La nueva era de la digitalización y optimización en la gestión de documentos

La base de una transformación digital en un cambio tecnológico, cultural y de los procesos en las organizaciones. Este cambio de paradigma ayuda a las empresas manteniéndolas en un futuro tecnológico más avanzado y se basa fundamentalmente en un cambio cultural, tecnológico y de los procesos en las empresas; este concepto se puede definir como la integración de las nuevas tecnologías en todas las áreas de una empresa para cambiar su forma de funcionar. El objetivo es optimizar los procesos, mejorar su competitividad y ofrecer un nuevo valor añadido a sus clientes.

En base a esta premisa Soaint, una compañía global con presencia en 10 países, analiza el impacto estratégico aportando la visión necesaria para la evaluación, planificación, adecuación y despliegue de tecnologías emergentes.

Para Edwin Rozo, director General y Corporativo de Soaint Colombia, tendencias como analytics, blockchain e inteligencia artificial van en aumento y la mayor necesidad hoy en día de las empresas es evaluar cómo cuidar adecuadamente los equipos empresariales y como pueden ser más ágiles en un panorama tecnológico en crecimiento.

Afirma el ejecutivo: ‘En un panorama digital, Soaint está desarrollando soluciones en cloud con tecnología y flexibilidad digital, para atender las necesidades de las empresas. El foco principal es la agilidad en los datos y como estos mismos se pueden integrar, para si obtener siempre la información disponible independientemente en donde esté ubicada’.

Ante esta necesidad digital en las empresas, el pasado mes de enero el Gobierno nacional, a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), expidió el Decreto 088 del 24 enero de 2022, que establece los lineamientos, plazos y condiciones para la digitalización y automatización de trámites, esto quiere decir que el MinTIC formula los lineamientos para que las autoridades faciliten, agilicen y garanticen el acceso a los trámites mediante medios digitales.

Por ende, quienes deberán cumplir con este decreto son las autoridades de la Rama Ejecutiva del nivel nacional y territorial, y los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas, que tengan trámites y otros procedimientos administrativos o servicios de consulta de acceso a información pública.

Con base en el decreto, la digitalización y automatización de los trámites se llevará a cabo de manera gradual; es decir, todos estos se dividirán en tres bloques o grupos. Inicialmente se realizará la transición del 30% de los trámites; posteriormente, del 30% y finalmente, del 40%. Es necesario precisar que, los entregables serán determinados por cada entidad a partir de un ejercicio de priorización basado en el nivel de demanda de los mismos. Teniendo en cuenta que no todos los trámites tienen la misma demanda ni complejidad, y que no todas las entidades tienen la misma cantidad de trámites, se desarrolló un método de estimación que permite asignar plazos diferenciales a las entidades en función de la cantidad de trámites, el desempeño institucional, el nivel de demanda y complejidad de sus trámites, la evolución de la tecnología y las características socioeconómicas de los municipios en donde operan las entidades.

Para lograr esos avances fundamentales y decretados por el gobierno nacional, Soaint desarrolló Soadoc, una solución multiplataforma diseñada para lograr una verdadera transformación digital en la gestión de la información y aumentar la productividad de los procesos de negocio. Según Edwin, el proceso de Soadoc es automatizado y se integra con las entidades certificadoras de documentos en trámites como la firma digital y la conservación de documentos electrónicos, que además brindan una mayor validez jurídica gracias al apoyo de estas entidades. Adicionalmente esta solución busca la eficiencia en las tareas, seguridad y optimización de los tiempos en beneficio de los ciudadanos.

Entre las características y beneficios de la solución se pueden encontrar las siguientes:

• Facilita el desarrollo de la cultura “Cero Papel”
• Reduce costos futuros de licenciamiento para nuevos usuarios.
• Reduce los costos y tiempos en la administración y procesamiento de la Gestión Documental.
• Facilita el cumplimiento normativo de la Gestión documental.
• Minimiza los riesgos legales asociados a respuestas fuera de tiempo por vencimiento de términos.
• Disminuye los tiempos de respuesta en las comunicaciones y toma de decisión hacia el cliente.
• Estandariza la operación documental de los procesos
• Capacidad y flexibilidad para integrar y escalar a nuevos desarrollos, procesos y reglas de negocios.
• Búsquedas de contenido de grandes volúmenes de documentos y expedientes electrónicos.
• Gestiona las comunicaciones hacía los clientes a partir de la información del proceso documental.

Finaliza: ‘En Soaint apoyamos a las empresas, son aliados estratégicos y ese acompañamiento los ayudamos a innovar y transformar sus procesos internos con soluciones en base a las necesidades de negocios’.