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Celebraciones empresariales de fin de año, 7 claves para organizar encuentros memorables

Por Romina Szleifer, People Manager de VISMA Latam.

Entre los últimos días de noviembre y la primera parte de diciembre, la mayoría de las empresas se disponen a celebrar el cierre de un ejercicio y la llegada de un nuevo año, con nuevas motivaciones y expectativas.

Si bien un sondeo de Mercer revela que en 2023 solo el 46% de las organizaciones decide realizar un evento para despedir el año, siempre es importante dedicar tiempo y recursos para organizar la fiesta de fin de año de la empresa, es una oportunidad de encuentro y camaradería.

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Las celebraciones corporativas de fin de año son grandes oportunidades para reconocer logros obtenidos y fortalecer el clima laboral, así como favorecer la integración y el compromiso. Más aún en un contexto complejo como el que se vive en toda la región, con cambios en las dinámicas laborales desde la pandemia de 2020 y nuevos desafíos para quienes lideran la estrategia del negocio y la gestión cotidiana.

En primer lugar, una celebración de fin de año motiva a los trabajadores. Este evento constituye una gran oportunidad para reencontrarse y compartir; a la vez, generalmente, se reconocen logros colectivos e individuales, se aprovecha para anunciar las nuevas metas para el próximo ejercicio y difundir la cultura corporativa, lo cual genera motivación e impulso para el año nuevo. En segundo lugar, fortalece los equipos, en un marco distendido, diferente del escenario laboral cotidiano.  Esto toma más relevancia para quienes trabajan en modo remoto o híbrido, pues es el momento propicio para fomentar la confianza y la camaradería. Por último, ayuda a renovar energías tras un año de trabajo intenso; celebrar los logros muchas veces contribuye a generar ideas nuevas y creativas.

A la hora de planificar y organizar una celebración de fin de año memorable para todos los colaboradores hay que considerar:

  1. Tema: Es importante establecer una temática para el evento y, a partir de esto, definir el horario, código de vestimenta, actividades, menú, entre otros aspectos. Esto contribuye a desarrollar una propuesta más sólida y consistente. Es recomendable también reunir las sugerencias de distintos perfiles de colaboradores para conocer mejor sus intereses, recibir sugerencias y tratar de satisfacer sus expectativas.
  2. Locación: El lugar debe elegirse acorde con la línea temática que se procure para el evento. Si es de día, un restaurante campestre, casas de campo, zonas de ecoturismo o quintas pueden ser buenas opciones; mientras que terrazas, hoteles y centros de convenciones funcionan bien para festejos nocturnos.
  3. Ambientación e infraestructuraLos detalles son muy importantes, pues demuestran cuánto cuidado se le ha puesto a la comodidad y la seguridad de los invitados. Se sugiere considerar colores que representen la identidad corporativa, así como mobiliario cómodo y suficiente.
  4. Actividades: Dependiendo de la temática del evento, actividades de integración, juegos, concursos y sorteos ayudarán a amenizar la celebración y crear momentos especiales para los asistentes, situaciones que trascienden en el tiempo y crean nuevas ‘historias’ que forman parte de la memoria y contribuyen a construir la ‘gran historia’ de la compañía.
  5. Comida: Es recomendable trabajar con proveedores de confianza, que aseguren la mejor calidad de ingredientes y preparación. Asimismo, se debe ofrecer variedad de platillos, de modo de considerar las distintas preferencias y restricciones alimenticias de los invitados, así como tener en cuenta si algún invitado tiene alergia a algún alimento, está siguiendo una dieta especial, etc.
  6. Rol de los líderesLos líderes de la compañía deben ser promotores de la cultura corporativa, y están permanentemente en el ojo de los miembros de su equipo. En este sentido, serán los aliados del área de RH en la tarea de motivar a la gente para su participación y fomentar su integración.
  7. Discurso: En este evento especial es recomendable que los directivos dediquen unas palabras hacia los colaboradores. Es un buen espacio para agradecer, reconocer y reflexionar sobre lo que se espera para el próximo año. Esto permite generar mayor cercanía y, a su vez, mayor transparencia y motivación.

En el caso de que la compañía contara con talentos geográficamente ‘remotos’ es importante participarlos de alguna manera. En muchas empresas el trabajo híbrido o remoto es la nueva realidad. En el caso de VISMA, contamos con colaboradores que trabajan en distintas ciudades del país e incluso en otros países, por eso generar un espacio de encuentro en el que nos sintamos como equipo es fundamental. Especialmente ante esos talentos ‘remotos’ la fiesta de fin de año es una excelente aliada para reforzar la moral, contagiar el espíritu de equipo y afianzar la confianza de unos con otros.

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