En el momento de decidir la implementación de un ERP, una de las principales motivaciones de una PYME, es contar con una solución integrada que permita controlar y disponer de información confiable, de fácil acceso y disponible en tiempo real, fomentando así una correcta toma de decisiones para la empresa.
Generalmente no es su primera solución de software, sino que vienen de una solución a medida, o de un software enlatado más pequeño o un conjunto de planillas Excel para variados fines. Muchas veces cuentan con un sistema propio, que por su rigidez no puede adaptarse a las nuevas necesidades que se presentaban día a día en todos los sectores de la empresa.
Muchas PYMES sienten la necesidad de incorporar un ERP frente a un fuerte crecimiento de su negocio, para que los acompañe en el proceso de expansión. Necesitan administrar grandes volúmenes de inventarios, gestionar políticas de reaprovisionamiento y abastecimiento; mejorar la operatoria de logística, planificar y controlar la producción y gestionar los costos industriales. Hasta entonces muchos procesos no se encuentran integrados ni informatizados, y no disponen de un soporte tecnológico adecuado para la toma de decisiones.
Al contratar un ERP, el director de una PYME debe haber trasladado previamente a su equipo (gerentes de área y jefes de mandos medios) cuales son los objetivos que lo motivan al cambio, y de la misma forma cada uno de ellos debe preparar los propios, exponerlos y consensuarlos en conjunto de modo tal de lograr un objetivo alineado en toda la empresa.
El mayor problema de los fracasos o demoras en las implementaciones una vez elegido un buen producto y proveedor, es no haber elegido el equipo de trabajo correcto. Esto implica que todo el equipo sepa a donde tiene que llegar y cuáles son sus responsabilidades y que se sienta parte del proyecto, y lo que es más importante aún, es realizar una correcta asignación de tiempos a los recursos, ya que puede que tengan voluntad de realizar los trabajos, pero como deben realizar las tareas operativas de su puesto durante la implementación, puede generar demoras en los tiempos y stress en el equipo de implementación.
Un sistema ERP cambiará el modo actual de operación dentro y entre funciones. Las empresas que han implementado sistemas ERP exitosamente generalmente enfocan la implementación como un ejercicio de cambio.
A través del ERP muchos procesos del negocio se pueden optimizar y esto se traduce en mejores resultados económicos para la compañía.
Los índices más significativos a evaluar en el armando de un ROI en relación a la implementación de un ERP son: Reducción del Lead Time, reducción de los costos de inventario y de los gastos indirectos de fábrica, disminución de pérdida de oportunidades de ventas, mejora en la planificación de compras, mejora en la fecha de entrega a los clientes y en la calidad de los productos, mejoras en la comunicación con los clientes y proveedores y en el servicio que se les brinda, dominio en los procesos, nuevas oportunidades de negocio e incremento en la productividad y en las ventas.
Para calcular este desempeño e impacto correctamente, el proveedor debe asesorar a la empresa en determinar exactamente como el sistema ERP añade valor a la organización. Debido a que el sistema ERP puede añadir valor a través de innumerables parámetros de negocios, es importante seleccionar unos pocos indicadores clave de desempeño y focalizarse en aquellos que se alineen con la visión organizacional de la empresa. La habilidad de mostrar una recuperación apreciable de la inversión año tras año demostrará que la inversión valió la pena, y que el proveedor se comprometió como un “socio de negocio”.
