Soluciones digitales de Ricoh transforman el procesamiento de facturas y pagos
Los desafíos contemporáneos a los que se enfrentan los departamentos de finanzas y contabilidad, como el procesamiento de facturas, el seguimiento de cambios fiscales y normativos, así como la gestión de equipos remotos, encuentran respuestas sólidas en las innovadoras soluciones de Ricoh.
Optimización de la Eficiencia en el Procesamiento de Facturas:
Uno de los problemas clave en la gestión financiera es la entrada manual de datos, que no solo consume tiempo sino que también aumenta la posibilidad de errores. Incluso cuando se utilizan sistemas como Google Drive o SharePoint, no se logra aprovechar al máximo los beneficios de la digitalización.
La entrada manual de datos se transforma con la integración del software de contabilidad o ERP con un sistema de administración de documentos. Los procesos digitales eliminan la necesidad de ingresar datos repetidamente, lo que ahorra tiempo y reduce la probabilidad de errores. Además, se logra un repositorio de documentos centralizado con búsqueda ampliada, mejorando la escalabilidad y la eficiencia a medida que la empresa crece.
Automatización de Procesos y Flujos de Trabajo:
La existencia de procesos no documentados y dependientes del conocimiento individual es un desafío común en muchas organizaciones. La partida de un empleado clave puede desencadenar problemas. La automatización de procesos a través de sistemas de gestión de documentos garantiza que los flujos de trabajo estén definidos y regulados, evitando la dependencia de conocimiento individual. Los registros de auditoría aseguran el seguimiento de las actividades, cumpliendo con las reglas establecidas por la administración.
Gestión Eficiente de Plazos y Pagos:
El retraso en el procesamiento de facturas puede generar multas, retenciones de crédito y demoras en entregas. Por otro lado, los descuentos por pagos tempranos se pierden. Soluciones digitales reducen drásticamente el tiempo entre la recepción, aprobación y pago de facturas. El sistema automatiza seguimiento de fechas de vencimiento, envío de recordatorios, y ruteo de facturas, incluso en situaciones de aprobador ausente.
Eficiencia en Auditorías y Cumplimiento:
La preparación para auditorías puede ser un proceso arduo y estresante en sistemas basados en papel. La digitalización simplifica la organización de archivos y documentos, facilitando la compartición segura y rápida con auditores. Los documentos están resguardados en un sistema seguro, asegurando la precisión y accesibilidad requeridas durante las auditorías.
