Por qué manejar los Recursos Humanos desde la NUBE

El papel del área de RR.HH. en las empresas está cambiando.  El resto de las gerencias y los altos directivos esperan mayor valor agregado por parte del  área de  RR.HH.

En la práctica diaria, las actividades cotidianas de RR.HH. y, especialmente, la liquidación de sueldos suelen demandar mucho tiempo y atención. Sucede que los formularios de papel, las hojas Excel y los sistemas de  IT no siempre se combinan bien entre sí.   Cada organización dispone de muchos datos de sus empleados, pero como éstos generalmente se encuentran en varios sistemas y listas diferentes, falta la justa comprensión global del personal. 

Los RR.HH. en la nube pueden ayudar a mejorar esto.

Aumento de la demanda de digitalización

¿Está pensando en digitalizar más procesos administrativos? ¿Está buscando la solución perfecta para  lograrlo? Usted no es el único. El 60% de todos los gerentes de RR.HH. con responsabilidad final considera que su departamento no utiliza suficiente tecnología moderna,  que sea  fácil de usar y a la que  pueda accederse desde dispositivos móviles (fuente: Deloitte, 2014).

Los empleados también exigen cada vez más que la empresa utilice una tecnología moderna para los RR.HH. Especialmente las nuevas generaciones están familiarizadas con la conveniencia de los smartphones y las oportunidades que ofrecen.  Los empleados quieren organizar sus propios asuntos de RR.HH., independientemente de dónde estén, y en el momento que deseen. Un estudio que realizó la empresa de auditoría y asesoría PwC (Millennials at work) demuestra que el 59% de los empleados jóvenes tiene en cuenta la tecnología disponible en una organización a la hora de elegir a su nuevo empleador.

El 59% de los empleados jóvenes tienen en cuenta la tecnología de una organización a la hora de elegir a su nuevo empleador

Fuente: PwC, 2011

El crecimiento de soluciones de RR.HH. en la nube

Al digitalizar los procesos de RR.HH., son cada vez más las organizaciones que optan por soluciones en la nube, dando la posibilidad de tener acceso a los servicios de RR.HH. a través de Internet a sus gerentes y empleados. Dichas soluciones comprenden tanto procesos básicos, tales como solicitar permisos para faltar o registrar el ausentismo, así como procesos tácticos como el ciclo de evaluación y la gestión de talentos. Una investigación que realizó ComputerProfile (2014) dio como resultado que los que utilizan soluciones en la nube con mayor frecuencia son los departamentos de RR.HH., comparado con otras  áreas de la organización. El 28% de todas las aplicaciones en la nube son soluciones de RR.HH..

Por otro lado, son muchas las organizaciones que todavía no han dado el primer paso hacia una solución en la nube. El HR Benchmark 2014-2015 de Raet, una investigación realizada por TNS NIPO, demuestra que en la actualidad el 54% de todas las organizaciones no cuentan con procesos de RR.HH. disponibles para ser usados desde smartphones y tabletas.

El 54% de todas las organizaciones todavía no cuentan con procesos de RR.HH. disponibles para ser usados desde smartphones y tabletas.

Fuente: Raet/TNS NIPO, 2014

La nube: ¿qué es en realidad?

Una empresa que opera sus procesos de RR.HH. en la nube, no gestiona la tecnología, sino que la terceriza hacia un proveedor externo.  Es lo contrario de una solución interna, donde la organización es la que configura su propia estructura de IT y es ella sola la que la maneja. Se puede comparar la evolución de la nube con el desarrollo del mercado de energía. Al comienzo de la revolución industrial, las organizaciones operaban sus propios generadores de vapor a carbón para propulsar sus máquinas. Hoy en día, prácticamente todas las organizaciones tercerizan su suministro eléctrico a las empresas de energía.

Las principales características de una solución en la nube son las siguientes:

·         Acceso universal: Los usuarios pueden utilizar la solución en la nube en línea, en cualquier momento y en cualquier lugar, incluso desde sus celulares o tabletas.

·         Pago por uso: Las organizaciones pagan por cada empleado activo.

·         Escalabilidad: Se puede incrementar o reducir el número de usuarios o el número de personal registrado de manera fácil y rápida, por ej., si existen altas y bajas temporales.

