Datos imprescindibles para la implementación de la nómina electrónica
En Latinoamérica se pudo evidenciar el creciente auge de la digitalización, el estudio Índice de Madurez Digital Virtus, indica que en Colombia, el 77% de las grandes empresas y 82% de las startups se han apalancado de la coyuntura COVID-19 para impulsar con más fuerza la transformación digital.
Ahora bien, los procesos y las actividades regulatorias del Gobierno Nacional han optado por digitalizarse al igual que las empresas. Por ejemplo, a través de la Resolución 000037 de la Dian de agosto del 2021 la nómina electrónica es una realidad. En el país hay cerca de 33.000 organizaciones habilitadas para realizar este proceso digitalmente, las compañías con la mayor participación, aproximadamente 15.236 ya están habilitadas y son las que cuentan una nómina de entre 11 y 100 empleados.
Se debe mencionar que las pequeñas y medianas empresas tienen un papel fundamental dentro de la adaptación de la nómina digital ya que generan más del 79% de los empleos en Colombia y representan más de 99.6% de las compañías en el país según la ANIF.
Cabe resaltar que la transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica tiene múltiples beneficios, como:
- Optimización de los tiempos en los procesos: Con la implementación de un software es posible que las organizaciones pueden liquidar la nómina mucho más rápido debido a que todos los procesos manuales se encuentran digitalizados, y es posible tener una trazabilidad de estos en cuestión de segundos, asimismo, se reduce el margen de errores que pueden ocurrir en el proceso.
- Digitalización: Esta información al estar en el ecosistema digital puede adaptarse o modificarse con más facilidad si la regulación lo requiere y de esta manera estar al día con todos los requerimientos que las entidades de control soliciten. Asimismo, podrán generar pagos automáticos de su nómina ya que el software está integrado con la banca colombiana. También permite mantener actualizada la información de loscostos, deducciones e impuestos descontables reportados a la Dian.
- Infraestructura de TI accesible: Las empresas tendrán la facilidad que desde en cualquier horario o lugar podrán consultar o liquidar la nómina, por ende, los costos de implementación de este software no son altos, también el precio depende de la cantidad de colaboradores que la empresa y el tipo de funcionalidades que incluya la solución.
Se debe agregar que esta herramienta tecnológica le permite garantía de visibilidad y entrega de los diferentes estados de la factura y confirmación de recepción por parte del usuario, más transparencia en la relación entre clientes y proveedores, optimizar los tiempos de tramitación, mejor flujo de caja, y la entrega inmediata de facturas permite acortar el plazo de pago, mejorando la liquidez de las organizaciones.
Actualmente la expedición de la nómina electrónica es una obligación, en este panorama se encuentran compañías como Softland que acompaña el proceso de digitalización y se convierte en un aliado estratégico para las empresas colombianas, tal como lo comenta Carlos Gaviria, director General de Sofland Colombia: ‘El acompañamiento, asesoramiento e implementación de soluciones debe ser integral, la nómina digital sólo es un capítulo dentro del camino de la digitalización. Nuestra misión es transformar procesos de manera escalable que responda a las necesidades de hoy y a los objetivos de negocio de cada compañía con la que trabajamos’.
Sin importar el tamaño de la organización la digitalización en las empresas colombianas inició su curso desde procesos administrativos como la nómina hasta estrategias de trabajo remoto. Hoy en el país ya existen nuevas tecnologías para reforzar el talento humano, contratar más personal, y hacer todo un movimiento administrativo frente a lo laboral, promoviendo que las personas y organizaciones se actualicen, principalmente en la implementación de solución digital.
