En el inicio de la operación de una nueva empresa, es común que algunas actividades complementarias al negocio – como la contabilidad – terminen siendo tercerizadas. De esta forma, es posible tener acceso a un recurso especializado de forma más económica. También, la inmensidad de datos que las organizaciones precisan enviar mensualmente a entes reguladores y gubernamentales incentiva la tercerización, dado que dificulta la realización de la gestión por los propios empresarios, que generalmente cuentan con conocimientos básicos sobre el tema.
Conforme la empresa crece, los propietarios naturalmente sienten la necesidad de tener un control mayor de la operación e informaciones gerenciales más rápidas y asertivas. En ese momento, ganar sinergia entre contabilidad y auditoría es mayor que el beneficio anterior. El aumento del volumen de datos, filiales y empleados derivados de la expansión trae complejidad a la operación e impulsan a la internalización de la contabilidad. ¿Cuáles son los beneficios de esta transición?
Al internalizar la contabilidad, las empresas pasan a tener un profesional, o un equipo entero, 100% dedicado a la organización, y que, entre otros factores, contribuye para un mejor control de los datos y mayor frecuencia de reportes, aumentando la asertividad en las tomas de decisiones. Contar con un profesional dedicado también mejora la calidad de las informaciones ingresadas al sistema de gestión, permitiendo un análisis más preciso de la operación con base en informes e indicadores.
Estas herramientas permiten visualizar con claridad informaciones como: plazo medio de pago y de cobro y variación del costo de los materiales comprados, entre otros. La riqueza de detalles contribuye para correcciones en todas las áreas, así como para la definición de mejores flujos de información entre las distintas áreas de la empresa, de forma que los datos lleguen a la dirección en el tiempo correcto, colaborando para una gestión más eficaz.
El aumento de la consistencia de los datos y de la calidad de las informaciones prestadas a terceros (públicos y privados) son otros beneficios de la internalización. Además, con un control más preciso, se reduce la posibilidad de fallas en los procesos y riesgos de exposición, minimizando multas debido al envío de datos fuera del plazo determinado.
Otro beneficio, aunque indirecto, en el proceso de internalización de la contabilidad es el avance de la madurez de equipo y gerentes de la empresa. El aumento del control de la información y la búsqueda de mejoras y asertividad en los procesos impulsan la profesionalización de la gestión en las organizaciones. Asimismo, la comprensión de los motivos que llevaron a cada uno de los resultados y las consecuencias de las decisiones, contribuyen en la evolución de los profesionales, que pasarán a prestar más atención en los impactos de sus acciones y decisiones en el resultado de la empresa.
Si bien lo detallado con anterioridad son algunos de los beneficios de la internalización de la contabilidad, se debe evaluar el momento de la empresa y reflexionar si ya llegó la hora de montar un propio equipo de contadores. Tener una persona o equipo dedicado al proceso puede garantizar una gestión más efectiva e impactar positivamente a los resultados financieros de la organización.
Para ello, siempre es recomendable, contar con asesoramiento de expertos en cambios de estas características, a los efectos de:
– Poder contar con elementos facticos que confirmen la decisión de internalización en algún momento dado de crecimiento de la organización;
– Realizar un análisis de impacto en la organización actual, considerando los siguientes puntos de vista:
o Capacidades de Recursos disponibles y faltantes en la empresa:
o Herramientas informáticas disponibles y mejoras necesarias para que la internalización pueda realizarse exitosamente:
o Procesos por medio de los cuales se genera la información que posteriormente recibirá el área de contabilidad.
– Desarrollar mecanismos de comunicación necesarios para minimizar el impacto en la empresa para :
o Anticipar y preparar las distintas áreas frente a este cambio
o Minimizar el impacto en la operación de la organización durante el proceso de internalización.
