DEFIBA S.A (Depósito Fiscal Buenos Aires), empresa líder con presencia en múltiples sedes, modernizó la gestión de su variada flota activos mediante la implementación de la plataforma HxGN EAM de la mano de su socio estratégico PRIUX.
La adopción de esta solución digital permitió reemplazar procesos manuales ineficientes y registros en papel por flujos de trabajo integrados y aplicaciones móviles, logrando beneficios críticos como la visibilidad de activos en tiempo real, la automatización de reportes y facturación —que redujo los tiempos de semanas a solo días— y una gestión proactiva del mantenimiento preventivo.
Gracias a esta transformación, que incluyó una sólida capacitación y gestión del cambio, la compañía ha optimizado su productividad y control de costos, proyectando ahora la integración del sistema con su ERP y el uso de inteligencia artificial para consolidar su liderazgo digital en el sector.
Desafíos
La rápida expansión de las operaciones de DEFIBA presentó nuevos desafíos que afectaban tanto la productividad como la satisfacción de los clientes. La empresa enfrentó dificultades en la coordinación de la gestión del mantenimiento de los activos, en la trazabilidad del rendimiento de los equipos y en la generación de reportes en tiempo y forma. Los principales temas para mejorar eran:
- Uso de procesos manuales – recibos realizados a mano, listados en papel y hojas de cálculo fragmentadas causaban errores y pérdida de datos.
- Cuellos de Botella en el mantenimiento– las lecturas de los medidores horarios, se recolectaban solo una vez al mes, lo que resultaba en una demora y atraso en las tareas preventivas, sobrecargando a los talleres.
- Visibilidad Limitada de los activos – la falta de monitores en tiempo real de los activos significaba que los inconvenientes con los equipos frecuentemente se identificaban demasiado tarde, aumentando el riesgo de tiempos inesperados de paro de las operaciones.
- Gestión de los neumáticos – La trazabilidad del desgate de los neumáticos y del recapado se hacía en forma manual, dejando huecos de datos en el rendimiento y limitando la eficiencia en el control de costos.
- Demoras en los reportes y facturación– las facturas y los reportes operacionales tomaban más de una semana en prepararse, demorando la toma de decisiones y afectando la relación con los clientes.
- Inconvenientes del sistema anterior – algunos intentos anteriores para modernizar las operaciones tuvieron resultados inconsistentes y fallaron en cumplir con las necesidades de la empresa.
Para superar estas limitaciones, DEFIBA procuró una solución que brindase datos precisos, que permitiese tomar decisiones en tiempo real y que brinde una base escalable para el crecimiento de sus operaciones logísticas.
Solución
DEFIBA implementó HxGN EAM con el apoyo de PRIUX. La nueva plataforma unificó procesos fragmentados de cuatros sitios diferentes y de sus 169 activos, reemplazando las rutinas basadas en papel y las herramientas anteriores. Se implementaron los módulos principales para la gestión de activos, el mantenimiento, las operaciones, el inventario, las compras y los reportes, y los profesionales mecánicos y técnicos adoptaron las apps móviles para registrar lecturas, crear las órdenes de compra y realizar alertas en tiempo real.
Junto con la tecnología, la organización también priorizó la capacitación y el “change management”. PRIUX primero capacitó a los líderes claves del proyecto, quienes luego guiaron a sus equipos dentro de la empresa. Los colaboradores rápidamente adoptaron los nuevos flujos de trabajo, valorizando los reportes más rápidos, la mejor visibilidad y la mayor precisión. HxGN EAM se ha transformado en la base de las operaciones de DEFIBA, garantizando la integridad de los datos, optimizando los procesos y logrando una base sólida para el crecimiento futuro.
Resultados y beneficios
Con el funcionamiento de HxGN EAM, DEFIBA ha logrado mejoras medibles en sus operaciones:
- Visibilidad completa de los activos – los datos en tiempo real brindan una visión precisa del estado del equipo y una detección más rápida de incidentes.
- Mantenimiento Inteligente – el trabajo preventivo se planifica proactiva y eficientemente en toda la flota, minimizando problemas de paros y evitando cuellos de botellas en los talleres.
- Mayor precisión – Los listados digitales y lecturas de medidores eliminan los errores de listados manuales.
- Flujos de Trabajo eficientes – la solicitud de ordenes de trabajo y de repuestos se crean, se hace el seguimiento y se resuelven directamente dentro del sistema.
- Optimización del rendimiento de los neumáticos – Los datos del desgaste digital y del recapado mejoran el control de los costos logrando una mejor toma de decisiones de las compras.
- Decisiones más rápidas – los reportes se generan en días y no en semanas, fortaleciendo la eficiencia.
- Mejor posicionamiento en el mercado – Operaciones confiables y transparentes fortalecen la confianza de los clientes y reflejan el compromiso de DEFIBA con la innovación, impulsada por la transformación digital
‘Seleccionamos HxGN EAM porque es una de las herramientas EAM más completa del mercado, se ajustó a todas las necesidades que teníamos permitiéndonos diseñar un flujo de proceso lógico que nos ayuda a aumentar la productividad y fortalecer el control de los activos. La implementación llevada a cabo con la experiencia de PRIUX, nos permite asegurar la trazabilidad de los datos y tener acceso a información oportuna que aumenta la eficiencia y optimiza el servicio a los clientes’, afirmó María Laura Duek, Gerente TI de DEFIBA.
Considerando el éxito con este desarrollo, DEFIBA se prepara para extender la solución en nuevas áreas del negocio. La empresa espera integrar la plataforma con su sistema Softland ERP, que permitirá una gestión unificada de sus proveedores, centro de costos, ordenes de compras, precios y tasas de cambio. Al conectar estos procesos DEFIBA espera optimizar los flujos de trabajo financieros y mejorar la visibilidad general de los costos.
DEFIBA continúa avanzando en su proceso de digitalización, incorporando la gestión de compras generales con el objetivo de reducir tareas manuales y garantizar el cumplimiento de las normativas fiscales locales. En paralelo, la empresa evalúa nuevas soluciones de Hexagon y la adopción de inteligencia artificial para optimizar la medición de performance. Estas iniciativas representan la siguiente etapa en el camino hacia la excelencia operativa y consolidan el liderazgo digital de DEFIBA en el sector logístico.
