Las nuevas tecnologías ponen a disposición de las empresas herramientas inteligentes de automatización que impactan directamente sobre la productividad, ya que se insertan en el circuito virtuoso de la comunicación digital, sumando agilidad y precisión respecto a cuándo, dónde y cómo manejar información sensible para tomar decisiones estratégicas.
Cada vez más son las organizaciones de gobierno que deciden contar con una solución que les permita gestionar de forma eficiente el flujo de información involucrada en el desarrollo de sus operaciones. Una de ellas, una importante entidad de defensa legal brasileña, confió en las herramientas de Kodak Alaris para eficientizar sus procesos de trabajo.
Como Entidad Representativa Institucional Clase, la organización cuenta con un volumen documental crítico y confidencial, vinculado al área interna encargada de recibir, evaluar y juzgar los casos que involucran posibles transgresiones e infracciones éticas en el ejercicio regular de la actividad profesional de sus representados.
Centralizado en el estado de San Pablo, principalmente en la sede ubicada en la Capital pero también en otros puntos del mismo, el volumen documental resulta crítico no solo por el carácter confidencial de la documentación, sino por la necesidad de custodiar el mismo en su desplazamiento físico a la Capital. Esto sin tener en cuenta los costos involucrados en este proceso.
El objetivo de la renovación del sistema de trabajo se focalizó en garantizar una reducción en el tiempo de tramitación y facilitar el acceso de estos documentos a los involucrados, así como lograr un ahorro en el almacenamiento físico y los desplazamientos de esta documentación.
Una solución a medida
Para llevar a cabo la transformación digital, se adoptó un software para el almacenamiento y gestión de procesos de forma electrónica por parte de Class Entity (Solución TOTVS). Para lograr la descentralización de los puntos de captura, se implementaron 32 escáneres Kodak i1190 a lo largo de los distintos puestos clave, propuestos por el cliente.
La adopción de esta estructura digital aportó agilidad y dinamismo a los procesos existentes, además de una fuerte reducción de costos en el almacenamiento, el transporte de documentos y en el nivel de seguridad en el acceso a los mismos.
Además, se incurrió en una reducción en el tiempo de tramitación de los procesos de análisis y juicio de los representados por la Entidad de Clase, dando un alto estándar de prestigio con respecto al tratamiento de información confidencial manejada en estos procesos, además de una mayor fiabilidad del acceso a los datos.
La percepción del cliente frente a la solución implementada denotó mejoras significativas en la eficiencia y eficacia de las acciones derivadas del análisis de estos procesos, siendo considerados un «caso» nacional frente a otras entidades de otros estados en la gestión y tramitación electrónica.