·         Reducción de gastos de IT: No es necesario invertir en servidores, ni comprar hardware y software de IT, y no hay gastos de gestión. Todo lo cubre su socio en la nube.

·         Inmediatamente disponible: Los servicios en la nube pueden comenzar a ser utilizados de manera fácil y rápidamente.

¿Por qué organizar los RR.HH. en la nube?

Los RR.HH. y los procesos de cálculo de liquidación se digitalizan cada vez más. Sin embargo, por la alta velocidad del desarrollo tecnológico, elegir cuál es el mejor proceso puede no ser fácil. ¿Qué significa la digitalización de los procesos de RR.HH. para una organización? ¿Por qué elegir una solución en la nube en lugar de uno o más sistemas internos?

Hay cuatro tipos de ventajas:

• Eficiencia

• Cumplimiento

• Efectividad

• Imagen

Ventajas en eficiencia

1. Disponible en cualquier momento y en cualquier lugar  (accesibilidad universal)

Los RR.HH. en la nube facilitan el control directo a los gerentes y empleados respecto a los procesos que les conciernen, tales como permisos de vacaciones, ausentismo o formación y capacitación. La ventaja de las aplicaciones en la nube es que siempre se tiene acceso a todos los datos importantes, por ejemplo, cuando se está trabajando desde la casa o cuando se está de viaje. Con una conexión a Internet y en un entorno seguro, el empleado puede organizar sus asuntos de trabajo dónde y cuándo quiera.

Dicha accesibilidad universal es uno de los principales factores de éxito de la nube, ya que los empleados no están obligados a trabajar siempre en un mismo lugar. En sus vidas privadas, ya se han acostumbrado a la conveniencia de las aplicaciones con las que pueden organizar fácilmente todo tipo de asuntos cotidianos, tales como efectuar sus operaciones bancarias. Sobre todo las nuevas generaciones tienden a una cultura de ‘estar siempre conectado’ y exigen un elevado nivel tecnológico de su empleador.

Cuanto menos accesibles son las aplicaciones, cuanto más entrenamiento se requiere. La facilidad de uso también es crucial para que la acepten los gerentes; a ellos no les gustan en absoluto las acciones que requieren mucho tiempo. Tener los RR.HH. en la nube facilita a los gerentes y empleados organizar sus propios asuntos de RR.HH..

2. Ahorro de tiempo

Con la digitalización de los procesos de RR.HH., las actividades administrativas de RR.HH. llegan al nivel de gerentes de línea y empleados, a quienes se les ofrece el control a través de herramientas de employee self-service (ESS) y de manager self-service (MSS). De esta manera, se reduce la presión laboral y  RR.HH. puede enfocarse  más en el asesoramiento y ayuda a los gerentes de línea, por ej., en la gestión de talentos o dándoles sugerencias estratégicas a partir de los datos de RR.HH..

De esta manera, tanto los gerentes como los empleados tendrán que tomar menos acciones. Esto se puede ilustrar con el ejemplo que se menciona a continuación, de un empleado que presenta un formulario de gastos. Muchos de los pasos en dicho proceso son redundantes si se digitaliza el proceso. Esto ahorra tiempo y evita que la misma operación se realice dos veces. Muchas organizaciones trabajan con diferentes sistemas de procesamiento administrativo. Si se unen todos los sistemas en un sistema único integrado, los empleados informan sus datos una sola vez, después de lo cual los datos del personal ya están disponibles para HHRR y para el personal que se encarga de la liquidación de sueldos.

3. Ahorros de gastos

Si se requiere menos tiempo para los procesos administrativos de RR.HH., el gasto se reducirá y se tendrá más tiempo para realizar otras actividades que contribuyan a lograr los objetivos de su organización. Como parte de la provisión de los servicios en la nube, los sistemas, el software y los datos son gestionados por su proveedor de servicios. De esta manera, las organizaciones podrán también reducir el gasto de su servidor, de las licencias de software, del mantenimiento de IT y de la capacidad de la administración. El proveedor de servicios en la nube reparte este gasto entre todos sus clientes, y, por lo tanto, el gasto total es más bajo que el gasto de un sistema interno.

