El líder global en tecnología y servicios comparte su caso de exito en donde acompañó a la Transportadora de Gas del Sur (TGS), empresa líder en la prestación de servicios y productos de la cadena del gas natural, en la implementación de SAP Concur Expense para mejorar sus políticas y procesos de gestión de gastos.
Como toda empresa con más de 30 años de existencia, TGS necesitó invertir en innovación para reinventarse y superar paradigmas. La evolución tecnológica alcanzó otro nivel y, por ello, fue necesario adaptar la cultura corporativa e incorporar automatizaciones que aportaran la agilidad y eficiencia que requiere el mercado.
Además, desde la compañía habían detectado una gran demora en los reembolsos de los gastos de viaje. Fue por ello que desde el área de Administración, Impuestos y Gobierno de los Procesos de la empresa de servicios insistieron en la implementación de esta solución.
‘El objetivo inicial era tener un mayor control de los gastos de la empresa en menos tiempo y con más precisión. Nos encontrábamos con situaciones que, desde el punto de vista de una gestión ágil y moderna, dejaban mucho que desear: rendiciones que no se hacían, aprobaciones que no venían y era necesario estar enviando reiterados recordatorios. Al final, TGS pagaba los gastos y después se veía que se hacía’, comentó Victoria Quade, gerente de Administración, Impuestos y Gobierno de los Procesos de TGS e impulsora de esta transformación.
Para realizar todo el proceso, la compañía eligió a Concentrix como partner estratégico, por su conocimiento y experiencia en el tema. ‘La duración del proyecto de implementación de SAP Concur Expense Professional fue de aproximadamente seis meses y tenemos que destacar que los equipos, tanto de TGS como de Concentrix, trabajamos muy coordinados e integrados, teniendo muy claros los objetivos planteados, permitiendo así cumplir en tiempo y forma con las fechas programadas’, afirmó Pablo Brea, Business Development Manager de Concentrix.
‘Utilizamos las mejores prácticas que SAP Concur sugiere y establece para este tipo de implementación. Eso fue una guía fundamental que, como Partner Certificado, nos permite tener un objetivo claro. También hay que resaltar el compromiso de las distintas áreas que participaron, tales como TI y Usuario Negocio, así como también de los sponsors de TGS, pilares fundamentales del éxito de este proyecto’, agregó Brea.
Entre los beneficios que enumeran desde la compañía por la implementación realizada se destacan:
- Mejor control y análisis de gastos para la toma de decisiones
- Mejor administración de los reportes de gastos y aprobaciones
- Agilidad y simplicidad para el empleado en el proceso de rendición de gastos
- Agilidad y simplicidad para el empleador en la creación de informes de gastos
- Reducción de los tiempos en el flujo de aprobación de gastos
- Mejor control de las finanzas y flujo de caja
- Eliminación de errores manuales
- Mejor gestión tributaria
SAP Concur Expense también generó la necesidad de adaptar las políticas internas de TGS, hecho que fue considerado beneficioso por la dirección de la empresa. ‘En función de los controles automatizados y la reconfiguración de procesos a raíz de la implementación, hemos cambiado nuestras políticas internas, las cuales hemos ajustado, obviamente, a las best practices que trae integrada la aplicación’, comentó Quade.
A su vez, la automatización de procesos fue fundamental para hacer más ágil y efectiva la gestión tributaria de TGS y permitió utilizar mejor los recursos humanos en actividades más estratégicas y menos operativas, generando un gran impacto positivo que demostró – en una reciente auditoría – transparencia, gobernabilidad y la capacidad de ofrecer información más precisa.
Una vez finalizada la implementación, la empresa creó un equipo para monitorear las políticas y procesos de gestión de gastos con el fin de detectar nuevas brechas y adaptarlas según las funcionalidades de la herramienta.
Después de seis meses de aplicados los cambios, el equipo de TGS continúa aprendiendo cada vez más sobre todas las funciones de SAP Concur Expense. Sin embargo, ya pueden ver que hay una variedad de recursos por explorar, lo que les permitirá maximizar el poder de gestión y control que ofrece la herramienta.
Aunque SAP Concur Expense está integrado con el ERP utilizado por TGS, la compañía ya está pensando en migrar a SAP S/4 Hana y así aprovechar todos los beneficios de estos sistemas como los que ofrece SAP Concur Travel para hacer más eficiente la gestión de viajes y aportar más comodidad y practicidad a los usuarios.
