La gestión de tiempos en los Recursos Humanos

Dentro de una Solución de alta tecnología para la administración de los Recursos Humanos, el módulo de Gestión de Tiempos tiene estrecha relación con el de Liquidación de Haberes, punto clave de la relación entre la empresa y sus empleados. 

A través del módulo de Gestión de Tiempos, se puede realizar con precisión el control de presentismo y ausentismo de quienes trabajan en una organización y registran mediante fichadas en relojes de acceso tanto su ingreso como su egreso.

En su perfil, cada empleado tiene establecida una definición de turno de trabajo (normales, libres, rotativos, etc.), así como la consideración de excepciones, si esto correspondiera, con la consecuente resolución de cómo serán consideradas esas horas para el pago, si se desplaza el horario excepcionalmente, si se amplía o directamente se descuentan las horas del pago, etc.

Por qué trabajar con un módulo de Gestión de Tiempos

Se recomienda trabajar con un módulo de Gestión de Tiempos cuando la compañía necesita cumplir los siguientes objetivos:

• Recopilar información desde relojes electrónicos o desde planillas de acceso.
• Administrar la definición de turnos de trabajo y formas de pago.
• Efectuar el control de presentismo y ausentismo en función de la estructura de turnos.
• Generar conceptos para la liquidación de haberes a partir de las formas de pago y los tipos de horas generadas por un empleado.
• Gestionar información en diferentes niveles: registraciones de relojes, horarios cumplidos, acumulados diarios de distintos tipos de horas, acumulados parciales y novedades para entregar al módulo de Liquidación de Haberes.
• Gestión de licencias.

Creación de “Novedades de Gestión de Tiempos” para una correcta Liquidación de Haberes

Todo lo relacionado con la asistencia de los empleados se detecta a través de ciertas operaciones y niveles de datos que, luego, servirán para determinar la Liquidación de Haberes que corresponde a cada uno según:

• Registraciones
• Novedades horarias
• Licencias
• Partes diarios
• Asignación horaria
• Cambio de turno
• Horas Extras
• Movilidad
• Horario cumplido
• Acumulado diario
• Acumulados parciales

Estos parámetros determinan las Novedades de Gestión de Tiempos que habrá que transferir al módulo de Liquidación de Haberes.  Por eso, es fundamental configurar con precisión los conceptos de liquidación (sueldo básico, premios, presentismo incluido en convenios, etc.) con el tipo de hora al que corresponden (al 100%, al 50%, nocturna, normales, etc.).

Si un cliente cuenta con la solución completa RH Pro X2, ya sea instalada en la compañía o bien a través de la Nube, ese pasaje de “Novedades de Gestión de Tiempos” al módulo de Liquidación de Haberes se realizará automáticamente.  Si el cliente cuenta con otra tecnología para la Liquidación de Haberes, entonces el sistema deberá establecer un informe que sirva para pasar esas “Novedades” al sistema que se utilice (RH Pro es flexible y se adapta rápidamente a lo que utilice el cliente).

El Tablero del Empleado

El módulo de Gestión de Tiempos permite a Recursos Humanos contar con un “tablero del empleado” en el que se concentra la gestión de toda la información relacionada con las operaciones de Gestión de Tiempos de esa persona.  Ese tablero del empleado cuenta con un resumen de toda la información de los reportes de tiempos de una persona.  Según el tipo de información que se requiera, se puede acceder a diferentes vistas:

• Acumulado diario
• Calendario
• Completo
• Registraciones
• Anormalidades

Contar con toda la información sobre horarios cumplidos de un empleado es de mucha utilidad, especialmente en rubros más complejos como Salud, que presenta diferentes perfiles y horarios, o como el caso de Fábricas, con horarios continuos y rotativos, etc.

El tablero del empleado favorece a establecer reportes más completos, lo cual es muy importante, por ejemplo, para los casos en los que se pagan jornales.  La Posibilidad de rápidamente contar con el detalle de Gestión de Tiempos, agiliza el trabajo del liquidador y permite un registro transparente y claro para jefes  y empleados.

En el caso de que hubiera que realizar “compensación de horas”, se define el modo según el perfil del empleado o bien lo que se hubiera acordado con él personalmente.  Y, por otra parte, si el empleado contara con horas “a su favor”, la compañía establecerá si se tienen en cuenta como horas extras o se suman a una cuenta corriente para compensarlas en otro momento (dependerá de la política de la empresa y del perfil del empleado de que se trate).

Los beneficios de un módulo de Gestión de Tiempos

El hecho de contar con un módulo de Gestión de Tiempos proporciona varios beneficios a la empresa:

• Control directo y preciso de las entradas y salidas, mediante la recopilación de fichadas de los relojes.
• Administración de cualquier tipo de turno horario, según una planificación dada.
• Definición de políticas representativas de las normas y procedimientos de la empresa en lo referente a horarios.  La solución de Gestión de Tiempos presenta amplia flexibilidad para adaptar reglas según el perfil de la sucursal y/o el empleado.  Puede haber políticas de aplicación para toda la empresa o bien para ciertas estructuras (gerencias, centro de costos, zonas, sucursales, etc.) o individualmente para ciertos empleados a determinar.
• Administración de partes de horas extras, relevos, ausentes, cambios de turnos, asignaciones horarias y cambios de categoría, y su impacto en el control de presentismo y ausentismo.
• Administración de periodos de acumulación.
• Administración de cuentas corrientes y compensaciones entre horas definidas libremente.
• Administración de cualquier tipo de licencias.
• Generación de las novedades para el módulo de Liquidación de Haberes.