y software, costos de exceso de capacidad, de personal técnico, costo de oportunidad y, por último, al no ser una inversión, se puede contabilizar como gasto 100% deducible.
En nuestro caso, las soluciones de BPO con tecnología RH Pro son “Cross”, es decir, sirven para todos los sectores o industrias, los sistemas de liquidación de haberes son muy flexibles y permiten implementar cualquier convenio que las empresas tengan en sus nóminas.
Autogestión
El Módulo de Autogestión también contribuye a un ahorro de tiempos y recursos para la organización, muy en sintonía con la actual tendencia a implementar formatos de Teletrabajo, o trabajo a distancia.
El contar con un módulo de Autogestión contribuye a mejorar y agilizar la Comunicación Interna, tanto desde el punto de vista del empleado como de su jefe y, en última instancia, desde lo que compete al área de Recursos Humanos de la organización. Se llama de “autogestión” porque los procesos de comunicación estandarizados inter e intra-sector puede formalizarlos directamente cada persona desde su puesto de trabajo o bien, en los casos de empresas que habilitan la “Autogestión Mobile”, a través de dispositivos como smartphones o Tablet, PCs con conexión a Internet.
Esta modalidad permite ahorro de tiempo y de recursos, de gente que ya no tendrá que cargar actualizaciones ni elaborar planillas, puesto que cada empleado accede a su perfil y modifica o actualiza lo que corresponda. Así, el equipo del área de RR.HH. puede dedicarse a tareas más específicas del sector
Módulo de Simulación
En tiempos de crisis, es muy importante contar con presupuestos actualizados. El módulo de Simulación contribuye a una gestión presupuestaria realista y permanentemente actualizada, lo que facilita la planificación de aumentos, por ejemplo, en un escenario de inflación. Asimismo, permite visualizar de antemano lo que la compañía deberá abonar en concepto de impuestos y retenciones.
La funcionalidad de Simulación dentro de la gestión de nómina es una herramienta muy importante en un contexto de crisis. Permite ahorrar tiempo y, a la hora de tomar decisiones, muestra con precisión los datos precisos según una hipótesis dada.
Sistemas de Información de RR.HH. para mejorar la efectividad y la eficiencia de la empresa
Si bien es una idea que siempre existe en el ámbito corporativo, en momentos de crisis, es fundamental mejorar la efectividad y la eficiencia de la organización.
Para lograr ese objetivo, se requiere que los Sistemas de Información de Recursos Humanos generen información más detallada, lo que permitirá la gestión de grandes volúmenes de información con rapidez y exactitud para facilitar la toma de decisiones.
En este sentido, es clave la imputación del costo de los resultados, producto de la gestión de nómina, que deriva en el pago de los sueldos y jornales, sus cargas sociales y costos asociados.
La salida lógica de un Sistema Informático de Recursos Humanos es el asiento de sueldos, que interactúa directamente con los sistemas contables y con el balance de la compañía.
Es importante que el sistema pueda determinar a qué centro de costos se debe imputar cada hecho, lo cual permite conocer con mayor detalle los costos en los que incurre cada sector y su origen. Estos datos contribuyen a un mayor detalle para las áreas de Administración y Finanzas, para una mejor toma de decisiones en pos de volver más eficiente toda la organización.
Más allá de conocer los costos fijos a nivel general, es muy importante poder determinar a qué sector corresponde cada costo fijo. Saber los costos fijos en los que incurre cada área de trabajo, centro de costo, sucursal o establecimiento, es esencial para medir el margen de ganancias de cada uno de ellos. Por ejemplo, la solución de RH Pro permite conocer la imputación de cosos con discriminación de centro de costos.
