Ricoh presenta cinco beneficios que genera una solución ECM (Enterprise Content Management) o Gestión de Contenido Empresarial por sus siglas en inglés, dado que en la actualidad las empresas producen cada vez más información a través de sus departamentos y resulta difícil para las personas de un área administrar y mantener organizados sus propios datos.
Un ECM no solo almacena contenido, los hace de manera inteligente y útil. Al etiquetar cada fragmento de contenido con metadatos (información de búsqueda sobre el contenido), cualquiera que tenga acceso al área donde reside puede encontrarlo y compartirlo fácilmente. Además, se puede rastrear de acuerdo con los estándares de cumplimiento de la información.
La gestión de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida se vuelve más automatizada, lo que simplifica los procesos manteniendo el cumplimiento de la política de retención de documentos.
Para algunas empresas, una solución ECM hace posible la inteligencia empresarial. Las soluciones avanzadas de captura extraen los datos de los documentos para su análisis, transformando su contenido en inteligencia empresarial y facilitando el proceso de toma de decisiones.
Germán Zelalia, director Comercial de Ricoh Argentina, señala: ‘La información y los datos son el elemento vital de las empresas. La forma en que se encuentra, se accede, se mueve y se almacena la información es el objetivo principal del desarrollo de una estrategia de gestión de contenido empresarial’.
Estos son los cinco beneficios detectados por Ricoh cuando una empresa gestiona su contenido empresarial:
1.Mejorar el acceso y la capacidad de respuesta: ¿Ha perdido alguna vez un documento? Como la mayoría de las personas, la respuesta probablemente sea sí. Es enloquecedor, ¿verdad? Y es peor cuando uno de los representantes de servicio al cliente no puede encontrar un documento cuando hablan con un cliente.
Crear una forma centralizada y estructurada de organizar y manejar los documentos y contenido reduce el riesgo de pérdida de documentos o datos faltantes. Esto asegura que la información esté disponible para sus empleados cuando lo necesiten. Y cuando tienen lo que necesitan, pueden ser más receptivos con sus clientes, proveedores, y entre ellos.
2.Apoyar el trabajo remoto: Este objetivo puede ser relativamente nuevo, pero sin dudas uno de los más importantes en la actualidad. La mayoría del contenido actual se crea y almacena digitalmente. Esto lo hace ideal para una fuerza de trabajo remota.
¿El reto? Tener todo el contenido protegido, organizado y accesible. Una solución de gestión de contenido empresarial implementa los procesos, herramientas y sistemas necesarios para lograrlo, convirtiendo cualquier lugar en un espacio de trabajo. Con acceso a Internet y una conexión VPN, los empleados autorizados pueden acceder a documentos, datos y otro contenido para trabajar, revisar o aprobar, manteniendo los flujos de trabajo digitales en movimiento.
3.Optimizar y crear flujos de trabajo ágiles: Las empresas saben que los flujos de trabajo estructurados digitales y automatizados les permiten responder más rápido a las solicitudes de los clientes, aumentando la velocidad a la que hacen negocios.
Muchas soluciones de gestión de contenido incluyen herramientas de automatización del flujo de trabajo, lo que permite a las empresas aumentar la velocidad de respuesta. Los empleados pueden completar sus tareas trabajando desde cualquier lugar. Casi todas las soluciones permiten a las empresas crear flujos de trabajo para procesos recurrentes como AP / AR (algunos incluso tienen flujos de trabajo integrados).
4.Incrementar la productividad de los empleados: Los documentos interfieren con la productividad cuando necesitan viajar de una PC a otra y vivir en sistemas desconectados. La centralización, el control de acceso y la estructura que ofrece la gestión de contenido empresarial eliminan las barreras a la productividad. Al eliminar el elemento físico del movimiento, los empleados pueden recuperar documentos, interactuar con ellos y almacenarlos rápidamente. Muchas soluciones ofrecen captura automatizada para reducir tareas manuales como la entrada de datos. Además, al almacenar todo el contenido digitalmente y en una única ubicación, los empleados pueden seguir siendo productivos dondequiera que se encuentren.
5.Garantizar la continuidad empresarial: Los documentos almacenados digitalmente se pueden respaldar fácilmente. Y las soluciones de respaldo en la nube y recuperación ante desastres como servicio (DRaaS) facilitan el almacenamiento de su contenido respaldado fuera del sitio. Las soluciones de gestión de contenido empresarial basados en la nube suelen ofrecer redundancias en varias ubicaciones. Tanto un servicio como una plataforma, estas soluciones brindan a las empresas la comodidad de las garantías de tiempo de actividad, lo que significa que su contenido y datos no solo están respaldados, sino que se garantiza que estarán disponibles. En un mundo donde la fuerza laboral remota se ha convertido en la norma, estas garantías de tiempo de actividad ayudan a cumplir los objetivos de continuidad del negocio.
Un ejemplo de ECM o solución de gestión de contenido empresarial es Docuware, con el cual se puede digitalizar y asegurar la información o un proceso de tu negocio o institución para compartirla exitosamente con los colaboradores, clientes y proveedores desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y en cualquier momento. Éste es el nuevo ritmo de productividad del corazón de los negocios.
