¿Cómo hizo el Gobierno Autónomo de Riobamba para convertirse en el municipio más digital de Ecuador?

Con la ayuda de Licencias OnLine y Argosystems, el ente logró mejoras en la eficiencia operativa, la seguridad de los datos y la colaboración interna a partir de migrar su plataforma a la nube de Microsoft. Con esta implementación de Microsoft Office 365, se redujo la cantidad de uso de papel en un 98% y el gasto de horas-hombre en un 60%.

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Riobamba, con autonomía política, administrativa y financiera, está ubicado en la provincia de Chimborazo, en el centro de Ecuador. Como responsable del desarrollo económico, social, cultural y territorial de Riobamba, el municipio debía optimizar el procesamiento, resguardo, actualización y seguridad de la información, pero enfrentaba varios desafíos como la falta de eficiencia, la seguridad, la colaboración y el gasto de papel.

En ese momento, expresaba el Ing. Luis Granja, analista de tecnologías de la información del Municipio: ‘Uno de los grandes retos fue demostrar y convencer a las autoridades de turno de que las herramientas digitales permiten lograr metas y objetivos en menor plazo con eficiencia y efectividad’.

Ante esto, Argosystems, empresa de más de veinte años de historia que brinda soluciones y servicios al desarrollo y difusión de la tecnología informática, promoviendo su uso intensivo para mejorar la productividad y competitividad de sus clientes y uno de los socios más importantes de Licencias OnLine dentro de Ecuador, se acercaron a las autoridades del Gobierno de Riobamba para entender sus necesidades y evaluar proyectos que contemplaban soluciones ya implementadas por el Partner y que habían obtenido resultados favorables en otros clientes.

Joyce Aragón, gerente Comercial de Argosystems, explica: ‘El municipio tenía en claro hacia dónde quería ir: estaba decidido a modernizarse para dar un mejor servicio a los ciudadanos’. Ante este panorama,se sugirió la implementación de Microsoft Office 365 contemplando la migración completa de Zimbra (versión de 2006) a la nueva solución en un plazo de 60 días.

Para empezar, se avanzó con la actualización de usuarios y buzones, e implementar una metodología de adopción y uso de las herramientas instaladas. Se desarrollaron talleres para más de 450 funcionarios donde pudieron ver las facilidades de la nueva plataforma. A su vez, se implementó una solución de gestión documental para poder facilitar y simplificar los accesos a la información.

Licencias OnLine participó activamente en todas las etapas del proyecto, contribuyendo en lo técnico, en lo comercial y en aspectos financieros durante todo el desarrollo del proyecto.  El equipo especializado en Microsoft de LOL en Ecuador estuvo presente en las reuniones estratégicas que definieron los alcances y expectativas del proyecto, aportando:

• Habilitación de un ambiente de Office 365 desde la nube de Azure, que se asemejara a la realidad del cliente teniendo en cuenta que se trataba de un organismo público.
• Despliegue de las demos para que las autoridades experimenten y entiendan cómo funcionan las soluciones sugeridas, como Sharepoint, Exchange, OneDrive, Teams y toda la suite de productos Microsoft O365.
• Desde lo comercial, con el diseño de diferentes posibilidades de escenarios de inversión según los presupuestos disponibles y las necesidades de licenciamiento.
• En conjunto con Argosystems las facilidades de financiaciamiento necesarias para que la implementación avance al ritmo esperado por el cliente.

En este sentido, Carla Pérez, preventa de Licencias OnLine de Microsoft, complementaba: ‘Estamos pendientes de las necesidades del cliente, los acompañamos para que la implementación sea exitosa y facilitamos la tecnología necesaria para abordar sus problemáticas’.

Los resultados

La solución de Microsoft Office 365 dio lugar a un mayor alcance a la estructura digital a nivel institucional, obteniendo:

• Más de 2500 cuentas de correo electrónico; con espacios de buzón de 50 a 100 Gb en comparación a la solución anterior que soportaba menos de 5Gb.
• Alrededor de 10 TB de información generada en repositorios virtuales para el alcance de autoridades y funcionarios, que antes sólo se manejaba a través de documentos impresos.
• Herramientas y sitios de colaboración online en donde comparten archivos y documentaciones de manera inmediata, facilitando la dinámica de trabajo interna y la eficiencia de procesos. 
• Más de 20 servicios Microsoft puestos en producción, para facilitar la operación y comunicación entre empleados y con la comunidad. 
• Varios servicios publicados en la Intranet e Internet, permitiendo el acceso a la información de manera sencilla y universal, cuidando la seguridad de los datos.
• Desde el punto de vista de la operación, el desarrollo implicó mayor productividad y agilidad. Se logró una importante reducción de tiempos y costos: por un lado, bajó 60% del tiempo invertido en reuniones, aplicando el concepto de colaboración en tiempo real y productividad, y se redujo considerablemente la cantidad de uso de papel en un 98%, al digitalizar y centralizar en una única plataforma todo el proceso de registros y seguimiento de los temas tratados.

Al respecto, el Ing. Luis Granja, planteaba: ‘Estas mejoras implican una interacción inmediata entre ciudadanos e institución a través de las comunicaciones y herramientas digitales. A su vez, hemos experimentado mejoras en la eficiencia operativa, la seguridad de los datos y la colaboración interna’.

A futuro, se continuará trabajando en una mayor concientización y cambio de la cultura organizacional dentro del Municipio aprovechando el uso de las herramientas tecnológicas para hacer más eficientes las interacciones internas y mejorar la calidad de atención a los ciudadanos. 

El funcionario anticipaba: ‘La meta a mediano plazo será la utilización de los medios tecnológicos entre los ciudadanos y la institución, en donde se resuelvan sus requerimientos y necesidades, a través de los servicios que brinda la Municipalidad’.

Y Aragón, de Argosystems, agregaba: ‘A partir de esto, existe un interés de las autoridades por continuar mejorando las capacidades y adquirir nuevas tecnologías en tanto quedó demostrado que son herramientas fundamentales para la gestión y administración institucional’.

El proyecto de digitalización en el Municipio de Riobamba se pudo concretar gracias a la apertura y predisposición del organismo, y a la colaboración y contribución consultiva de Argosytems y Licencias OnLine, que pudieron entender la necesidad del cliente con la solución tecnológica indicada.

Con la debida inversión, propuestas, proyectos y capacitación, se podrá transformar el paradigma cotidiano de cara a una nueva forma de ejecutar los procesos, entendiendo que con la tecnología se puede lograr una mejor gestión, optimizando costos e incrementando eficiencia la operacional y la efectividad de los servicios que se provean. 

El expertise de los partners junto a las capacidades consultivas y recursos de Licencias OnLine juegan un papel fundamental para que proyectos vinculados a la innovación tanto en el ámbito público como privado sean exitosos en toda América Latina.