En un mercado competitivo y cambiante, las compañías buscan posicionarse a través de la innovación constante. Cuando las empresas deciden optimizar sus procesos de producción y aumentar la rentabilidad del negocio, se inclinan por modernizarse e incluir nuevas herramientas tecnológicas en su gestión, como son los sistemas de software ERP (Enterprise Resource Planning), que permiten lograr mayor eficiencia y crecimiento.
Es importante destacar que optar por un determinado sistema de gestión no es tarea simple, sino que requiere de un análisis previo de las necesidades reales de la compañía. A continuación, se enumeran algunos de los errores más habituales, al momento de elegir un ERP:
1 – Asumir que un software de gestión ERP resolverá por sí mismo las fallas de la cultura organizacional. De esta forma, se malinterpreta el proceso de implementación de un ERP, concibiéndolo como una re-ingeniería de los procesos internos.
La verdadera función de un ERP es facilitar y agilizar la gestión empresarial, por lo cual evaluar previamente la cultura de procedimientos de la empresa resulta clave. Esto último implica revisar si se requiere capacitación, evaluar la cultura interna y visualizar a la compañía como una unidad y no como un conjunto de departamentos aislados. Con una visión holística de la empresa, se podrá sacar el mayor provecho de la flexibilidad del sistema de gestión y adaptarlo a los requerimientos de la organización.
2 – Otro de los errores que cometen las empresas es realizar un gasto excesivo en la re-ingeniería de sus procesos. Las compañías suelen redefinir por completo su manual de procedimientos para entregárselo al proveedor del sistema de gestión. El inconveniente reside en que ese manual nuevo no se alinea con el motivo original por el cual se deseó implementar el ERP, provocando gastos innecesarios y exponiendo al personal a una re-adaptación.
3 – Confundir la compra de un sistema de ERP con la adquisición de tecnología. En la mayor parte de los casos, el área de sistemas lleva adelante el proceso de implementación del ERP cuando, en realidad, es el departamento de Gestión y Finanzas el que debe conducirlo. Este último cuenta con mayor conocimiento sobre el negocio y los procesos de la compañía; y sabe cuáles son los problemas a resolver.
En relación a las etapas de la elección de un ERP, podemos decir que la primera fase está conformada por un proceso de relevamiento. Es de vital importancia que las empresas lleven a cabo un relevamiento interno que les permita identificar los focos que requieren mayor atención y los procesos a modificar. Luego, el proveedor de software detallará cómo es el equipo que se debe formar y cuáles son los roles que deberá cumplir cada miembro antes de la implementación. A fin de acelerar estos procesos, las compañías pueden contratar un consultor analítico, en forma tercerizada, que se encargue de revisar los procesos y de hacer un seguimiento de la implementación.
Por último, para elegir el software adecuado, se recomienda hacer un análisis del soporte técnico del proveedor del sistema de gestión; se debe evaluar la calidad del soporte y el servicio, y el respaldo que la empresa tendrá en la postimplementación.
