Agencias gubernamentales se transforman a través de la digitalización
Ante un panorama donde 2023 pinta como el año donde el trabajo remoto terminará por asentarse de la mano de modelos laborales híbridos, queda claro que hoy más que nunca la tecnología de digitalización será determinante para que las organizaciones públicas y privadas eficienticen los procesos de captura y distribución de la información desde diferentes ubicaciones.
Dicho panorama no es ajeno al sector gubernamental, el cual en opinión de los expertos de Kodak Alaris tiene una oportunidad enorme para lograr que las agencias gubernamentales migren de una captura manual y tardía a una solución optimizada de digitalización de archivos a través del uso de escáneres profesionales que les permita ser más eficientes en su gestión documental y reducir los tiempos de espera para trámites y documentaciones.
De acuerdo con datos de Kodak Alaris se estima que aquellas dependencias que optan por la incorporación de soluciones de digitalización a sus procesos de captura y distribución de la información experimentan un incremento en la productividad de más de 40% además de que se reducen en más de un 50% los costos relacionados al almacenamiento de papel y consumibles.
El empleo de soluciones de digitalización y captura distribuida en las agencias federales contribuye a un aumento significativo en la operación diaria al tiempo que se genera un acceso simultáneo a los documentos y la satisfacción de los ciudadanos y empleados aumenta, dando como resultado tener una capacidad automatizada de respuesta mucho más rápida a las solicitudes de la Ley de Libertad de Información y de documentos de encuestas.
Hoy más que nunca la gestión documental es más simple que nunca. Los escáneres de la serie S3000 de Kodak Alaris no solo resuelven el problema del manejo de grandes volúmenes de documentos dejando en el pasado errores de captura y agilizando la distribución de la información entre las diferentes áreas de la organización, complementando este ecosistema digital con el enlace a una API que hace posible que los escáneres puedan utilizarse desde cualquier ubicación local o remota.
De acuerdo con Kodak Alaris, uno de los principales problemas de los sistemas basados en papel es que ralentizan los procesos generando demoras y frustración en los usuarios, motivo por el cual una solución integral de hardware y software para digitalización de documentos genera que los procesos basados en papel.
Entre los principales beneficios que obtienen las dependencias federales se encuentran:
- Digitalización de documentos en menor tiempo y sin errores de captura.
- Archivos con capacidad de búsqueda rápida.
- Todos los registros se capturan y procesan automáticamente con búsqueda de texto total.
- La eficiencia y la velocidad de los escáneres S3120 satisfacen los requisitos de volumen.
- Implementación de políticas de retención de registros adecuadas.
- Seguridad en la información sensible de cada documento evitando filtraciones de datos.
