¿Cómo administrar las instalaciones del contact center en pandemia?
En la era posterior a COVID-19, ¿cómo puede su equipo de administración de la fuerza laboral planificar el uso de las instalaciones de su centro de contacto para cumplir con todas las restricciones de seguridad estatales aplicables, proporcionar confianza al personal que puede ser reacio a regresar a una instalación, mientras que al mismo tiempo proporcionar registros de las asignaciones de espacio de trabajo de los empleados para cada momento a lo largo del tiempo para ayudar en el seguimiento de contactos si eso se convierte en una necesidad?
Además de cumplir con todas las restricciones relevantes, también es importante tener un plan que se pueda comunicar claramente, que sea fácil de seguir y que sea visible para ayudar a que los empleados tengan más confianza para que puedan usar las instalaciones de manera segura y concentrarse en ser productivos mientras trabajan.
Puede estar considerando rotar al personal a través de las instalaciones, restringir ciertas posiciones o comenzar de nuevo con una nueva construcción. Para un uso seguro de las instalaciones durante el riesgo de enfermedad, muchos factores tienen mayor importancia, por ejemplo:
Planificación para la llegada y salida del personal: Asegúrese de que la capacidad de las líneas y portales de entrada y salida en sus instalaciones no esté abarrotada
Planificación del uso específico del espacio dentro de la instalación.
Incluso antes del COVID, la investigación sobre el impacto de las instalaciones en la influenza identificó que las personas que trabajan en espacios abiertos de oficina, aquellas con estaciones de trabajo cercanas sin barreras entre ellas, tienden a tomarse más días libres porque dicen que están enfermas con más frecuencia que aquellas con entornos de oficina donde las posiciones están más separadas entre sí o tienen barreras.
Igualmente importante es una nueva cultura empresarial que garantiza que cada empleado programado para usar la instalación tenga una ubicación asignada para trabajar y que la ubicación tenga todo el equipo necesario para que el empleado haga su trabajo.
La buena noticia es que las herramientas Aspect Workforce Management pueden ayudarlo a enfrentar estos desafíos.
Si su negocio lo permite, considere comenzar con programas piloto de trabajo «en la oficina» para que cantidades limitadas de personal prueben las nuevas políticas, los procedimientos, pueda recibir comentarios de los empleados y de expertos de las instalaciones sobre qué cambiar a escala hasta grupos más grandes.
Si su nuevo plan de instalaciones tiene menos asientos que antes, use límites en la cantidad de horarios vinculados a las instalaciones que se pueden crear usando los escenarios de programación de Aspect Workforce Management, o considere crear una lista que pueda ayudar si planea rotar a los empleados en la oficina.
Considere la capacidad de Aspect Workforce Management Reserve, que le permite definir su espacio físico único, puestos de trabajo, asignación de empleados a puestos de trabajo a lo largo del tiempo, herramientas para hacer coincidir empleados con puestos y visibilidad de puestos de trabajo asignados para cada empleado. También proporciona un registro histórico de la posición de los asientos de cada empleado a lo largo del tiempo.
El equipo de administración de sus instalaciones desempeña un papel crucial y probablemente evalúa agresivamente cómo implementar los cambios recomendados para crear «edificios saludables». Además de evaluar todos los tipos de adecuación del espacio físico a partir de cómo se ventilan los espacios ocupados, rediseñando el flujo de aire alrededor de las estaciones de trabajo para minimizar el aire compartido, con qué frecuencia se cambian los filtros de aire y qué tipo se usa, el rango de humedad mantenido, las rutas de entrada y salida, empleado (y potencialmente visitante) procedimientos de check-in, y más.
El equipo de administración de la fuerza laboral tiene un papel igualmente crucial que desempeñar, al usar las capacidades existentes de nuevas maneras y considerando el uso de las capacidades de administración de la fuerza laboral que pueden ser nuevas para usted.