Hacia una Gestión de RR.HH. eficiente y efectiva

Una solución integrada en la nube mejora la eficiencia de las actividades administrativas (nivel inferior). Ahorra más tiempo permitiendo  prestar atención a la efectividad de la política de RR.HH.. De esta manera, se puede realizar un mejor análisis y tomar decisiones a partir de los datos disponibles (nivel intermedio), y dar sugerencias estratégicas fundamentadas (nivel superior).

4. Flexibilidad y escalabilidad

La inseguridad económica en los pocos años anteriores ha llevado a una demanda de personal sumamente fluctuante. Recientemente, se han producido muchas fusiones y absorciones y, en determinados mercados, por ej. el mercado minorista, las influencias estacionales causan variaciones en la demanda de personal. Por dicha razón, muchas empresas combinan un plantel fijo con contratos laborales flexibles.  Estas diferentes formas de flexibilidad requieren también un sistema de RR.HH. flexible.

Una de las ventajas de RR.HH. en la nube es su escalabilidad: se puede  incrementar o reducir su suscripción fácilmente, dependiendo del número actual del personal registrado. Se paga sólo por lo que efectivamente se usa, conforme el número de empleados registrados, lo que significa que es una solución eficiente.

Ventajas en el cumplimiento

5. Menor posibilidad de errores

Los sistemas Self-service registran procesos sin errores por rutas predefinidas, por ej. para aprobar solicitudes o modificaciones. En cualquier momento del proceso se puede ver quién está tramitando una solicitud específica, si ésta está aprobada o cuándo debe ser aprobada. El sistema verifica si se dispone de todos los datos y si éstos son los correctos, y emite  alertas a los gerentes y empleados en el momento indicado. De esta manera, se evitan errores y retrasos costosos en los registros de RR.HH..

6. Siempre al día con leyes y regulaciones más actuales

Las leyes y regulaciones en el área de los RR.HH. se modifican constantemente. Los errores y negligencias pueden significar un alto costo para la organización. Al digitalizar sus procesos, se desea estar seguro de que se está cumpliendo en todo momento con todas las leyes y normas vigentes. Por ejemplo, en el caso de un gerente que está tan ocupado que se olvida de confeccionar  a tiempo un plan de acción para determinado empleado enfermo, a pesar de que esto es una obligación legal. Tales situaciones pueden llevar a altas sanciones económicas y perjudican la confianza que se tiene en los RR.HH..

Adoptando la más actual de la tecnología de la nube en RR.HH., se asegura de que los procesos tienen lugar de manera estructural y correcta, en línea y cumpliendo con todas las leyes y reglamentaciones vigentes. Por ejemplo, se les recordará automáticamente a los gerentes que deben confeccionar un plan de acción para cualquier empleado enfermo. Y, si es que un gerente no lo realiza oportunamente, se emitirá automáticamente una señal al asesor de RR.HH. y a la alta dirección.

Los conocimientos legales actuales de temas como el ausentismo forman parte del sistema y contribuyen a depender menos de profesionales internos y externos en dicha área. Sin embargo, es importante que su socios de RR.HH. en la nube estén al corriente de tales temas y que los gerentes y empleados dentro de la organización se sientan implicados en su implementación en una fase temprana. Un sistema de RR.HH. actualizado y fiable facilita un comportamiento justo en el momento justo, pero no lo sustituye.

Ventajas en la efectividad

7. Información clara y actualizada

Es importante que la dirección, los gerentes y los asesores de RR.HH. puedan confiar en una sola fuente de información RR.HH.. Un sistema de RR.HH. integrado vincula diferentes procesos con registros contables y le proporciona información clara y uniforme para poder orientarse. Existen muchas organizaciones que todavía no lo han logrado. Un estudio realizado por Deloitte (2013) demostró que en promedio las organizaciones guardan la información en siete diferentes sistemas de RR.HH., los que a menudo únicamente se comunican entre sí de forma limitada. Esto dificulta una comprensión clara y fiable del personal actual. Si dos sistemas de registro representan la situación actual de dos maneras distintas, esto puede llevar a todo tipo de problemas, por ej., a la hora de programar empleados para el trabajo. Una representación equivocada de los hechos puede también llevar a que la empresa contrate a personal temporal sumamente costoso, para luego descubrir que tenía disponible a un candidato interno idóneo para el cargo.

