¿Cómo encarar un proyecto de transformación digital orientada a procesos?

La pandemia obligó a todas las empresas a repensar sus negocios. El factor económico pasó a ser más y más importante, y los proyectos pasaron a ser pensados al corto plazo, quitándole capacidad de crecimiento a las compañías. Obviamente, al no invertir en innovación, la contratación de personal capacitado también se vio limitada. Por ejemplo, al comienzo de 2020, notamos una disminución muy grande de proyectos relacionados con la automatización de procesos de recursos humanos en Argentina. Esto nos dio una pauta de la disminución de la incorporación de personal.

Profundizando un poco más, podemos decir que el 52% de las automatizaciones que hicimos son de áreas como administración, finanzas y generación de informes. Sobre todo, en rubros relacionados con los servicios financieros y el retail, porque son empresas que siguieron creciendo y llegaron a tener picos de demanda.

Por otra parte, aquellos verticales con una capacidad productiva limitada y que de golpe se vieron sobrepasados de trabajo, al no tener tiempo para embarcarse en proyectos de crecimiento, decidieron apuntar a automatizar procesos y destinar el personal existente a otras funciones.

¿Qué tipo de procesos son los primeros en ser automatizados?

Seguramente, tendríamos que resaltar todo lo que es control de stock e informes, dos de los temas más importantes que tuvimos que aprender a trabajar. Pero la realidad es que el 30% de las áreas administrativas de las empresas es automatizable. Los proyectos anteriores a la pandemia estaban muy relacionados con tareas de RRHH, en cambio ahora, nuestro fuerte son las funciones del día a día, ahí radica la principal necesidad de las empresas.

¿Por qué a las empresas les cuesta avanzar en proyectos de automatización de procesos?

Uno podría pensar que la principal traba es el uso y adopción de nuevas tecnologías. Pero, justamente, la tecnología no es el problema, porque lo que es automatizar, no es un inconveniente. Por el contrario, la complicación más importante suele ser el presupuesto. Las PyMEs no tienen el dinero necesario, por la falta de operaciones. Entonces deciden no invertir en transformación digital.

Este punto, justamente, es donde nosotros hacemos un fuerte trabajo de evangelización y educación. Es importante que los usuarios comprendan que la inversión no tendría que ser la principal preocupación, sino la capacitación. La dificultad no pasa por el presupuesto asignado, ni en la implementación del proyecto, sino en la capacitación e incorporar a las personas a esta nueva etapa de las empresas. Claramente, el trabajar a distancia retrasa los tiempos y hace que todo lo remoto haga más complicado el cambio cultural.

Pero, ¿por qué vale la pena digitalizar procesos?

Deberíamos plantear al revés la pregunta y analizar, cuál es el costo de NO automatizar. Es muy claro el mensaje cuando le presentas a la empresa el resultado de no llevar adelante el cambio, entonces la respuesta sale por sí sola. El costo por oportunidad de tener a una persona haciendo varias tareas que pueden ser automatizadas, es enorme. Es lo primero que hay que mostrarle al cliente, para luego mostrarle el costo de SI automatizar. Haciendo un plan a mediano plazo, los números hablan por sí solos. En nuestra experiencia, un 88% de los proyectos construidos con nuestra metodología de TheEye han logrado un repago menor a 6 meses.

¿Por dónde empezar?

Lo ideal es incluir desde el principio a las personas que van a estar involucradas. Es clave entender qué haces, y cómo lo haces. Más allá de la parte técnica, es importante que todos acepten el cambio y vean lo positivo de la transformación. El automatizar procesos no significa que se vaya a reducir el personal, sino que se va a apuntar a eficientizar sus labores.

Ellos tienen que probar lo que va haciendo el bot, y son los que nos van a guiar si el trabajo evoluciona correctamente o no. De esa forma, se puede ir creciendo en la digitalización. Asimismo, desaconsejamos rotundamente que el usuario se desvincule del proceso al 100%. El bot de software hará los primeros 80% y el usuario debe si o si enfocarse en el 20% restante, la parte del recorrido con más valor, y que solo un humano puede resolver, cómo hacer análisis o control. Por ende, deben de trabajar juntos.

Entonces, ¿cómo empiezo a automatizar mi empresa?

Algo que es de gran ayuda son los workshops, talleres didácticos que permitan a todos comprender la dimensión del proyecto. Son fundamentales para explicar qué se hizo, cómo se hizo, y cuál es el resultado. Además, sirven para contagiar a otros dentro de la empresa, y generar una cultura del cambio. Es lo que llamamos volverse un intraemprendedor, o sea, quien se carga al hombro el trabajo y se la juega por un cambio, un crecimiento profesional interno.

¿Conclusión?

Con la automatización de procesos, uno aumenta la calidad y disminuye los errores humanos. La gente es más feliz, porque deja de hacer trabajos rutinarios y se puede dedicar a temas funcionales. La automatización es una transformación real, es invertir en innovación, disminuir el costo de error y el costo de oportunidad.