Ventajas de la digitalización de documentos que salvarán la vida de una empresa

Darclic sobre un archivo y luego guardar. Dos pasos muy sencillos que profesionales y trabajadores llevan a cabo todo el tiempo, tanto que se ha convertido en un proceso automático y ‘sencillo’ para almacenar cualquier documento. Sin embargo, para muchos se trata en un problema difícil de arreglar. Ahí justo, es cuando surge la famosa frase: ¿En qué carpeta guardé este documento?

Cada persona tiene una manera de trabajar y almacenar sus documentos, pero existen herramientas que facilitan este proceso y, además, ¿quién no quisiera quitarse ese peso de encima? Pero hoy en día, las aplicaciones y plataformas diseñadas para mejorar la gestión documental reconocen las necesidades de facilidad, seguridad y practicidad, que ofrecen cómodos espacios en la nube para guardar gigas enteras de documentación.

Darío Llorente, Head of Latam Channel Sales en Adobe, explica: ‘Los entornos de flujos de trabajo en procesos manuales en papel que se transforman a digital, ganan eficiencia y seguridad de forma inmediata. Esto es un proceso que requiere planeación y ejecución, y depende del tamaño de la empresa la complejidad de este proceso’.

Una encuesta encargada por Adobe, en 2021, reveló que el 72% de los líderes empresariales y de TI creen que los documentos digitales mantienen la continuidad del negocio en circunstancias vulnerables. Además, un 56% de ellos, considera que acelerar los procesos de digitalización de documentos es uno de los mayores desafíos de una organización para mantener su continuidad. Por esto, Adobe presenta 6 ventajas que brinda Document Cloud, que las empresas y los usuarios pueden conocer y disfrutar de la mejor manera:

• Gestión en la nube: cualquier documento, sea o no PDF, quedará almacenado en una nube a la que solo tú y las personas a las que des acceso directo pueden editar, firmar, intervenir o simplemente leer, sin hacer ningún tipo de cambio y desde cualquier lugar.
• Seguridad: sólo podrán tener acceso a los documentos el creador de estos y a quienes esta persona haya autorizado. Los protocolos de Document Cloud, por ejemplo, son sencillos pero muy seguros, los flujos de trabajo funcionarán con total respaldo.
• Edición desde cualquier dispositivo: con estas plataformas los celulares, tabletas y computadores funcionan perfectamente para editar cualquier documento.
• No todo el equipo de trabajo necesita la misma solución: no hay problema si necesitas que alguien edite un documento o firme digitalmente y no tiene la aplicación. Éste podrá, a través de una contraseña, ingresar de manera sencilla a los documentos a los que des acceso y listo, podrá editarlo, leerlo o firmarlo, dependiendo de lo que le permitas hacer.
• Fusión de documentos: los procesos en una empresa mejorarán sustancialmente al poder integrar documentos editados por personas distintas. Así se evitarán reprocesos como transcribir un documento o perder información sensible o importante.
• Digitalización: ya no es necesario que algunos de los colaboradores más operativos dediquen horas transcribiendo cada documento. Gracias a Adobe Document Cloud se podrá editar en línea cualquier documento físico y sumarlo a flujos de trabajo eficientes y optimizados.

Concluye Darío Llorente: ‘La gestión de documentos digitales se ha convertido en una parte esencial de los procesos de automatización y eficiencia, que ayudan a fortalecer la experiencia de usuario y a mejorar cada vez más la experiencia de los clientes, esto es lo que al final generará lealtad, diferenciación y fidelidad en el mercado’.