Cuando una empresa decide incorporar un software de gestión, debe considerar muchos aspectos para hacer valer su inversión y tener la certeza de que el ERP escogido funcionará como realmente se necesita. La búsqueda de la solución tecnológica adecuada en tan importante como la elección de un proveedor que brinde un servicio de calidad. De nada vale encontrar un producto que satisfaga todas las necesidades funcionales y tecnológicas, si no viene de la mano de un proveedor con experiencia que pueda ofrecer valor agregado basado en su trayectoria y en proyectos de similar envergadura. Por lo tanto, el proceso de selección e implementación de un ERP se transforma en un procedimiento complejo.
Es por ello que, independientemente de los aspectos genéricos, resulta imprescindible considerar aquellos elementos de la propuesta que pueden atentar contra el éxito de la implementación, y que están asociados al grado de compromiso del proveedor con los resultados del proyecto y la solución. Por lo tanto, a continuación se mencionan algunos factores a tener en cuenta en el momento de incorporar una solución de ERP:
Definición de procesos:
Cuando una empresa decide implementar una solución de gestión, debe tener en claro sus procesos de trabajo: cuáles son, qué tiempos manejan, cuáles son los recursos necesarios para llevarlos a cabo, qué niveles de exigencia demandan, entre otros. Es importante no sólo considerar la situación actual, sino también hacer proyecciones a futuro, ya que si la empresa crece, los procesos también lo harán en número y en complejidad, lo cual obligará a responder de forma ágil y eficiente a las nuevas necesidades.
Definición de recursos:
Una vez definidos los procesos, es necesario evaluar los recursos que la compañía tiene para ejecutarlos. En este sentido se debe considerar el tamaño de la empresa y las diferentes exigencias en contabilidad, ventas, compras, gestión financiera, inventarios o RR.HH, antes de definir qué tipo de solución de ERP necesitan. Este paso es muy importante ya que la adecuada administración de todos los recursos es necesaria para asegurar el éxito del negocio.
Elección del proveedor:
A la hora de evaluar al proveedor de la tecnología, es preciso estudiar su posicionamiento en el mercado, las implementaciones realizadas anteriormente, su equipo de trabajo y la experiencia de sus consultores. En este punto es importante destacar que este tipo de proyectos conllevan cambios culturales y comunicacionales que exigen predisposición al cambio y a nuevas formas de trabajo, con lo cual es fundamental tener claras estas cuestiones antes de comenzar con la implementación.
Equipos de trabajo:
Una vez elegido el proveedor, deben explicitarse cómo se conformarán los equipos de trabajo usuario-proveedor, indicando perfiles deseados por ambas partes y tiempos de dedicación estimados para cada uno de ellos.
Migración de datos históricos:
Otro de los aspectos importantes a tener en cuenta es la evaluación y definición, junto con el proveedor, del tratamiento que se le dará a la migración de los datos históricos de la compañía. ¿Qué datos se migrarán y cuáles no? ¿Quién será el responsable de la preparación y control de los archivos a migrar? ¿Quién asumirá la realización de este trabajo?
Debido al crecimiento de la industria IT, cada vez son más las empresas que incorporan soluciones de gestión. El proceso de elección e implementación de nuevas tecnologías implica desafíos para todos los miembros de una empresa, pero los beneficios que traen facilitarán los procesos para los usuarios y mejorará la rentabilidad del negocio.
