¿Cuáles son las áreas que no pueden quedar afuera de la transformación digital de las PyMEs?

La transformación digital a la que, en plena pandemia, debieron lanzarse aceleradamente las empresas, en particular las pymes, no se detuvo luego de los confinamientos sino que se aceleró, en gran medida para poder dar respuestas a públicos externos e internos, sean clientes, proveedores y colaboradores, demandantes de nuevas experiencias  y mucho más exigentes en relación a la calidad de ellas.

Según la consultora International Data Corporation (IDC), el 50% de las pymes de la región ya son, de alguna manera, digitales. Sin embargo, otra investigación, en este caso del BID, reveló que la mayoría se encuentran todavía en un nivel de madurez tecnológica entre bajo y moderado.

Los especialistas consideran que, más allá del e-commerce, una transformación digital profunda exige involucrar tres áreas claves de las compañías: la facturación, la relación con los proveedores y la gestión de los recursos humanos.

‘Durante la pandemia muchas pymes locales iniciaron un proceso de transformación digital de carácter casi obligatorio, forzadas por las restricciones sanitarias.  El cambio empezó con el armado más o menos rápido de una página para vender por Internet y debió reforzarse, casi en paralelo, con la incorporación acelerada de tecnologías y herramientas para poder funcionar e interactuar, más allá de las ventas pero en conexión directa con ellas, con clientes, proveedores y colaboradores que estaban sujetos a distintos tipos de confinamientos», indica Lorena Comino, CEO y cofounder de Facturante, la startup marplatense especializada en facturación electrónica.

Según Comino, abrir una web con ‘e-commerce’ es apenas un primer paso de un proceso de digitalización que exige virtualizar todos los procesos del negocio, desde la relación con los clientes y la logística  hasta la forma adoptada para relacionarse con los proveedores.

Pero además, advierte: ‘Así como el e-commerce fue el disparador, la facturación electrónica es el puente entre la necesidad de vender por internet y el inicio de un proceso de transformación integral en tanto se trata de una herramienta que abre todo un conjunto de posibilidades que van más allá de documentar los actos de consumo de los clientes’.

Comino explica que el correo electrónico por el que viaja la factura puede convertirse, en sí mismo, en un vehículo de contenidos mediante el que se puede, por ejemplo, fidelizar, haciendo incluso marketing directo a través de productos sugeridos relacionados con la venta que se acaba de generar, entre otras cosas.

La facturación electrónica para el sector de las ventas ha puesto en agenda, a su vez, la necesidad de digitalizar la relación de las pymes con sus proveedores, en la perspectiva de que se trata de dos áreas donde ‘la automatización de una se retroalimenta de la otra haciendo más integral la transformación digital de las compañías’, suma Guillermo Reggiani, socio fundador de CheckPagos, una plataforma que ayuda a las empresas a automatizar el vínculo integral con los proveedores mediante soluciones innovadoras de gestión digital.

Reggiani sostiene que establecer una relación con un proveedor es un paso clave dentro de un complejo proceso de interacciones que requiere ser evolucionado, lo que entre otras cosas implica contar con una herramienta que centralice, gestione y coordine todo el proceso.

En CheckPagos manejan estadísticas que indican que el desorden documental, en particular con facturas, remitos u otros documentos respaldatorios de pagos y operaciones,  su falta de protocolización, la ausencia de una carga eficiente y la falta de seguridad constituyen el 80% de las causas por las que se generan problemas en las operaciones, insumiendo más recursos, tiempo y costos.

Guillermo completa: ‘Contar con procedimientos más seguros, fluidos y con menos errores de los que se generan en la carga manual de las facturas permite, entre otras cosas,  acelerar los procesos internos de toda la operatoria  del negocio’.

Se estima que la carga manual de una factura puede llevar entre 5 y 15 minutos, mientras que con soluciones automatizadas el proceso dura menos de un minuto. ‘Si se tiene en cuenta que una empresa de mediana a grande procesa como piso entre 1000 y 1500 facturas mensuales el ahorro de tiempo y costos es significativo’, precisa.

En línea con esto, una investigación de McKinsey Agile Tribe arrojó que las organizaciones ágiles tienen un 70% de posibilidades de estar en el escalón más alto de salud organizativa, uno de los mejores indicadores de rendimiento a largo plazo.

Todo esto empalma con la necesidad, cada vez más apremiante, de que el comercio agilice los tiempos de entrega de los productos, mejorando la experiencia de compra de los clientes.

Tanto Comino como Reggiani coinciden, además, en que la transformación digital conlleva, no solo una reducción de los costos operativos, sino también un mayor cuidado del medio ambiente evitando papeles y también el error humano. 

‘La transformación digital basada en procesos de automatización optimiza el rendimiento y permite una mejor gestión de los tiempos. Sin embargo, esta digitalización no relativiza de ningún modo el papel de los colaboradores, sino que, al contrario, realza su valor, ya que la revolución cultural interna al que propenden los procesos de transformación digital necesita que todos los integrantes de la compañía estén, como nunca, a gusto y alineados con la visión y misión del negocio’, aporta, por su parte, Francisco Costa, CEO y cofundador de Uaaloo, plataforma que provee a las empresas de distintas soluciones para un departamento de recursos humanos 3.0.

Uaaloo es un software cloud que permite digitalizar la gestión de Recursos Humanos, diseñado para pymes y startups, para que puedan ahorrar hasta un 60% de tiempo de gestión con mejores resultados.

La solución  automatiza todas las tareas del área,  como Gestión de Vacaciones y ausencias, Reclutamiento, Gestión de Entregas, Organigrama, Feedback, Capacitaciones, Gestión del Tiempo, Compliance, encuestas, métricas y más. 

Inclusive, permite a los colaboradores autogestionar muchas de estas tareas, aumentando la motivación y aliviando a la administración. Como centraliza todo en la nube, los colaboradores pueden hacer todo  en tiempo real desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

Costa explica que el mundo pyme necesita en forma urgente incluir, dentro de su agenda de transformación digital, la gestión de los recursos humanos, ya que, en forma cada vez más creciente, la gestión inteligente del capital humano es lo que realmente marcará la diferencia en las organizaciones.

En este caso también la pandemia marcó un antes y un después. Costa recuerda: ‘En el contexto de las cuarentenas, la implementación del trabajo híbrido como el remoto desafió a las empresas a sostener y acrecentar los vínculos con sus colaboradores mediante nuevas herramientas de comunicación e interacción’.

Agrega: ‘Este fenómeno no se detuvo en la pos pandemia, en  tanto se ha hecho cada vez más evidente que un empleado feliz será quien consiga que los clientes sean felices, ya que una vez que los colaboradores no deban preocuparse por sus condiciones laborales, pueden desplegar su energía en detectar oportunidades de mejora y brindar valor a los clientes de la propia empresa’.

Tanto Costa, como Comino y Reggiani comparten la idea de que las pymes, que proveen el 85% de los puestos laborales en la Argentina, no pueden quedar fuera de la agenda de innovaciones que propone la digitalización.

Están de acuerdo, además, en que las firmas que no avancen por este camino se arriesgan a quedar presas de la improductividad y las tareas inútiles, pero sobre todo propiciarán malas experiencias entre los trabajadores, pérdida de colaboradores y en desventaja frente a su competencia.