NeuralSoft, claves al momento de incorporar tecnología

Aún hoy los proyectos de reconversión tecnológica crean caos en distintas áreas de las organizaciones. La necesidad de seguir produciendo y funcionando, más allá del proceso de implementación de un nuevo sistema informático, es vital. Cómo prepararse para el cambio y sacarle máximo beneficio.

Cuando una PyME se enfrenta a un proceso de cambio, generalmente se debe a que ha expandido su negocio y su infraestructura tecnológica ha quedado obsoleta o atrasada. Es decir, no pudo acompañar el desarrollo. Estos suelen ser momentos de crisis para las pymes, ya que deben destinar valiosos recursos (económicos y humanos, principalmente) para atender a este cambio que se hace, evidentemente, necesario para poder avanzar.

El ERP es la columna vertebral de toda empresa. Facilita e integra el flujo de información entre todas las áreas de una organización y ostenta múltiples ventajas como la disponibilidad de información siempre actualizada, no tener archivos duplicados, contar con indicadores que facilitan la toma de decisiones.  Agilizar y tener el control de toda la gestión administrativa, productiva y comercial. Implementar circuitos acordes a las necesidades del negocio, la empresa y la operatoria de ese mercado, entre muchas otras más. Es más, si la solución elegida es en la nube, se ahorran costos de hardware, licencias y mantenimiento y se opera en tiempo real, desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

En nuestra tarea cotidiana, después de casi 30 años de experiencia implementando Presea ERP en más de 600 empresas de distintos rubros, tamaños, actividades y realidades particulares, vemos que hay aspectos clave para asegurar el éxito de un proyecto. Y sobre ellos ponemos nuestro foco.

1. Definir claramente el alcance del proyecto

Tener un alcance de proyecto definido con objetivos medibles y alcanzables es crítico. Focalizarse en los procesos del negocio y en los requisitos del sistema. Cuanto más específico sea de entrada, mejor. No saber con claridad qué SÍ incluye el proyecto y qué NO incluye generalmente causa fricciones entre el proveedor de software y la empresa. Y suele ser el principal dolor de cabeza al inicio de la implementación.

2. Hacer más eficientes los procesos

Muchas veces, en un proceso de implementación, se hace evidente que la organización no cuenta con procesos eficientes. Intentar amoldar el nuevo ERP a los viejos procesos hará que se pierdan los beneficios ofrecidos por el sistema. Se deben adoptar las mejores prácticas y flujos de trabajo del ERP, en vez de intentar cambiar el ERP para incluir los flujos de trabajo de la organización. Las mejores implementaciones de ERP invierten en la gestión del cambio organizacional necesario para hacer que sus proyectos tengan éxito. 

3. Vencer la resistencia al cambio

Y aquí nos enfrentamos a un obstáculo que nunca falta: la resistencia al cambio. Es un fenómeno que se da tanto a nivel personal como a nivel organizacional. Un cambio de ERP genera ansiedad, miedo, incomodidad en las personas que trabajan en una organización, porque impacta directamente en la forma en que trabajan, en lo cotidiano. Dependiendo del conocimiento o experiencia del personal, una implementación de ERP puede percibirse de diferentes formas. En algunas puede ser temor a perder el empleo, pensar que no se es capaz de operar bajo un ERP o simplemente que es trabajar más por el mismo sueldo. Por eso es tan importante la comunicación.

4. Lograr el compromiso de la dirección y de los usuarios

Involucrar a la dirección de la empresa en el proyecto es clave. La dirección de la empresa es la única capaz de hacer que las cosas sucedan en un proyecto, desde la asignación de los recursos hasta el alineamiento del personal con los objetivos del proyecto y de la empresa misma. Sin apoyo de la dirección tenemos casos en los que el personal, si es resistente al cambio, puede hacer que un proyecto no tenga fin porque no cumple con las tareas que le son asignadas, o bien tener una implementación de ERP que en lugar de ayudar a la compañía le aporta nuevos problemas. 

5. Elegir a los mejores para el proyecto.

En las etapas preliminares del trabajo, los consultores solemos bromear con el empresario sobre cómo seleccionar a quienes deben trabajar en la implementación. Deben ser perfiles de personas sumamente eficientes, que conocen en profundidad el manejo de la empresa y cómo se llevan adelante los procesos, con todas sus particularidades y posibles conflictos. Todos conocemos a este tipo de personas: son a quienes todos consultan cuando surge una duda, y que justamente por eso resultan difícilmente reemplazables.

6. Planificar correctamente la migración

La etapa de migración de datos desde los sistemas anteriores es una tarea ardua y de máximo detalle, que requiere de tiempo y definiciones acertadas: hay información contable, de producción, de logística, que hasta el último minuto va variando. Es cierto que hay un cúmulo de datos que no son “de último momento” y que se pueden comenzar a migrar antes (por ejemplo, información histórica sobre distintos sectores). En general, se determina que un viernes se concluirá el trabajo con una modalidad, y el lunes siguiente se comenzará a aplicar el nuevo sistema. Por este motivo, el traspaso de la información debe hacerse en ese fin de semana.

7. Elegir al proveedor correcto

Si bien dejamos este punto para el final, no es el menos importante. Lamentablemente muchas empresas se dan cuenta de que no han elegido bien cuando empieza el proceso de implementación. ¿Y cómo asegurarnos de que es “el correcto”?  

– Analice la trayectoria en el mercado del proveedor.

– Confíe en la experiencia y no en las soluciones mágicas.

– ¿Tiene implementaciones exitosas en empresas que hagan lo que usted hace?

– Elija un proveedor que le dé soporte técnico y asistencia posventa, que pueda resolverle problemas en momentos críticos.

– Elija un proveedor que tenga respaldo, que cuente con una infraestructura tecnológica y un equipo humano eficiente para brindar el servicio adecuado

– Piense a largo plazo. Seleccione un ERP flexible de manera de poder incluir futuras necesidades y requisitos cambiantes del negocio.