La implementación de un sistema confronta a las personas con muchas cosas nuevas. No todos estamos preparados para esto! El artículo propone un enfoque positivo para ayudar a transitar el proceso de cambio que viene con el proyecto.
La decisión de implementar un sistema de gestión es un momento importante para cualquier organización. El proyecto abre oportunidades para mejorar, y -si todo sale bien- la compañía quedará en mejores condiciones para hacer negocios. ¿Ocurre lo mismo con quienes se ven involucrados o afectados por el proyecto?Para la mayoría de las personas, el proyecto tendrá un impacto enorme. Esto no es subjetivo.
El ERP es del tipo de sistemas que afectan transversalmente a las organizaciones, por lo que es muy difícil quedar ajeno al cambio. Para algunos, el proyecto brindará la oportunidad de crecer o destacarse. Para otros, esta oportunidad quedará minimizada por la ansiedad ante los cambios que el sistema va a generar.
Hay que decirlo, el cambio siempre es difícil de transitar! Desde la abuela, que se niega a contratar viajes a una empresa que solo opera por Internet; al consumidor de transporte público, que muy lentamente adopta servicios contratados desde el teléfono móvil. El cambio siempre lleva tiempo y requiere de ayuda para acostumbrarse, sin importar lo beneficioso que parezca ser. Es por esto que la administración del cambio es tan importante.
La gestión del cambio ayuda a preparar a las personas para los cambios que vienen con el ERP.Aunque la tecnología ayudará a que la organización sea más eficiente, puede ser aterrador para algunas personas, principalmente porque el proyecto modificará la forma en que las personas hacen su trabajo.
El objetivo de gestionar el cambio es minimizar el miedo y el estrés de las personas, para lograr aceptación, y agilizar la adopción de lo nuevo. Haga un plan que aborde en simultáneo cuatro frentes de trabajo: foco en procesos, comunicación clara, capacitación efectiva y contención positiva; con varias acciones pequeñas, en lugar de hacerlo en un solo gran paso.
Foco en procesos. La implementación de un ERP lleva a una organización desde un enfoque orientado a tareas a otro orientado a procesos. Esto puede ser aterrador para algunos empleados acostumbrados a tareas. Pero una vez que se den cuenta de lo mucho más eficiente que es centrarse en los procesos, es probable que adopten el sistema.Comunicación clara. Nada mejor que un rumor para complicar un proyecto. No deje lugar a brechas de información que favorezcan el “radio pasillo”. Procure ser tan claro para transmitir los objetivos y beneficios del proyecto, como para transmitir las responsabilidades, exigencias y consecuencias del mismo. Especialmente en la definición de los roles y responsabilidades.
Capacitación efectiva. Capacitar a los usuarios en el nuevo sistema es una excelente manera para reducir la resistencia de quienes no entienden cómo funciona un ERP y cómo van a trabajar cuando el sistema esté disponible. Cuando los usuarios puedan ver clara y fácilmente, qué tan útil será el sistema, es más probable que lo adopten positivamente.
Contención positiva. El cambio no sólo es emocional. La implementación del sistema puede hacer que algunos trabajos sean innecesarios, o que el esfuerzo quede desbalanceado. Esto podría significar que algunos tareas o personas deben ser reasignadas.
Para los empleados cuyas funciones cambian, puede ser útil recordarles que esta es una oportunidad para sumar nuevas habilidades a su carrera, facilitando la movilidad con una visión positiva. La gestión del cambio existe para ayudar a las personas a abrazar lo nuevo, en lugar de temerle. La implementación de un sistema ERP debe ser un momento de optimismo y superación: ayude a los empleados a aprovechar la oportunidad con alegría y coraje. Ellos se lo agradecerán. Y su negocio también!
