SAP Concur, automatización para potenciar el turismo

SAP Concur ofrece soluciones de punta a punta para la gestión y manejo integral de viajes, gastos y facturas. Sus herramientas ahorran tiempo, ofrecen tecnología de vanguardia y datos conectados en un ecosistema dinámico de socios y aplicaciones que ayudan a las empresas a obtener valor comercial y aumentar la productividad de su fuerza laboral. Gracias a esto, las empresas pueden reducir la complejidad y ganar transparencia para gestionar de forma proactiva el gasto de sus empleados.

Valeria Soska, VP de SAP Concur para América Latina y el Caribe comenta sobre la actualidad del mercado regional: ‘Luego de meses de fronteras cerradas y vuelos cancelados, el mercado regional está comenzando a reactivarse. La programación de un viaje cambió por completo, ahora las personas están preocupadas por la cantidad de casos en el destino y los protocolos de seguridad de los alojamientos en los cuales se hospedarán’.

‘A este contexto además es importante sumarle el hecho de que los requerimientos para viajar se han vuelto heterogéneos no sólo de país en país, sino también de distrito en distrito. Esto produce un trabajo adicional y un impacto en el viajante’.

‘Una encuesta global que realizamos este año reveló que las emociones más comunes que los ejecutivos sienten frente al regreso de los viajes de negocio son preocupación (39%), emoción (32%), ansiedad (30%) y alivio (24%). Frente a este escenario, consideramos que las empresas deben estar preparadas para dar información confiable y en tiempo real, limitar los viajes sólo para casos críticos y garantizar la salud y el bienestar de sus colaboradores’.

Consultada sobre qué tipo de acciones se están tomando para superar la crisis y cómo puede ayudar la tecnología, Valeria afirma: ‘Frente a una crisis sin precedentes como la que estamos viviendo, las compañías buscan gestionar de forma más inteligente sus recursos financieros. La automatización es un gran aliado en este sentido. Hoy los colaboradores pueden escanear un comprobante y cargar sus gastos directamente en el sistema, sin necesidad de acumular papeles y con la ventaja de recibir la aprobación casi instantánea de sus gerentes’.

‘En los próximos años, la incorporación de inteligencia artificial y machine learning permitirá evaluar informes preexistentes, observar y reproducir patrones y, como consecuencia, producir de manera autónoma informes completos de gastos’.

Continua: ‘Los servicios de auditoría como SAP Concur, donde personas ajenas a la empresa y sin vínculo con los involucrados, realizan una revisión minuciosa de los gastos que, al ser externa, carece de subjetividades. Así garantizan el cumplimiento y la adopción de las políticas de gastos de una empresa mientras se reducen consecuentemente los costos. En el proceso se pueden detectar gastos que no corresponden con la actividad laboral’.

Sobre el futuro del negocio, la directiva de SAP Concur comenta sobre cómo la empresa está ayudando a los clientes en la forma de gestionar y realizar viajes: ‘La industria de los viajes corporativos se está transformando en distintas esferas; así lo vimos en nuestro último SAP Concur Travel Industry Summit, que se desarrolló en forma virtual y con la presencia de VISA, Marriott y Delta Airlines’.

‘La prioridad hoy es que las empresas puedan tomar decisiones informadas, minimizando los riesgos para los colaboradores que viajan y mejorando su experiencia general. Para eso, es esencial contar con reservas flexibles e información en tiempo real de lo que sucede en cada destino. Las empresas de hotelería y transporte, por su lado, están incorporando más automatización y tecnologías “sin contacto” como parte de la transformación de sus políticas de seguridad e higiene’.

‘Frente a esta nueva normalidad, desde SAP Concur ofrecemos funciones como Locate & Alert que permiten a las empresas recibir alertas en caso de que sus colaboradores se encuentren en una situación de riesgo e identificar dónde se encuentran, de forma de tener más información para poder garantizar su seguridad. Nuestro sistema también advierte si un aeropuerto se encuentra funcional, si es necesario realizar algún tipo de cuarentena al llegar a destino o qué niveles de contagio hay en el lugar’.

Consultada sobre la post pandemia, Soska da su visión: ‘Seguramente traerá muchos cambios para las empresas. Tras la implementación masiva del teletrabajo, muchas compañías deberán evaluar si siguen siendo necesarias todas las instalaciones de trabajo o incluso mantener una oficina física a tiempo completo. A la vez, será muy importante tener una comprensión clara de la rentabilidad del negocio y adaptar operaciones al nuevo contexto’.

‘Algunas tendencias ya son evidentes y llegaron para quedarse. Por ejemplo, un relevamiento propio demostró que, por la pandemia, 8 de cada 10 empresas modificaron sus políticas de rendición de gastos para incluir teletrabajo y cuidados sanitarios lo que abarca elementos como el uso de electricidad en la casa de los empleados, los insumos de bioseguridad y hasta los muebles’.

‘Con tantas decisiones por delante, los aspectos tácticos y las tareas repetitivas del trabajo deben estar automatizadas. Frente a este panorama, SAP Concur es capaz de digitalizar de punta a punta toda la estructura de gastos de una organización en una única plataforma basada en la nube. Además de brindar eficiencia y agilidad, el sistema disminuye los errores que se producen con la carga manual de datos y facilita el proceso para todos los miembros de la empresa, dándoles más tiempo para que puedan generar valor’.

Por último, Valeria cuenta su expectativa sobre tendencias que se tendrán que considerar en el futuro: ‘Creemos que es muy importante tomar decisiones sustentables frente a todos los aspectos del negocio. Para organizar viajes de negocios más amigables con el medio ambiente pueden utilizarse aplicaciones como TripIT, una herramienta para gestionar reservas que ahora muestra las emisiones de carbono de los viajes aéreos y brinda ideas sobre cómo reducir o compensar el impacto’.

‘La reducción al máximo de los recibos en papel también es crucial. Según la organización sin fines de lucro Green America, cada año se utilizan hasta 10 millones de árboles y 21 mil millones de galones de agua para generar recibos solo en los Estados Unidos. Tenemos que ser más responsables con nuestras acciones para evitar que los desastres sanitarios y medioambientales que presenciamos este año se conviertan en la norma en el futuro’.