Schneider Electric delineó una estrategia de mejora de procesos con el objetivo de mantener una visibilidad de 360º de sus operaciones. En este contexto, decidió optimizar el proceso de gastos y viajes.
Gerardo Garrido, Business Relationship Manager de Schneider Electric indicó: ‘Necesitábamos una herramienta que cubriera tres dimensiones: que fuera fácil y amigable para el usuario final, que permitiera incrementar eficiencias a nuestros controllers y colaboradores de las áreas contable y de tesorería y que nos ofreciera un reporting total para garantizar el cumplimiento de las políticas internas, denominadas KIC –key internal controls-. Si volviera el tiempo atrás, con toda la información que tengo en la actualidad, volvería a elegir la misma herramienta’, aseguró.
Anteriormente, la compañía apelaba a procesos manuales que funcionaban mayormente como compartimentos estancos, es decir, que no tenían integración alguna con el SAP ECC 6 que utiliza como ERP. ‘Había usuarios que imprimían sus planillas de cálculo y les abrochaban los tickets de gastos, papeles que circulaban por la empresa buscando la firma que autorizase las operaciones y pilas de correos electrónicos que iban y volvían sin un control centralizado’, señaló Garrido, y aseguró que más allá de los beneficios propios de la automatización, SAP Concur generó ahorros marginales, como una reducción del 30% en consumo de papel.
El principal desafío planteado por Schneider Electric fue que el usuario completara en un clic lo que antes debía hacer en cincuenta y que los responsables de control pudieran revisar los gastos de toda la compañía en el mismo tiempo que antes le tomaba analizar un solo empleado.
‘Hoy cualquier colaborador puede armar el reporte de viáticos desde su casa, fotografiando los comprobantes fiscales y subiéndolos a la plataforma, todo con altísimos niveles de transparencia y trazabilidad y generando una experiencia positiva tanto como para que el que tiene que informar como el que tiene la obligación de controlar’, detalló el ejecutivo.
La implementación abarcó el módulo de gastos para Argentina, Uruguay y Paraguay, demandó apenas dos meses y se realizó de manera completamente remota. ‘Ganamos en productividad y en liberar tiempo para que nuestra gente lo utilice en generar ideas brillantes. La mayor riqueza del proyecto, que involucró no solo al área de IT, sino a toda la organización, es que hace que la vida de nuestros usuarios sea más sencilla’, concluyó.
