Ricoh anuncia la nueva tecnología ‘Smart Integration Advanced Workflows’ en sus impresoras multifunción (MFP) con el objetivo de ayudar a aumentar la productividad y movilidad de las empresas al automatizar sus flujos de trabajo de documentos, en el formato correcto, sin necesidad de nuevo hardware, software o infraestructura.
La nueva tecnología simplifica los flujos de trabajo al enrutar automáticamente los documentos a carpetas locales y cuentas en la nube compatibles. Además, incluye integración nativa con SharePoint.
Javier Gómez, gerente Comercial de MB de Ricoh Argentina, indicó: ‘Nuestro objetivo es satisfacer las necesidades cambiantes de los puestos de trabajo digitales de las empresas a través del impulso de la transformación digital’.
‘En este contexto, aumentar la inteligencia y automatización en los flujos de trabajo de documentos, es clave para obtener la agilidad que los negocios requieren. El lanzamiento de Smart Integration Advanced Workflows es la combinación perfecta para las MFP de RICOH. Las capacidades se entregan a través de la nube, por lo que comenzar es fácil y asequible. No hay gastos de capital, servidores en el sitio o software especial para implementar’.
Flujos de trabajo de documentos inteligentes: ¿Cómo funcionan?
Cuando un colaborador escanea múltiples documentos, Smart Integration Advanced Workflows puede clasificar automáticamente los tipos de archivos y enrutarlos al destino apropiado, ya sea una carpeta local, una carpeta de vigilancia que se sincroniza con un sistema o base de datos o en la nube.
Simplemente se tiene que seleccionar el formato de archivo, la configuración y los destinos deseados y los documentos aparecerán como archivos digitales editables y con capacidad de búsqueda. El usuario puede configurar previamente estos ajustes y guardarlos como un perfil de flujo de trabajo reutilizable.
Smart Integration Advanced Workflows también permite las siguientes funciones:
1) Escanear a SharePoint Online: Cuando la persona escanea a una biblioteca de documentos en SharePoint Online, los campos de metadatos se completarán automáticamente según la información proporcionada en la MFP.
No es necesario realizar configuraciones complicadas: Advanced Workflows extrae las etiquetas existentes en SharePoint. Esto hace que sea muy fácil encontrar archivos cuando se necesiten.
2) Enrutar documentos rápidamente utilizando códigos QR: Esta tecnología permite enrutar automáticamente documentos rápidamente con la ayuda de códigos QR. Se puede escanear documentos con códigos QR incrustados y enviarlos a la ubicación correcta.
También permite imprimir una portada con un código QR incrustado y colocarlo encima de cada documento que se desea escanear para enrutamiento automático, creación de carpetas/archivos y nombres.
3) Simplificar la impresión móvil: Esta función permite obtener una impresión móvil simple, eficiente y segura, sin necesidad de infraestructura o controladores de impresión complejos. Además, se protege la información confidencial con el lanzamiento seguro de documentos, que requiere que se ingrese un código de lanzamiento de impresión antes de imprimir el documento.
