Por Andrés Haedo, gerente de Producto & Marketing, de SISEM
En las conversaciones con nuestros clientes, es frecuente encontrar consultas vinculadas a las mejores prácticas en materia de previsiones legales. En un contexto donde cada empresa tiene sus propias reglas, nuestra experiencia apunta a construir y adaptar las necesidades de la organización para que logren los objetivos. Así, nos enfrentamos a los desafíos de poder proponer las mejores prácticas que, en más de 20 años de experiencia, hemos ido desarrollando en esta materia.
Hacia un esquema estándar con software de gestión
Manejar la incertidumbre relativa a una amenaza, nos zambulle en el mundo de la gestión de riesgos. La gestión de estimar previsiones contables sobre juicios, en casos extrajudiciales o reclamos, se enmarca dentro del universo más amplio de la gestión de Riesgos.
De esta forma hemos trabajado para brindar una solución estandarizada que permita rápidamente hacer foco y encontrar soluciones simples, y que al mismo tiempo cumpla con los estándares de las organizaciones, de las auditorias y del mercado.
Por eso, a la hora de gestionar previsiones, proponemos los siguientes aspectos a considerar:
- Generalmente este tipo de funcionalidad se aplica a procesos, los cuales transcurren en un lapso de tiempo y es necesario la realización de cálculos automáticos para mantener los valores de los montos actualizados.
- En este contexto, para la generación de las Estimaciones que realiza la compañía, las cuales pueden ajustar los montos en forma Automática, se procederá según la actualización de montos automatizada y aportada por la aplicación JxNet.
- Luego a través de un WorkFlow para la Aprobación de las Estimaciones de los Operadores, se requiere que estas impacten en la información del caso.
- Con el motivo de poder evaluar los cambios en el Previsionamiento de los asuntos judiciales, se mantiene un registro Histórico de estos Valores, los cuales se actualizan en forma diaria hasta tanto se registre la finalización del Cálculo.
- Este módulo trabaja en conjunto con el de Pagos Judiciales para realizar los Descuentos correspondientes del Monto Previsionado.
- Finalmente, las Previsiones legales con sus períodos requieren ser informadas a Contabilidad o Finanzas, mediante la obtención de información de calidad en forma rápida para los operadores.
Simple, pero eficaz. Articular estos elementos proporciona un esquema seguro de gestión de previsiones.
Los beneficios
A la hora de mencionar los beneficios de implementar un esquema de Previsionamiento fiable podemos reconocer, en primer lugar, la optimización de los recursos económicos destinados a la cobertura de contingencias
Cuando se previsiona en forma correcta, lo primero que se desprende es un mejor manejo de los recursos económicos y financieros.
Pero también aparecen múltiples beneficios, como ser el cumplimiento de trazabilidad frente a normativas y auditorias, la construcción de la historia y evolución de las previsiones en el tiempo, la autoría de cada estimación y de la aprobación de la misma.
Todo esto sin olvidar uno de los aspectos más trascendentales para el departamento legal corporativo, la generación de valor, dentro de la organización.
Gestionando eficientemente, generamos valor; y esto implica beneficios, tanto para la organización, como para el departamento legal.
Más allá de la incertidumbre
En el ámbito legal, el mundo de los abogados suele estar plagado de aspectos desconocidos para el común de las personas. Lo mismo sucede entre las áreas de las empresas que interactúan con legales, por ello en la medida en que se logra una mayor integración se logra transparencia y confianza.
Los esquemas de previsiones automatizados posibilitan la generación de puentes comunicaciones en las empresas, favoreciendo el trabajo integrado y en equipo.
Dar previsibilidad contable a los litigios, hace superar la incertidumbre, genera confianza en la gestión y garantiza un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles; tanto humanos como tecnológicos y económicos.
