Gestión del gasto: de la urgencia a la estrategia
La pandemia en 2020 reforzó un concepto que ya habíamos visto en la anterior crisis global en 2008: en los momentos difíciles, los líderes financieros se ven obligados a ajustar sus radares y reorientarlos hacia cualquier iniciativa que permita reducir los costos y optimizar el capital de trabajo. Es cierto, en momentos de baja incertidumbre es un objetivo que nunca desaparece de las prioridades, pero en las etapas más turbulentas se posiciona cómodamente en los primeros lugares del ranking.
Sin embargo, la coyuntura alrededor del COVID-19 fue de tal magnitud que resultó una invitación para repensar la eficiencia, establecer mejores prácticas definitivas de gestión del gasto y direccionar los ahorros que se produzcan a proyectos estratégicos o de mayor relevancia para la organización.
Hacia marzo, cuando la pandemia comenzó a afectar a buena parte del mundo, las empresas avanzaron sobre acciones reactivas y cortoplacistas apuntadas a obtener reducciones inmediatas. En especial, la lupa se posó sobre el manejo de la caja menor, los anticipos en efectivo y las rendiciones de los empleados.
El control se incrementó de manera exponencial: incluso esos pequeños gastos que antes se aprobaban con una firma del jefe de centro de costos debieron ser sometidos a la mirada del equipo financiero. ¿El objetivo? Proteger el escaso flujo de caja, redistribuir para paliar la situación de emergencia y evitar fugas de dinero, aunque se tratara de montos mínimos.
Una vez pasado el shock, aparece la oportunidad. ¿Y si estas medidas excepcionales se transforman en programáticas y se aplican para alcanzar mejoras estructurales? Para lograrlo, es imprescindible incrementar la visibilidad: no se puede controlar aquello que no se ve. Saber cómo y dónde se gasta es esencial para determinar qué se hace mal y qué puede corregirse.
Al mismo tiempo es fundamental dotar a todas las personas de la organización de herramientas sencillas y transparentes para que puedan presentar sus gastos. Así se obtiene un triple valor agregado: una mejor experiencia del empleado, una enorme libertad para aquellos que tenían que revisar pilas infinitas de tickets, que ahora podrán dedicar ese tiempo a desarrollar tareas importantes para la empresa, y una mayor agilidad en las liquidaciones. El círculo virtuoso está en marcha y genera satisfacción en todas las direcciones.
La automatización de los controles, por su parte, evita la intervención humana y elimina los sesgos y los matices para forzar el cumplimiento de las políticas establecidas y simplificar los procesos de aprobación. Se estima que la dificultad para el empleado que solicita el gasto se reduce en un 60%, que el personal de pagos gana un 30% de eficiencia, que el tiempo de auditoría de gastos disminuye en un 28% y que el cumplimiento de políticas se incrementa en un 62%.
Por supuesto, no se trata de una tarea de única vez: la ejecución continua de estas iniciativas -planeando y priorizando, iterando e innovando, ejecutando y midiendo- lleva a mejoras estructurales y a la posibilidad de alinear los recursos que se identificaron y ahorraron con estas iniciativas para aplicarlos a los proyectos estratégicos de la organización.
Pasada la urgencia, quedó demostrado que la gestión efectiva, automatizada e inteligente del gasto es una pieza clave para las empresas que quieran seguir creciendo en la nueva normalidad.