En promedio, las organizaciones utilizan siete diferentes sistemas de RR.HH. para almacenar y procesar información.

Fuente: Deloitte, 2013

La gestión de los RR.HH. en la nube evita que ocurran este tipo de situaciones, integrando diferentes procesos e información en un solo sistema. Todos los informes que se necesitan están disponibles en tiempo real. Para los gerentes y asesores de RR.HH. es suficiente apretar el botón para tener acceso a todo tipo de información, como por ejemplo los siguientes:

• Tasa de ocupación

•  Vista de las horas libres acumuladas de los empleados

• Información sobre las capacidades de los empleados

Disponiendo inmediatamente de los datos correctos, RR.HH. puede mirar y planificar mejor, y con la suficiente anticipación. Esto pondrá al personal de RR.HH. en condiciones para desempeñar su cargo de HRBP de una manera más concreta:

• Se tendrá una buena idea del porcentaje de ausentismo actual y de los efectos que producen y las medidas que hay que tomar para reducirlo.

• Se podrá responder de inmediato a las condiciones cambiantes del mercado, al saber con qué capacidades cuenta en lugares específicos dentro de la organización.

• Se puede fácilmente realizar una evaluación honesta y estandarizada de su personal para ver qué empleados o gerentes están preparados para el siguiente paso (véase la ilustración)

8. Perspectiva y decisión en el mercado laboral

Si se dispone de datos actuales y confiables, se puede reaccionar más rápidamente ante la actual necesidad de personal. ¿Habrá una vacante dentro de poco en determinado departamento? Se puede observar de inmediato si existen candidatos internos que cuentan con las capacidades para cubrir el puesto. Promover a un empleado interno es siempre más barato que contratar a alguien de afuera. Ofrecer oportunidades de desarrollo personal a los empleados talentosos significa que los mantendrá por más tiempo dentro de su organización.

¿Todavía debe contratar personal externo? Entonces puede anunciar un puesto vacante con la ayuda de la tecnología de RR.HH. en la nube, para que los candidatos puedan responder rápidamente y de manera sencilla. El estudio de Deloitte demostró al respecto que más del 40% de todas las vacantes para determinados grupos meta se cubren desde smartphones y/o tabletas. Si no se ofrece esta posibilidad, se puede correr el riesgo de que los candidatos con determinados talentos presenten su currículo ante sus competidores. Las soluciones en la nube sirven perfectamente para ser utilizadas en dispositivos móviles.

Ventajas en la imagen

9. Mejorar la imagen interna de RR.HH.

La imagen del departamento de RR.HH. no siempre es muy buena. RR.HH. es un chivo expiatorio si los procesos no están organizados o si los informes no cumplen con las expectativas. Por supuesto que esto no hace justicia al valor agregado del departamento de RR.HH.. Si los empleados organizan sus propios asuntos de RR.HH. en la nube, RR.HH. se acerca más a los gerentes y empleados. La facilidad y conveniencia de sistemas self-service proporcionan al departamento de RR.HH. una imagen positiva.

Este efecto positivo requiere una implementación adecuada, algo que a menudo es una preocupación importante para una organización. ¿Cómo reaccionará la gerencia de línea? ¿Considerará el manejo digital de asuntos de RR.HH. como un aumento de la carga laboral? Esta incertidumbre puede eliminarse, involucrando a los gerentes en una fase temprana. Implemente los procesos necesarios junto con ellos y, en lo posible, simplifique las cosas. Esto creará aceptación y entusiasmo desde el primer momento. Y finalmente, RR.HH. recibirá la confianza necesaria para que pueda desempeñar una función más consultiva.

10. Marca del empleador: Empleador moderno

Ya lo hemos mencionado varias veces: los empleados exigen herramientas y recursos modernos. Esto hace de RR.HH. en la nube una manera de compromiso laboral del empleador, ya que hace la organización más atractiva en el mercado laboral. Por dicha razón, gestionar los RR.HH. en la nube es más que meramente una tendencia tecnológica. Garantiza un nivel de servicio, transparencia y una forma de comunicación que corresponde con empleados modernos que quieren controlar su propia carrera profesional.