Cuando se trata gestión documental, tradicionalmente las empresas se enfrentan al dilema de si escáner un documento será suficiente o si realmente existe una diferencia substancial con la digitalización y lo cierto es que, aunque en teoría parece lo mismo, en la práctica no lo es y todo esto va en función del uso que pretendamos darle a los documentos en una organización.
En el caso del escaneo de documentos esta acción se reduce a solo almacenar las imágenes obtenidas de los documentos mientras que por su parte la digitalización implica todo un proceso de transformación de la información de un formato físico a uno digital con la posibilidad de poder no solo accesar a los datos sino también de poder manipularlos y dotar así a la empresa de una ventaja competitiva.
Es en este punto donde la tecnología de digitalización de Kodak Alaris actualmente está ayudando a numerosas organizaciones de todo el mundo al brindarles un ecosistema digital compuesto por escáneres profesionales y soluciones de captura de información que van más allá de solo escanear un documento sino que dotan de inteligencia al negocio y sus distintas áreas simplificando procesos empresariales, pero también abriendo la puerta para dar paso a esquemas de inteligencia artificial, seguridad de la información, almacenamiento en la nube, captura distribuida y modelos de Software as a Service (SaS)
De acuerdo con Sandra Gálvez Marketing Latam Manager en Kodak Alaris: ‘Estamos convencidos de que el mundo después de la pandemia no es el mismo y si bien es cierto todos vivimos un tema de salud a nivel global, lo cierto es que ese periodo de 2 años también sirvió para impulsar modelos de trabajo remoto, digitalización y automatización de procesos que hasta hace tiempo no pasaban de ser iniciativas corporativas que pocos ponían en marcha.’
A decir de los especialistas en digitalización de Kodak Alaris, lo cierto es que es para los siguientes meses de 2023 se percibe una creciente tendencia de las empresas en américa Latina para destinar recursos en la adopción de nuevas tecnologías que les ayuden dejar de lado el escaneo y por otra parte adoptar soluciones de digitalización que los vuelvan más competitivos.
En este mismo tenor de Ideas el reciente reporte de IDC ‘Roadmap Forum Latin America 2023’ apunta que para los próximos 12 meses se espera que justamente el 33.5% de las empresas en América Latina mantendrán sus inversiones en la adopción de nuevas tecnologías mientas que otro 23.5% planea acelerar sus inversiones en este rubro.
De acuerdo con Kodak Alaris entre las principales ventajas que trae el digitalizar se destacan las siguientes:
- Mejor acceso a la información proporcionará
- Reducción de costos de consumibles.
- Reducción en el tiempo de búsqueda de un documento que antes era físico.
- Automatización de procesos.
- Captura distribuida y desde cualquier punto geográfico.
- Seguridad en la información haciendo llegar ésta solo a las áreas que tiene relación con ella.
- Disminución en más del 50% de los costos de almacenamiento de documentos físicos.
Finalmente la digitalización de documentos también se vuelve un factor estratégico en ayudar a las organización a cumplir sus objetivos de sustentabilidad ya que de acuerdo con los resultados de una encuesta realizada en 2020 por KPMG, el 96 % de las 250 empresas más grandes del mundo (el G250) actualmente realizan informes sobre su desempeño en términos de sustentabilidad mediante diversas métricas. El cambio hacia una empresa más atenta a la sociedad y al medio ambiente generó un conjunto de pautas de inversión corporativa denominado criterios ambientales, sociales y de gobernanza (ESG).
Dentro del proceso y la estrategia de transformación digital, es importante destacar que ésta no es solo un proceso de captura con el uso de tecnología, sino que también involucra tener claro los objetivos de a donde va a ir esa información, quien la recibe y que se espera que haga con ella las diferentes áreas de la empresas, una vez determinado esto la velocidad, precisión y rentabilidad serán algo que llegarán de manera automática beneficiando tanto al personal como a la relación que la compañía tenga con proveedores y clientes.
