La transformación digital y la digitalización de documentos: clave para la eficiencia empresarial en tiempos actuales
En los tiempos actuales, las organizaciones se enfrentan a la necesidad de ser más ágiles y precisas en la captura y distribución de información, tanto interna como externamente. La transformación digital es un proceso que lleva tiempo, pero según los expertos de Kodak Alaris, sus beneficios a corto, mediano y largo plazo suelen convertirse en ventajas competitivas para aquellas organizaciones que dan el salto hacia la digitalización.
La digitalización no se limita solo a la migración de datos físicos en papel a formato digital, sino que también implica un paso hacia lo digital en diversas áreas de la empresa. Una de las primeras ventajas que llegan con la digitalización es el concepto de ‘paperless’ (sin papel). Al emplear escáneres profesionales, las organizaciones reducen costos de consumibles y liberan espacio en la oficina al no depender tanto de documentos físicos. Además, experimentan un nuevo nivel de interacción con clientes y proveedores al convertirse en una entidad cuyos documentos son digitales.
Según los expertos de Kodak Alaris, la digitalización de documentos es solo el comienzo. Una vez que una empresa se convierte en una ‘Paperless Office’ (oficina sin papel), la inteligencia de negocio comienza a tomar forma con la implementación de documentos inteligentes y la captura distribuida.
En el escenario de recuperación económica del año 2023, con una América Latina que ha vuelto a la normalidad, se estima que al menos el 77% de las empresas en la región ha reconocido la necesidad de digitalizar hasta un 50% de su documentación. Como resultado, han comenzado a adoptar nuevas soluciones tecnológicas que integran hardware y software para dar el paso hacia la digitalización.
Sandra Gálvez, Marketing Latam Manager de Kodak Alaris, destaca: ‘Estamos convencidos de que la digitalización de documentos lleva a las organizaciones a un nuevo nivel de eficiencia y trascendencia como nunca antes. La transformación digital es parte de las consecuencias positivas que experimentará toda la organización, insertándose en el mundo global con gran competitividad’.
Dentro de este contexto, la digitalización de documentos y sus beneficios se vuelven relevantes para marcar la diferencia entre las empresas que han abrazado la transformación digital y aquellas que aún lo están considerando. Sin embargo, los beneficios no se detienen ahí. Una vez que una organización integra la digitalización como parte de su estrategia corporativa, los retornos de inversión se hacen palpables y la compañía adquiere agilidad para encontrar y distribuir información tanto interna como externamente.
Además, la gestión de información mejora significativamente al volverse más rápida, precisa y reducir los tiempos de respuesta con clientes y proveedores. Es importante destacar que estos beneficios no se logran utilizando equipos multifuncionales, ya que la diferencia fundamental entre escanear y digitalizar radica en que, en la digitalización con escáneres profesionales, se convierte el texto físico en un formato editable, reconocido por su contenido mediante inteligencia artificial, metadatos y tecnología de mejora de imagen. Esto facilita la consulta, edición y distribución futura de los documentos.
El resultado de migrar hacia la digitalización inteligente es una empresa más inteligente, conectada y con capacidad de adaptarse a las necesidades del mercado. La transformación digital se convierte en un camino hacia la eficiencia y la trascendencia empresarial en un mundo cada vez más global y competitivo.
