Tetra Pak, multinacional sueca que diseña y produce soluciones de envasado de cartón fundamentalmente para la industria alimentaria con 70 años en el mercado, presencia en 170 países y más de 25.000 colaboradores a nivel global, continúa obteniendo beneficios en su planificación de viajes gracias a SAP Concur.
La compañía es usuaria de la solución desde 2015. En principio se utilizó para la gestión de gastos y, ya desde 2017, se ha implementado para estandarizar los procesos relacionados con los viajes. Por ejemplo, antes solían trabajar con 33 agencias de viaje, con el impacto que esto tiene en los costos económicos y operacionales.
Ulrika Rosén, Global Travel and Meeting Manager de Tetra Pak, comenta: ‘No teníamos capacidad clara de hacer seguimiento a nuestras políticas ni una base consolidada de proveedores. La herramienta fue clave para mejorar significativamente ambos puntos. Hoy para nuestros empleados viajar es sencillo y las políticas son las mismas independientemente del país en el que vivan’.
Agrega: ‘Uno de los grandes desafíos en este tipo de implementaciones es entender tanto los procesos internos relacionados con viajes de negocios -aprobaciones de gastos, presupuestos, políticas, etc.- y los elementos externos que impactan en los primeros, como las relaciones con aerolíneas, hoteles o agencias de viajes’.
Completa la experta: ‘También hay que ser flexible y analizar cada mercado, porque si bien la idea es estandarizar los procesos y las políticas a nivel global, hay que mantener cierta flexibilidad para dar lugar a las culturas locales’.
Uno de los grandes beneficios que obtuvo Tetra Pak con SAP Concur fue haber simplificado la gestión de viajes y eliminado excepciones a las políticas y aprobaciones que daban lugar a interpretaciones o ambigüedades. Indica Rosén: ‘También nos garantiza que no existan gastos de fuentes no autorizadas’.
La empresa está ahora ante el desafío de implementar SAP Concur en 16 países nuevos y de incrementar la adopción por parte de los colaboradores. Para ello, entre otras iniciativas, se lanzaron contenidos educativos online en diferentes idiomas. Concluye Ulrika: ‘Cuanto más se utilice, más productivos seremos’.
