Elementia, compañía mexicana que fabrica y comercializa productos para la construcción, está utilizando SAP Concur para la gestión de sus gastos de viajes y automatización de sus operaciones.
La empresa tiene tres unidades de negocios (construsistemas, metales y cementos) y once marcas, entre ellas las populares Eternit y Cementos Fortaleza. Cuenta una plantilla compuesta de 6.000 colaboradores y presencia en nueve países de América Latina: México, Colombia, Ecuador, Bolivia, Costa Rica, El Salvador, Honduras y Perú. Actualmente exporta productos a más de 40 países a través de 10 centros de distribución.
Antes de implementar SAP Concur, Elementia tenía una política muy clara de gastos de viaje, pero tanto la ejecución como los controles dependían de procesos manuales. Rosalba Zavaleta, coordinadora de Elementia, explica: ‘Era común ver montones de facturas y documentos apilados, pendientes de revisión. Los medios de control eran el verdadero punto débil: dependían de criterios subjetivos e insumían mucho tiempo, por lo que a veces se demoraba mucho para efectuar los reembolsos’.
Otro obstáculo era la ausencia de reportes específicos y de una visión única: entre otras cosas, se manejaban diferentes agencias de viajes para las contrataciones. Por su parte Rosalba Hernández, líder de SAP Finanzas en Elementia indicó: ‘Partimos de la base de que los recursos no son infinitos y que debemos poner énfasis en cómo aprovecharlos para sacarles más provecho, para hacer más con menos’. De esta manera explica por qué la compañía se decidió a implementar SAP Concur para la gestión de gastos de viajes.
‘Hoy tenemos un nivel de detalle que nos permite disminuir y optimizar los gastos y, al mismo tiempo, crear una suerte de radar que nos lleva a obtener presupuestos más precisos y alcanzar mejores negociaciones con los proveedores. En última instancia, esto implica un fuerte ahorro para la compañía’, destacó Hernández.
La ejecutiva también remarcó la flexibilidad de SAP Concur para gestionar la cuestión impositiva de acuerdo a las normativas específicas de cada país donde Elementia tiene presencia.
‘Si bien la lupa siempre está puesta en los gastos de gran volumen, decidimos poner cuidado también en los gastos de viajes: el hecho de que nuestros agentes de ventas se dirijan a diferentes locaciones es esencial para nuestra estrategia de estar 100% enfocados en los clientes, porque es durante esos viajes donde identificamos a fondo sus verdaderas necesidades’, finalizó Hernández.
SAP Concur ofrece soluciones de punta a punta para la gestión y manejo integral de viajes, gastos y facturas. Con sus herramientas, las empresas pueden reducir la complejidad y ganar transparencia para gestionar de forma proactiva el gasto de sus empleados.
