¿Qué tener en cuenta para una digitalización laboral óptima?

Hace ya mucho tiempo que la tecnología se volvió no solo una ayuda indispensable en los ambientes laborales, sino la herramienta más importante. La era de la innovación digital está cambiando las formas de trabajar y esto repercute en las empresas y sus políticas organizativas internas. Sectores como Recursos Humanos, que solían trabajar en base a papeles y documentos tienen la posibilidad de digitalizar completamente sus tareas para funcionar más eficiente y eficazmente, y actuar como un área estratégica para el negocio de la empresa.

A causa de la pandemia, las áreas de RRHH aceleraron este proceso de digitalización, tomando mayor relevancia las herramientas digitales que permiten la autogestión del personal, la automatización de tareas operativas y facilitan el acceso de información desde cualquier lugar, que hace no mucho tiempo era imposible de pensar.

Sumado a esto, las nuevas tendencias en RRHH empujan a las empresas cada vez más al uso de tecnología para obtener información confiable sobre la trazabilidad y obtener datos que les permitan analizar las experiencias del empleado en cada momento de su vida laboral. Estos indicadores son claves para mejorar las políticas de la empresa, brindar contención, motivación y hacer foco en el desarrollo de talento dentro de la empresa.

Pero, ¿cómo elegir correctamente una tecnología de RRHH que dé solución a estas necesidades?

Si bien no existe una única respuesta, hay ciertos indicadores que sirven como guía. Desde Fichap, startup tecnológica de RRHH para la gestión de equipos de trabajo, recopilamos los requerimientos más solicitados por las áreas de RRHH al momento de elegir una herramienta digital que optimice las tareas de gestión:

1.Onboarding simple y práctico

Contar con una sola plataforma intuitiva que logre resolver de forma rápida y amigable el ingreso de información de todo el personal de la empresa y que pueda integrar la mayor cantidad de tareas asociadas a la gestión de personas desde un solo lugar.

Para esto es clave una implementación guiada y acompañada, y en caso de ser necesario, contar con apoyo para la migración de información y parametrización de una nueva plataforma, entendiendo que es un proceso complejo para empresas medianas y grandes.

Adicionalmente, se debe valorar la capacidad de integración con otras herramientas tecnológicas para el uso interno de la organización y con API Restful Documentada que le da la posibilidad de integración con los sistemas y plataformas de manera autónoma sin depender de un tercero.

Un problema muy habitual que suele presentarse es cuando se emplean distintos sistemas que no se integren entre sí, lo que resulta por dejar compartimentos estancos entre las distintas áreas que componen RRHH, dificultando la comunicación y el flujo laboral.

Por último, es muy necesario tener la capacidad de construir distintos permisos de acceso a medida, según las necesidades y realidad propia de cada organización, para facilitar la información sólo a aquellos usuarios que la requieran.

2.Foco en la flexibilidad y uso del servicio

No todos queremos ver lo mismo ni en el mismo momento, diversas áreas de una misma empresa pueden tener diferentes necesidades y formas de organizarse. Así es como vemos que las áreas de gestión necesitan llevar indicadores de dotación y productividad diarios, y otras áreas como la de compensaciones necesitan revisar reportes mensuales para realizar la liquidación de sueldos y obtener métricas”. Por lo tanto, es necesario tener un sistema que permita conocer ágilmente la información necesaria, de forma exacta y confiable para facilitar la toma de decisiones. A su vez, que permita automatizar todas las tareas posibles, desde múltiples dispositivos, haciendo foco en una mayor eficiencia de la gestión y optimización de los tiempos, para obtener un retorno de inversión positivo del software contratado.

Finalmente, que los colaboradores puedan tener cierta independencia y autogestión en relación a su información y necesidades, dándoles la oportunidad de tener experiencias memorables y agradables con el uso.

3.Canales de soporte, capacitación y comunicación a la mano del cliente

La empresa proveedora debe contar con un servicio al cliente de calidad: instantáneo, amigable y de fácil acceso para resolver dudas. La omnicanalidad de atención y los foros facilitan enormemente la interacción con los usuarios.
Y no olvidarse de la comunicación continua a través de cursos de capacitación, webinars, workshops, talleres, y entrega de contenido que permita a los usuarios conocer los nuevos y/o diferentes usos que pueden darle a esta herramienta digital.

4.Herramienta segura y confiable

La información sobre la nómina de las empresas es información sensible que debe ser protegida con los más altos estándares de seguridad. Es por eso que debe cumplir con las leyes de protección de datos personales del país y generar respaldos de información automáticos en caso de un acontecimiento inesperado.

Por otro lado, es preferible que los accesos estén asegurados con autentificación de usuarios, inicio de sesión único (SSO) desde cualquier dispositivo y encriptación de datos alojados en servidores protegidos de cualquier amenaza externa.

Es recomendable tener todos estos aspectos en cuenta para que el proceso de digitalización se produzca de manera exitosa y que la inversión necesaria sea dirigida correctamente para ver resultados positivos en la organización.