XUBIO: IA que importa comprobantes en pocos segundos

La Inteligencia Artificial se puede utilizar en diferentes áreas y gestiones de una empresa. Por ejemplo, en la automatización de procesos, el análisis de datos y para la obtención de información.

La aplicación de la IA en las organizaciones permite optimizar la productividad ya que, de esta manera, los equipos pueden dejar de realizar tareas operativas repetitivas y engorrosas para centrarse en actividades más estratégicas y creativas, que aporten mayor valor al negocio.

Ventajas de la Inteligencia Artificial en las empresas

La Inteligencia Artificial en empresa tiene muchos beneficios. Entre ellos podemos encontrar:

• Mejora de la productividad y el rendimiento
• Eficiencia operativa  
• Optimización de estrategias empresariales
• Acceso a información de calidad y en tiempo real
• Mejoras en la toma de decisiones
• Personalización de la experiencia de los clientes 

Xubio y la Inteligencia Artificial: el inicio y los desafíos

Xubio es una de las primeras soluciones de gestión en la nube que decidió implementar la Inteligencia Artificial para mejorar una de sus principales funcionalidades: la importación de comprobantes.

Según Aldana Morales, Product Owner de Xubio Argentina, la idea surgió luego de ver, a través de encuestas y encuentros, que la carga de facturas era el mayor problema de los usuarios, ya que requería demasiado tiempo de ejecución.

El proceso de incorporación de inteligencia artificial se llevó a cabo mediante el uso de metodologías ágiles, lo que permitió un desarrollo iterativo y flexible.

Comenzaron identificando no solo las necesidades del negocio, sino también las necesidades y problemáticas de los usuarios. Utilizaron técnicas de UX research como entrevistas y encuestas para profundizar en la experiencia de los usuarios.

En cuanto al aspecto técnico, Maximiliano Gómez, manager del equipo de Tecnología, cuenta que tuvieron una etapa de investigación y pruebas de distintas herramientas para definir cuál se adaptaba mejor a la solución que imaginaron. Allí plantearon las pruebas de concepto (POC) cortas y evaluaron los resultados. 

Una vez seleccionada la tecnología y con una POC que les permitía empezar a construir la solución, se presentaron varios desafíos:

• Definir estrategia de generación de modelos de entrenamiento para el reconocimiento de los distintos tipos de comprobantes.
• Generar un modelo eficiente respecto al porcentaje de reconocimiento de datos y a un costo de procesamiento aceptable.
• Automatizar las pruebas para evaluar las mejoras de reconocimiento de nuestros modelos.

Para poder afrontar estos desafíos, el equipo estableció ciclos de trabajo. De esta forma, en una primera etapa desarrollaron la lectura de comprobantes a través del QR impreso en las facturas para extraer los datos de cabecera del comprobante y en una segunda etapa, integraron la lectura del QR con Inteligencia Artificial para obtener el detalle de los productos, percepciones e impuestos.

‘El factor clave de esta iniciativa fue que la ideamos desde el comienzo en pequeñas entregas de valor que nos permitieran obtener feedback inmediato de los clientes. La estrategia de pensar el comprobante en 3 secciones (cabecera-detalle-pie) e ir entregando valor por secciones, fue clave para ir evolucionando a un ritmo sostenido cómo equipo’, dice Gómez.

Inteligencia Artificial, ¿reemplazo de trabajadores?

Con la llegada de la Inteligencia Artificial, también llegó el interrogante de si es capaz de reemplazar a los trabajadores. Según Morales, la incorporación de inteligencia artificial en procesos como la carga de comprobantes puede optimizar y automatizar tareas repetitivas y manuales. Sin embargo, esto no significa que un trabajador pueda ser reemplazado por completo.

‘En lugar de eliminar puestos de trabajo, estas herramientas pueden transformar roles, permitiendo que los empleados se enfoquen en tareas más estratégicas y que requieran habilidades cognitivas más sofisticadas. La Inteligencia Artificial puede agilizar procesos, reducir errores y aumentar la eficiencia, pero la supervisión humana, la interpretación de datos en contextos complejos y la toma de decisiones siguen siendo áreas en las que el valor humano es insustituible’, agrega.

Beneficios de la IA en Xubio

En cuanto a los beneficios de incorporar inteligencia artificial en la importación de comprobantes, tanto Gómez como Morales concuerdan que los usuarios pueden ahorrar mucho tiempo ya que con pocos pasos pueden tener todos los datos de un comprobante cargados. Además, se evitan errores humanos ya que no tienen que completar los campos a mano. Por otro lado, también se ahorran costos y se mejora la productividad ya que ese tiempo que se ahorra, se puede utilizar en crear estrategias para hacer crecer la empresa.

Resultados y nuevos desafíos

En cuanto a los resultados, en la primera etapa se importaron 57726 comprobantes en casi 2000 cuentas, durante el 2024 y en lo que va del 2025 ya se importaron 23383 comprobantes con QR. La segunda etapa, se lanzó a principios del año, por lo que todavía se están analizando los primeros datos.

Con respecto al futuro de esta funcionalidad, la visión de la empresa es que los comprobantes se puedan cargar de manera automática en cualquier momento y desde cualquier lugar.