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EmBlue confía en HansaWorld para apuntalar su regionalización

EmBlue es una agencia de marketing internacional originaria de Argentina que brinda a sus clientes soluciones de marketing de cualquier escala; desde simples campañas de correo electrónico hasta complejas estrategias de marketing.

EmBlue valora un enfoque individual con cada cliente. Con 15 oficinas en seis países diferentes y soporte técnico en español y portugués, la empresa se asegura de que cada cliente tenga un representante local.

¿Cómo mantenerse al tanto de los procesos comerciales en un entorno multinacional?

El Reto

CAT

Con un servicio de alta calidad y la satisfacción del cliente, emBlue está experimentando un rápido crecimiento. Rápidamente superó el mercado argentino y comenzó una expansión internacional a Colombia.

El personal de administración en ese momento se dio cuenta de que el creciente número de clientes, y también de documentos, les exigía establecer procesos más efectivos en la empresa. Por lo tanto, emBlue comenzó a buscar un software ERP para satisfacer sus crecientes necesidades.

Explica la gerente de administración de emBlue, Andrea Silva, que ellos necesitaban un software que ayudara a crear y enviar facturas de una manera más rápida y eficiente, ‘porque la cantidad de las mismas estaba creciendo’.

La expansión internacional planteó otro requisito clave para el nuevo software ERP; tenía que ser eficiente en un entorno de varios países y permitir que la empresa almacenara todos sus datos en una única base de datos centralizada. Esto se volvió cada vez más importante a medida que emBlue planeaba expandirse a Perú, Chile, México y los EE. UU.

Andrea agrega: ‘Buscábamos un software que nos permitiera unificar procesos en todas nuestras subsidiarias. Esto, a su vez, requería especificaciones debido a la localización para cada país’.

Aparte de las obvias diferencias de hacer negocios entre diferentes países; Diferentes monedas, sistemas tributarios y regulaciones comerciales, en América Latina, la facturación electrónica fue uno de los mayores desafíos.

El hecho es que los diferentes países tienen enfoques muy diferentes para la facturación electrónica. Por ejemplo, en Argentina, las facturas electrónicas deben registrarse directamente a través de la autoridad fiscal, mientras que en Chile pasan primero por un tercero. Por lo tanto, no había demasiados softwares ERP disponibles que tuvieran todas las localizaciones necesarias para negocios internacionales como emBlue en América Latina y Centroamérica.

La solución

EmBlue eligió a HansaWorld como su proveedor de software ERP. Standard ERP cumplió con todos sus requisitos y proporcionó localización y soporte.

GoLive y Analysis Tech, partners de HansaWorld, se encargaron del proceso de implementación. Abarcó la facturación, los recibos, los pagos y las compras. Como resultado, todos estos procesos se han vuelto más eficientes y sistematizados. Antes, el personal de emBlue creaba archivos PDF para cada factura y los adjuntaba a correos electrónicos que luego se enviaban manualmente a cada cliente, esto multiplicado por cientos de facturas en cada oficina local por mes, resultó un ahorro de tiempo significativo. Ahora, el proceso está completamente automatizado y las facturas se emiten y envían con un solo click con sus versiones en PDF adjuntas.

Las facturas pendientes ya no son una molestia. En lugar de verificar cada factura, se ejecuta un mantenimiento mensual y Standard ERP encuentra todas las facturas pendientes y envía automáticamente recordatorios por correo electrónico a los clientes.

La implementación original, que incluía la integración con un software de contratos especializado, tomó dos meses. Dado que emBlue sigue creciendo rápidamente, ahora se están agregando nuevos países mucho más rápido.

Andrea está feliz con el resultado: ‘Con la ayuda de Standard ERP, hemos establecido un control total sobre nuestras oficinas internacionales, optimizamos los procesos y aumentamos la eficiencia. Ha tenido un gran impacto en nuestro desempeño comercial’.

EmBlue utiliza el servicio de hosting de HansaWorld, lo que significa que su software ERP se encuentra en servidores cloud. Esto garantiza un hosting seguro y flexible que es fácil de administrar y elimina la necesidad de un administrador del sistemas interno o un proveedor de hosting externo.

Resultados óptimos, capacidad multinacional, mayores ganancias

El futuro parece prometedor para Andrea a medida que emBlue sigue creciendo, ‘Estamos planeando establecer presencia en más países de América Latina, abrir más oficinas y atraer miles de nuevos clientes. HansaWorld nos acompañará en este proceso’.

Mientras tanto, Standard ERP también mejora constantemente. La integración con el proveedor de automatización de pagos y recibos, MercadoPago, está en pleno progreso. Con esta integración, los clientes de emBlue podrán pagar sus facturas directamente desde el correo electrónico.

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