A nivel gubernamental los retos del manejo de documentos y gestión documental son particularmente parte de un panorama complejo que muchas veces está requiere una logística integral que comprende desde la creación del documento hasta la digitalización del mismo y por ende el uso de la información que de ésta se hará.
Adicionalmente uno de los retos que más frecuentemente se presentan tiene que ver con el relacionado a los documentos deteriorados que en muchas ocasiones contienen información sensible, delicada y que por lo tanto debe manipularse con mucho cuidado.
En este contexto se encontraba uno de los organismos gubernamentales en Colombia que no solo requería contar con una tecnología de digitalización inteligente que le permitiera agilizar el escaneo de los documentos, sino que a su vez dotara a la organización de una mejora en el flujo de trabajo.
De acuerdo con el organismo gubernamental de Colombia el reto consistía en que debido a los miles de documentos que se manejan a diario, se hacía necesario implementar una renovación de escáneresprofesionales, que le permitiera al persona realizar sus tareas de una forma ágil, precisa y con la seguridad de que la información digitalizada fuera recibida solo por el área correspondiente.
Para tal efecto Kodak Alaris instaló en dicha dependencia escáneres Kodak S2070yKodak S2080w los cuales de entrada permitieron conservar el estado de los documentos deteriorados sin afectarlos y por el contrario logrando rescatar los datos, la información y la imagen del documento con gran precisión y nitidez.
A la cantidad de documentos se sumaban 2 factores más: por un lado la variedad de tamaño de los mismos (hojas carta y oficio) y por otra parte el hecho de que debió a un requisito legal los expedientes no podían ser desprendidos en ningún momento con el objetivo de evitar cualquier alteración de los documentos.
Con la implementación de los escáneres profesionales y las soluciones de digitalización de Kodak Alaris, la dependencia logró no solo mantener la información de cada expediente sino que el flujo diario de trabajo y de documentos experimentó un agilidad en el proceso de digitalización sin ver comprometida la integridad de los expedientes así como de la información que estos contienen.
Al día de hoy debido a una legislación vigente de la entidad se requiere a los trabajadores son contar con cada documento de forma digital derivado de una ley donde se define que las personas que quieran subir una demanda de tutela deberán realizarla de forma digital y con poco peso en el archivo, de tal suerte con la implementación de las soluciones de Kodak Alaris fue posible poner a disposición de la ciudanía un producto donde poder consultar sus procesos.
Un total de 2100 escáneres del modelo Kodak S2080w y 140 escáneres más correspondientes al modelo Kodak S2070 fueron instalados para agilizar los retos de gestión documental anteriormente citados al tiempo de que fueron también fusionados con los aplicativos con los que ya contaba el cliente con el objetivo de que la información digitalizada pudiera ser almacenada en servidores propios de la dependencia y garantizar así tanto la seguridad como la preservación de la información.
Beneficios de la implementación
Una vez echado andar este proceso, entre los principales beneficios que al día de hoy han resultado para el organismo son:
- Preservación de la originalidad de los documentos
- Rescate de documentos viejos o dañados
- Se mantuvo la transparencia de la gestión de la información
- Agilización de procesos de digitalización
De acuerdo con Kodak Alaris, uno de los principales beneficios de este proyecto consistió en que el tamaño de los escáneres lo cual facilitaba el traslado de los mismos y la cama plana de los mismos, 2 factores clave que durante el proceso jugaron un papel clave ya que se utilizó para escanear documentos tamaño oficial que están encuadernados, en carpetas o engrapados, evitando el deterioro, ya que por temas de seguridad y confidencialidad las hojas no deben ser separadas.
Este proyecto jugó un papel muy importante para la institución, ya que además de contar con los equipos instalados dentro del corporativo, favoreció a los colaboradores que realizaban trabajo remoto, teniendo la oportunidad de contar con un escáner Kodak Alaris dentro de sus hogares para así facilitar la ejecución de las tareas asignadas.
Al día de hoy los clientes del organismo gubernamental de Colombia en cuestión cuentan con una mejor atención así como una significativa reducción en tiempos en el proceso de digitalización de documentos lo cual ha impactado positivamente en la satisfacción de los mismos colaboradores al tiempo que agilizó la carga de documentos debido a la fusión del software y hardware de Kodak Alaris con los aplicativos que ya tenía la empresa.
