¿Cómo hizo el Gobierno Autónomo de Riobamba para convertirse en el municipio más digital de Ecuador?

Con la ayuda de Licencias OnLine y Argosystems, el ente logró mejoras en la eficiencia operativa, la seguridad de los datos y la colaboración interna a partir de migrar su plataforma a la nube de Microsoft. Con esta implementación de Microsoft Office 365, se redujo la cantidad de uso de papel en un 98% y el gasto de horas-hombre en un 60%.

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Riobamba, con autonomía política, administrativa y financiera, está ubicado en la provincia de Chimborazo, en el centro de Ecuador. Como responsable del desarrollo económico, social, cultural y territorial de Riobamba, el municipio debía optimizar el procesamiento, resguardo, actualización y seguridad de la información, pero enfrentaba varios desafíos como la falta de eficiencia, la seguridad, la colaboración y el gasto de papel.

En ese momento, expresaba el Ing. Luis Granja, analista de tecnologías de la información del Municipio: ‘Uno de los grandes retos fue demostrar y convencer a las autoridades de turno de que las herramientas digitales permiten lograr metas y objetivos en menor plazo con eficiencia y efectividad’.

Ante esto, Argosystems, empresa de más de veinte años de historia que brinda soluciones y servicios al desarrollo y difusión de la tecnología informática, promoviendo su uso intensivo para mejorar la productividad y competitividad de sus clientes y uno de los socios más importantes de Licencias OnLine dentro de Ecuador, se acercaron a las autoridades del Gobierno de Riobamba para entender sus necesidades y evaluar proyectos que contemplaban soluciones ya implementadas por el Partner y que habían obtenido resultados favorables en otros clientes.

Joyce Aragón, gerente Comercial de Argosystems, explica: ‘El municipio tenía en claro hacia dónde quería ir: estaba decidido a modernizarse para dar un mejor servicio a los ciudadanos’. Ante este panorama,se sugirió la implementación de Microsoft Office 365 contemplando la migración completa de Zimbra (versión de 2006) a la nueva solución en un plazo de 60 días.

El Ing. Luis Granja Analista de Tecnologías de la información del Municipio de Riobamba.

Para empezar, se avanzó con la actualización de usuarios y buzones, e implementar una metodología de adopción y uso de las herramientas instaladas. Se desarrollaron talleres para más de 450 funcionarios donde pudieron ver las facilidades de la nueva plataforma. A su vez, se implementó una solución de gestión documental para poder facilitar y simplificar los accesos a la información.

Licencias OnLine participó activamente en todas las etapas del proyecto, contribuyendo en lo técnico, en lo comercial y en aspectos financieros durante todo el desarrollo del proyecto.  El equipo especializado en Microsoft de LOL en Ecuador estuvo presente en las reuniones estratégicas que definieron los alcances y expectativas del proyecto, aportando:

En este sentido, Carla Pérez, preventa de Licencias OnLine de Microsoft, complementaba: ‘Estamos pendientes de las necesidades del cliente, los acompañamos para que la implementación sea exitosa y facilitamos la tecnología necesaria para abordar sus problemáticas’.

Los resultados

La solución de Microsoft Office 365 dio lugar a un mayor alcance a la estructura digital a nivel institucional, obteniendo:

Carla Pérez, preventa de Licencias OnLine de Microsoft.

Al respecto, el Ing. Luis Granja, planteaba: Estas mejoras implican una interacción inmediata entre ciudadanos e institución a través de las comunicaciones y herramientas digitales. A su vez, hemos experimentado mejoras en la eficiencia operativa, la seguridad de los datos y la colaboración interna’.

A futuro, se continuará trabajando en una mayor concientización y cambio de la cultura organizacional dentro del Municipio aprovechando el uso de las herramientas tecnológicas para hacer más eficientes las interacciones internas y mejorar la calidad de atención a los ciudadanos. 

El funcionario anticipaba: ‘La meta a mediano plazo será la utilización de los medios tecnológicos entre los ciudadanos y la institución, en donde se resuelvan sus requerimientos y necesidades, a través de los servicios que brinda la Municipalidad’.

Y Aragón, de Argosystems, agregaba: ‘A partir de esto, existe un interés de las autoridades por continuar mejorando las capacidades y adquirir nuevas tecnologías en tanto quedó demostrado que son herramientas fundamentales para la gestión y administración institucional’.

El proyecto de digitalización en el Municipio de Riobamba se pudo concretar gracias a la apertura y predisposición del organismo, y a la colaboración y contribución consultiva de Argosytems y Licencias OnLine, que pudieron entender la necesidad del cliente con la solución tecnológica indicada.

Con la debida inversión, propuestas, proyectos y capacitación, se podrá transformar el paradigma cotidiano de cara a una nueva forma de ejecutar los procesos, entendiendo que con la tecnología se puede lograr una mejor gestión, optimizando costos e incrementando eficiencia la operacional y la efectividad de los servicios que se provean. 

El expertise de los partners junto a las capacidades consultivas y recursos de Licencias OnLine juegan un papel fundamental para que proyectos vinculados a la innovación tanto en el ámbito público como privado sean exitosos en toda América Latina.

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