¿Cómo evitar el desorden digital en las organizaciones?

Si bien es cierto que la digitalización ha contribuido en mucho a que organizaciones de todo el mundo sean más competitivas con flujos de trabajo automatizados y esquemas laborales híbridos eficientes, lo cierto es que una vez que una empresa ha dado el salto al mundo digital es importante establecer mecanismos de orden y clasificación de documentos que permitan no solo un adecuado almacenamiento de los datos, sino también faciliten el acceso a los mismos y eviten así el desorden digital.

De acuerdo con los especialistas de Kodak Alaris, aunque hoy vivimos en un mundo cada vez más digital, lo cierto es que tanto organizaciones como individuos aun recibimos gran cantidad de papel, de la cual se estima que al menos el 80% es inservible, motivo por lo que parte del diseño de una estrategia para ser digitalmente eficientes debe contemplar intercambiar la recepción de documentos físicos por versiones digitales.

Las organizaciones que han hecho de la digitalización inteligente su aliada se encuentran ante el constante reto de lograr que la captura de información no solo sea ágil, sino al mismo tiempo precisa y segura para garantizar que ésta llegue en tiempo y forma a las personas y áreas indicadas.

Bajo este contexto, Kodak Alaris destaca que para evitar el desorden digital es primordial asegurarse de que estamos empleando los equipos adecuados como, son el uso de escáneres de documentos respaldados por servicios integrales ya que cuando la digitalización se opera dentro de un sistema empresarial con flujos de trabajo que requieren ser automatizados, contar con equipos dedicados con servicios de soporte, se vuelve algo fundamental para garantizar el éxito continuo de la migración al mundo digital.

Lo anterior cobra particular relevancia si tomamos en cuenta que dichos equipos se convertirán en el punto coyuntural entre flujos de trabajo, archivos basados en papel y sistemas digitales.

Para satisfacer las diversas necesidades que encontramos en las empresas actualmente Kodak Alaris cuenta con un portafolio integral de soluciones que permiten satisfacer cualquier requerimiento de digitalización.

Sandra Gálvez Marketing Manager Latam de Kodak Alaris destaca: ‘Sin duda la digitalización se ha convertido en la tecnología que está impulsando la competitividad de las empresas a nuevos niveles, permitiendo que sus colaboradores sean parte de procesos automatizados sin importar su ubicación geográfica, es por ello que en Kodak Alaris realizamos un constante esfuerzo de innovación para brindar a nuestros clientes la mejor tecnología en materia de digitalización de documentos’.

Una vez que hemos digitalizado nuestra información es importante considerar los siguientes aspectos para la clasificación de la misma.

• Establezca un método sencillo para nombrar los archivos y utilícelo sin excepciones.
• Incluya en el nombre del archivo el año y palabras clave como «factura» o el nombre de algún área de la empresa con la que guarda relación el documento.
•  Cree una carpeta por año, o por categoría de documentos