Las nuevas tecnologías promueven culturas laborales más colaborativas
Las aplicaciones de trabajo basadas en tecnologías en la nube no son ya una cuestión de nicho. Numerosas empresas, desde PyMES hasta grandes corporaciones, utilizan herramientas como Google Apps u Office 365 para manejar su correo electrónico, almacenar sus archivos y editar sus documentos desde un navegador de Internet. Esto abre grandes posibilidades para cambiar la manera en que los colaboradores hacen su trabajo diario y transformar la cultura de las organizaciones.
En general las empresas comienzan a utilizar aplicaciones y servicios cloud (alojados en La Nube) por la simplicidad con la que estos servicios pueden ser implementados y administrados, y por su bajo costo. No implican la necesidad de adquirir o mantener hardware ni instalar programas, actualizaciones o realizar tareas de mantenimiento de la plataforma base. La empresa simplemente se limita a contratar el servicio, realizar una configuración funcional y utilizarlo.
Pero estas tecnologías tienen, entre sus fundamentos, algo mucho más importante que la simplicidad y el bajo costo. Poseen las bases para revolucionar la manera de trabajar en las organizaciones. Esto se explica por el almacenamiento centralizado y la posibilidad de múltiples accesos de manera controlada y simultánea.
En este sentido, Google lleva la delantera por ser una empresa que nació con Internet y con un espíritu colaborativo desde sus orígenes, pero Microsoft está trabajando fuertemente en su transformación en el mismo sentido sin descuidar su impronta corporativa.
Edición en conjunto y a la vez
Tomemos como ejemplo la gestión y edición de documentos. Los conceptos clave son, en primer lugar, la posibilidad de ingresar a un repositorio de documentos en los que el usuario y la organización establecen quiénes pueden acceder a cada carpeta y archivo. Luego, éstos están disponibles desde cualquier PC, tablet o smartphone. En segundo lugar, la posibilidad de que varias personas puedan, simultáneamente, editar de manera online cualquier documento, sea éste texto, planilla de cálculo o presentación.
Este acceso universal y simultáneo es el que está revolucionando la cultura de trabajo, transformando procesos lineales y de compartimentos estancos en usinas donde se fomenta y facilita la comunicación, el intercambio de ideas y la innovación. Los ejemplos reales de uso incluyen: la elaboración de planes de negocio, planes de desarrollo de producto, presupuestos y contratos legales, el seguimiento de costos y planes de proyecto, la distribución de listas de precio e instructivos de líneas de producción.
Otro aspecto a tener en cuenta es la facilidad para acceder y trabajar desde dispositivos móviles, portátiles o de escritorio sin importar su ubicación. Estar en la oficina, en casa o de viaje no cambia en nada las posibilidades de acceder a la información, que por supuesto están restringidas por las credenciales de acceso de los usuarios.
Otro factor que incide positivamente es que la implementación de estas herramientas resulta muy sencilla desde el punto de vista técnico y no requiere equipos de última generación. Como se ve, ese ida y vuelta de un archivo por mail para el trabajo en equipo, que en su momento había sido un gran avance, ya está comenzando a formar parte del pasado. Ahora la colaboración es en simultáneo, pudiendo ver en línea y desde cualquier computadora, los avances realizados por otros colaboradores.
