Con la llegada de la transformación digital a las empresas muchos procesos han cambiado para siempre, especialmente los relacionados con el uso de papel y el cuidado de los recursos, por eso las principales universidades del mundo ya son ejemplo en esta materia.
ICESI, el Instituto Colombiano de Estudios Superiores de INCOLDA, fundado en 1978 por un grupo de empresarios en Cali, Colombia, es hoy reconocido como una de las mejores universidades de este país por la alta calidad de su educación.
Desde 2018, ICESI adoptó la política de cero papel para digitalizar los procesos de la universidad, migrando de la firma física a la electrónica para cumplir con diferentes requisitos jurídicos y lograr la disminución de su consumo de papel. La pandemia del COVID-19 en el año 2020 agilizó este proceso, superando una serie de retos legales y logísticos en los procesos administrativos y educativos.
El término «cero papel» es una estrategia utilizada por organizaciones que buscan ser más amigables con el planeta al eliminar el uso del papel dentro de operaciones rutinarias como trámites cotidianos. En los años recientes, este concepto ha tomado una mayor importancia gracias a la responsabilidad social, esa cultura que busca convertir a las compañías en entidades más conscientes de su impacto en el medio ambiente.
Para encontrar el socio ideal en este proceso, la Universidad ICESI creó un comité evaluador conformado por expertos en gestión documental, datos personales y seguridad de la información, quienes evaluaron diferentes herramientas que ofrecieran firma electrónica, además tenían que cumplir con la normatividad colombiana y optimizar los tiempos en el envío y devolución de contratos. Después de una cuidadosa selección se eligió a Adobe por tener el producto más completo.
Con las funcionalidades de Adobe Acrobat Sign, se desarrolló una solución integral para agregar valor al proceso de contratación y firma de acuerdos que hace la Universidad con diferentes actores como clientes y proveedores, logrando que a cada persona le llegará un email con los datos personalizados y pudiera firmar desde cualquier parte y dispositivo, cumpliendo cada criterio legal.
Durante la alianza se identificaron otras necesidades, como la intervención del rector y el área jurídica en la aprobación de documentos masivos. Gracias a Gigasign esto fue posible, centralizando así la trazabilidad y el estado de los documentos desde el área de gestión humana, quienes son los encargados de hacer el seguimiento en tiempo real de la firma tanto de contratos como acuerdos, por otro lado, para los demás documentos manejados por el área se utilizó Adobe Acrobat Pro, logrando así una estrategia 360º que abarcó cada parte del proceso de cambio.
En el desarrollo de esta transformación digital y fortalecimiento de los procesos, se trabajó con la empresa CYS Tecnología (Como canal autorizado), que junto a Adobe y la Universidad, crearon una serie de capacitaciones para que todas las áreas responsables de la evolución se unieran a la estrategia. El acompañamiento de ambos fue permanente y oportuno en cada momento de venta y post-venta, realizando varias capacitaciones y brindando soporte técnico de la solución, asegura Leonardo Jaramillo, jefe de gestión documental de ICESI.
Gracias a los productos de Adobe, la Universidad logró grandes resultados en ahorro de recursos y en centralización de firmas de contratos laborales, acuerdos, convenios y becas, además de la migración de los principales procesos documentales físicos a 100% digitales.
Procesos seguros y automatizados de firma electrónica, con mayor control del tipo y cantidad de documentos firmados, y lo más importante, el cumplimiento de la estrategia cero papel que venía trabajando la Universidad desde hace cuatro años con una reducción de impresiones de un 50% que garantizan desde ahora la sostenibilidad dentro de la institución.
