El mundo empresarial es un ecosistema donde el 70% de los documentos ya son digitales. Debido a esto, la implementación de soluciones de captura y procesamiento inteligente de documentos (IDP) se vuelve crucial para optimizar los procesos y mantener la competitividad. Es fundamental comprender la diferencia entre estos dos conceptos para aprovechar al máximo las ventajas que ofrecen en el proceso de digitalización.
Captura de documentos: el primer paso hacia la digitalización
La captura de documentos es el punto de partida en el proceso de digitalización. Consiste en convertir documentos físicos en digitales, utilizando escáneres especializados como los de Kodak Alaris. Estos dispositivos están diseñados para ofrecer una captura ágil, precisa y eficiente, extrayendo datos de manera limpia y nítida para su posterior procesamiento.
Una vez que se inicia la digitalización, cada página escaneada se carga en el software de captura de documentos. El KODAK Capture Pro, por ejemplo, que organiza la información en múltiples formatos y destinos de manera inmediata. Este proceso, gracias a la tecnología desarrollada por Kodak Alaris, es rápido y preciso, incluso para lotes de documentos de alto volumen.
Procesamiento inteligente de documentos: más allá de la captura
El IDP es una tecnología complementaria a la captura de documentos, que permite interpretar la información extraída y gestionarla de manera integral. Soluciones como KODAK Info Input Solutions utilizan herramientas de automatización robótica de procesos (RPA) para incorporar documentos de diversas fuentes y procesarlos de manera eficiente.
El software de RPA aprovecha la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para automatizar tareas tediosas y repetitivas. De esta forma, reducen la carga de trabajo de los empleados y minimizan el riesgo de errores humanos. Además, facilita la integración con otras aplicaciones empresariales, mejorando la productividad y el enfoque de los equipos.
Aplicación en el contexto empresarial actual
En un entorno donde el 70% de los documentos que manejan las empresas ya son digitales, la captura de documentos y el IDP se vuelven esenciales para la gestión eficiente de la información. Estas tecnologías permiten reducir costos, mejorar la operatividad y, además, agilizar los procesos. De esta manera, brindan a las organizaciones una ventaja competitiva en el mercado.
Es importante destacar que la implementación de soluciones de IDP implica la adopción de tecnología avanzada. Además, conlleva la creación de un respaldo tecnológico sólido que garantice la seguridad y eficacia del proceso. Con un enfoque en la llamada ‘inteligencia abierta’, las empresas pueden elegir las plataformas de IA que mejor se adapten a sus necesidades y objetivos.
Beneficios clave del uso de tecnologías de captura de documentos e IDP
- Menor carga de trabajo de TI: Configuración, mantenimiento y soporte centralizados, con capacidad para admitir miles de usuarios y millones de páginas.
- Reducción del riesgo de error humano: Automatización de tareas de clasificación, extracción e indexación, con validación automatizada a través de integraciones con bases de datos.
- Automatización completa de procesos: Personalización e integración ilimitadas para la automatización de procesos de negocio, mejorando la productividad y el enfoque de los empleados.
- Flexibilidad en métodos de autenticación: Admite diversos métodos de autenticación, incluyendo SSO, Active Directory, SAML, OKTA, entre otros.
La diferencia entre la captura de documentos y el procesamiento inteligente de documentos radica en su enfoque y alcance dentro del proceso de digitalización. Ambas tecnologías son fundamentales para optimizar la gestión de documentos en las empresas, brindando eficiencia, seguridad y competitividad en el entorno empresarial actual.
