¿Por qué adquirir un sistema de software ERP en tiempos de gran complejidad económica?

El mundo atraviesa por un contexto económico incierto, de gran complejidad económica y marcado por los altos niveles inflacionarios en los diversos mercados, que desde luego genera un impacto negativo en la actividad empresarial, industrial y en la cadena de suministro.

En Colombia, por ejemplo, la variación anual del IPC fue de 9.67% en junio, es decir 6.04% más que en el mismo mes del año anterior. La variación mensual de dicho índice fue de 0.51%, la más alta en 18 años. El mismo mes del año previo, esa variación fue de -0.05%.

En otros mercados de Latinoamérica, como en México, el índice de precios al consumidor (IPC) se situó en 7.88% en la primera mitad de junio, su mayor nivel desde enero de 2001. Datos de la Secretaría de Hacienda indican que los precios de los productos que se han visto más afectados durante el año han sido los artículos de la canasta básica y algunos servicios como la electricidad.

Actualmente las empresas enfrentan el reto de mitigar el impacto negativo que el alza en el precio de los productos e insumos genera. Este incremento aumenta los costos de las materias primas y proveedores, lo que aumenta el riesgo de afectar al margen de ganancia. Además, implica consecuencias en el aspecto salarial y en la rotación de personal, ya que los colaboradores ven afectado directamente su poder adquisitivo.

Por lo tanto, la selección e implementación de un ERP de gestión empresarial tiene más sentido que nunca para las empresas, ya que la necesidad de optimizar operaciones, reducir costos y disminuir los tiempos de operación, se vuelve más latente que nunca.

Beneficios de un sistema ERP para las empresas

De acuerdo con Technology Evaluation Centers (TEC), la selección y adopción de un sistema de ERP ayuda a eliminar los silos de información dentro de las empresas, lo que permite una mayor transparencia y mejor fluidez de datos en cada área, así como la optimización de recursos para agilizar la operación de la empresa y una mejor toma de decisiones orientada a resultados.

Del mismo modo, la selección y adopción de una solución de ERP ayuda a reducir o eliminar procesos manuales y aumentar su eficiencia, desde la captura de datos hasta la gestión y asignación de recursos. En lugar de destinar demasiadas horas a los colaboradores para realizar estas tareas de forma manual, es posible, con el apoyo del software, optimizar los procesos del negocio e incluso utilizar tecnología de punta como la inteligencia artificial para lograr procesos totalmente automatizados.

La adecuada selección de un sistema de ERP permite mejorar la integración de datos para lograr una operación corporativa más eficiente y transparente, ya que permite realizar los procesos administrativos en un solo sistema, en lugar de utilizar varios. De ese modo, se genera una mejor gestión y control de recursos tanto humanos como materiales; por ejemplo, la asignación de herramientas y maquinaria, programación de mantenimiento de activos, entre otros.

Es importante que mencionar que cuando el ERP está basado en la nube, esto puede acarrear ahorros potenciales para las compañías en, materia de actualizaciones y mantenimiento del sistema, ya que automáticamente se actualiza a la última versión disponible, lo que garantiza las herramientas y características más recientes siempre, sin tener que adquirir nuevas licencias.

Importancia de asesorarse antes de la implementación de un ERP

Una inversión en un software ERP requiere de unos recursos importantes, por lo que no debe hacerse a la ligera, es importante que las empresas acudan a compañías especializadas que las acompañen durante la evaluación y selección de cualquier tipo de software empresarial.

Hacerlo con un asesoramiento de este tipo es crucial, sobre todo considerando que el 50% de las implementaciones de ERP fallan en el primer intento, además de que el 30% tardan más tiempo del que originalmente se tenía estipulado, y el 65% de las veces el presupuesto originalmente destinado se incrementa.

Algunas empresas consideran que pueden ahorrar tiempo gracias al software de gestión empresarial, no obstante, la elección ‘a ciegas’ de la plataforma necesaria puede generar más afectaciones que beneficios, por lo que este proceso se debe hacer cuidadosamente, tras haber estudiado e investigado a profundidad las diversas opciones disponibles, y acompañado de una empresa especialista en la evaluación y selección de software.

Por ello, contar con la asesoría imparcial de una compañía, que cuente con bases de datos, especialistas del sector tecnológico y las diferentes industrias, además de una plataforma confiable con insignes que orienten a la empresa al momento de decidir qué tecnología comprará, se vuelve fundamental.

De acuerdo con Jorge García, analista Principal de Inteligencia de Negocios y Gestión de Datos de TEC, la compañía ofrece una gama de productos y servicios que van desde la planificación, evaluación y selección de software empresarial, hasta la revisión de contratos, negociación de precios y supervisión de la implementación.

Profundiza García: ‘En el año 2007 tuvimos la primera oportunidad de trabajar con una empresa colombiana. A partir de entonces hemos contado con la confianza de otras compañías en el país para apoyarlos con sus proyectos de evaluación y selección de software. Colombia es una de las economías más fuertes de la región y como país tiene una mentalidad más abierta a la innovación tecnológica. Además, como en TEC contamos con personal originario de Colombia nos es más fácil comunicarnos, entender y atender las necesidades de las empresas’.

Actualmente, la organización no tiene partners, pero trabaja con consultores locales en una base de proyecto por proyecto, llegando a las empresas, con un equipo local que los apoya en cuestiones de marketing, lo que les permite dar a conocer sus servicios de manera sencilla y eficiente.

Sus productos y servicios no están limitados a un solo tipo de empresa o industria y su base de clientes abarca desde empresas pequeñas hasta empresas muy grandes en prácticamente todo tipo de industria.

En relación a cuánto tiempo tarda TEC en realizar una evaluación de las necesidades que puedantener las empresas García señaló que evaluar las necesidades de una empresa puede llevar de 1 a 3 semanas, ‘dependiendo del tamaño de la empresa, el tipo de software que quiere adquirir y el alcance del proyecto’.

TEC espera tener para este año un crecimiento de entre 10 y 15%.