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Optimizando el manejo de documentos

Hoy más que nunca las ventajas de la digitalización están abarcando cada vez más sectores productivos de la economía a nivel global. Lo que comenzó como una tecnología preferentemente utilizada solo en oficinas ha ido cobrando mayor presencia en áreas administrativas y de procesos clave de diversos sectores que hoy por hoy han encontrado en la gestión digital de información numerosas ventajas para agilizar sus procesos, ser más eficientes y entrar de lleno al mundo globalizado.

Sin duda uno de los principales obstáculos a vencer en organizaciones con una gran cantidad de documentos es el relacionado al manejo, búsqueda y distribución de información que en el caso de instituciones bancarias es el relacionado con información contable y general de los clientes.

Es justamente en esta coyuntura donde encontramos que una de las principales instituciones financieras de El Salvador al darse cuenta del gran volumen de documentos e información que diariamente debía procesar con relación a sus clientes optó por la implementación de tecnología de captura inteligente que permitieran a la institución eficientizar sus procesos en relación al manejo de documentación general y de contabilidad del banco, para el tratamiento diario de aproximadamente 40,000 documentos.

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El manejo de tal cantidad de documentos e imágenes que representaba no solo un enorme reto administrativo para la organización sino también para mejorar sus tiempos de respuestas sobre todo para clientes del sector campesino quien requería mejorar sus tiempos de respuesta a cuentahabientes.

Hasta antes de la implementación de esta tecnología dicha institución digitalizaba sus documentos con equipos de microfilmación RELIANT 750, Kodak Imagelink Microimagen 30 y Procesadora Prostar II, Lectores PC80 CANON y aunque si bien es cierto que estos equipos funcionaban bien, los costos de los insumos utilizados en el proceso eran muy elevados, derivando en la necesidad de avanzar sobre una renovación de los dispositivos instalados con el fin de optimizar costos operativos.

Para afrontar los retos de la enorme demanda de documentos e imágenes por digitalizar, la organización solicitó la asesoría de los expertos de Kodak Alaris, quienes recomendaron la integración de nuevos  escáneresprofesionales para facilitar la digitalización de grandes volúmenes de documentación contables, así como de otros orígenes del banco, logrando una mejora significativa en la eficiencia de búsqueda de información al tiempo de que se lograra la reducción de los costos relacionados con del procesamiento de digitalización, al mismo tiempo que hacer más eficiente la gestión de los documentos, mejorando la clasificación e identificación de los mismos por: tipo, fecha y agencia generadora.

A través de su socio de negocios en El Salvador, Kodak Alaris ofreció a la institución bancaria una solución conformada por escáneres i5200y software Capture Pro AutoImport. De esta manera el procesamiento consiste en colocar físicamente separadores impresos con códigos de barras, digitalizando y enviando las imágenes a un servidor central del banco donde el software es el responsable de monitorear las carpetas y clasifica los documentos, respectivamente.

Posteriormente a este proceso, las imágenes generadas de los documentos digitalizados y clasificados son procesadas en conjunto con archivos planos, que son cargados al sistema de gestión documental disponible en la institución.

Beneficios obtenidos

Como resultado de esta implementación la solución integral conformada por varios elementos, no solo permite eficiencia en los procesos, sino que por automático puede impulsar mejoras en otros aspectos del negocio. Tal es el caso del banco que además de reducir los costos del proceso de captura de los documentos, al dejar de usar equipos de microfilmación, también permitió una búsqueda de los documentos de alta prioridad de forma fácil, rápida y colaborativa, al estar disponible para varios colaboradores gracias al gestor documental.

Las soluciones de digitalización de Kodak Alaris permitieron a esta empresa prestar servicios financieros inclusivos y sostenibles que facilitan el desarrollo propio y de la sociedad, sin descuidar el medio ambiente.  

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