Por Carlos Aguiar, director de Automation Anywhere, para Sudamérica, Centroamérica y el Caribe.
La automatización de Software, llamada RPA por sus siglas en Inglés, Robotic Process Automation, la podemos describir como un viaje, y cada organización, sin importar cuán grande o pequeña sea, necesita encontrar su propio camino, ritmo y los hitos correctos para tener éxito. Después de revisar las múltiples experiencias de muchos clientes, considero que el crecimiento y escalamiento ocurre principalmente en cuatro fases. Es importante cubrir cada paso del programa de automatización de forma de aprovechar al máximo toda la inversión realizada en el proyecto. La rapidez con que una organización pasa por cada fase depende de una serie de factores, en términos de experiencia y madurez tecnológica.
Paso 1
El paso 1 es la fase de exploración. La organización se da cuenta de que muchas empresas en su industria están invirtiendo en tecnologías de automatización y no quieren perderse la oportunidad. Comienzan implementando uno o dos bots de software, clásicamente en algunos casos de uso para finanzas y recursos humanos, pero no tienen claro los alcances generales con esta tecnología, por lo que buscan la ayuda de sus pares y proveedores.
Este es el momento de explorar las posibilidades. Un buen comienzo es centrarse en casos de uso representativos que pueden significar una inversión inicial menor, pero que tendrán un impacto mucho mayor. Es muy probable que tenga un equipo pequeño que aún esté aprendiendo la tecnología y las mejores formas de aprovechar sus capacidades.
Pídales que comiencen con casos de uso simples y que se pueden automatizar con RPA para procesos basados en reglas de negocio claras; por ejemplo, extrayendo información de hojas de cálculo a una base de datos. La clave es centrarse en casos de uso que generen un impacto en la organización y que no necesariamente necesitan habilidades avanzadas o gran complejidad.
Paso 2
El paso 2 es la fase de evangelización. Cuando el equipo de desarrollo de automatización genera la conciencia en toda la empresa sobre las posibilidades de mejoras con esta tecnología; y cuando se incorporan nuevos aspectos asociados a herramientas y metodologías. Por ejemplo, la creación de un Centro de Excelencia (CoE) y se identifican los lideres o champions de automatización.
Entonces, el líder de automatización entiende lo que puede ofrecer, pero ahora el desafío es ir a otras áreas dentro de la empresa con el mensaje, “evangelizar la automatización en todo el negocio y compartir la experiencia con otras áreas de negocio”.
En este momento es importante crear un grupo centralizado que supervisa la implementación de RPA en toda la empresa, ofrece la oportunidad de hablar y compartir lo que se ha construido y cómo la automatización puede ayudar a otros departamentos o grupos. Se trata de generar entusiasmo y conciencia.
La automatización es una tecnología que no puedes verla y no puedes tocarla. Eso es una desventaja muchas veces a la hora de convencer a los usuarios de cómo ésta puede ayudar a aumentar la eficiencia en el trabajo diario. Herramientas como los asistentes digitales dentro del ámbito RPA, permiten que la automatización sea rápida y fácil de usar, y libera a los colaboradores de tareas repetitivas; aumentando con ello la productividad y la satisfacción personal en el trabajo.
Paso 3
Este paso permite escalar y masificar la automatización y es cuando el Centro de Excelencia (COE) comienza a madurar y, a partir de un modelo de gobierno establecido, se expande el programa de RPA. En este momento existe una alta probabilidad de que la demanda por automatización comience a exceder la capacidad de producción de bots que posee la organización. Debemos, eso sí, considerar que, en este modelo, los usuarios de negocio, aunque tengan poca experiencia en codificación, pueden crear aplicaciones, guiados por equipos expertos y con tecnología ya probada.
Otro enfoque para aumentar la capacidad es recurrir a la experiencia de los proveedores o Partners con servicios de automatización. Ambos enfoques, o una combinación de ellos, pueden lograr el objetivo de que más personas creen automatizaciones.
En algún momento las organizaciones se topan con una pared: su funnel de iniciativas termina con pocas ideas y proyectos de automatización. Ahí es cuando las herramientas de descubrimiento de procesos automatizados resultan útiles para desbloquear casos de uso adicionales. En esta fase, las empresas ya están escalando su automatización a áreas previamente no consideradas pero que integrándolas pueden hacer que su organización sea aún más eficiente, productiva y, porqué no decirlo, un mejor lugar para trabajar.
Paso 4
La fase final para considerar es la automatización inteligente. Esta es la fase en la que combina el poder de tecnologías adicionales, como la Inteligencia Artificial (IA), el Machine Learning (ML) y la visión computarizada, entre otras.
En esta fase, los casos de uso sencillos ya han sido automatizados y es momento de pasar a automatizar los procesos más complejos, los cuales requieren de inteligencia adicional para la toma de decisiones sin intervención de un humano.
No existe un único enfoque para su iniciativa de automatización. La clave es entender el “viaje” y estar preparado.
