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¿Cómo maximizar el uso de software de automatización y gestión documental?

Por Ricardo Gómez, Especialista de Communication Services, de Ricoh Argentina.

Desbloquear los silos de información y dar a los colaboradores un fácil acceso a los documentos que necesitan es un objetivo clave de cualquier iniciativa para los nuevos estilos de trabajo. Con las herramientas adecuadas de automatización, las empresas pueden impulsar una mayor colaboración y reducir los procesos manuales que son una barrera para la productividad.

La automatización de los flujos de trabajo ayuda a afrontar los retos de la gestión de la información de forma práctica. En este contexto, es importante tomar en cuenta a la hora de realizar tu proyecto de gestión documental para que tenga éxito. 

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1. Considera el ciclo de vida de los documentos Analiza el papel que desempeña cada tipo de documento, desde la captura hasta el uso activo, el archivo y la aplicación: 

  • ¿Qué inicia el proceso?: un correo electrónico, una llamada telefónica, un formulario electrónico, uno en papel, una carta que llega por correo
  • ¿Cuál es la primera acción que se realiza con la información? 
  • ¿Quién participa en el proceso? ¿Requiere el documento una revisión o aprobación? • ¿Es necesaria la integración con otro sistema o ERP? 
  • ¿Existe un calendario de conservación obligatorio para el documento? Si es así, ¿cuánto tiempo hay que conservarlo? 

2. Aprovecha el poder de la inteligencia artificial (IA). Las plantillas de reconocimiento de caracteres (OCR) son una herramienta útil, pero tienen límites. Un software avanzado, como DocuWare Intelligent Indexing, va más allá y utiliza la IA para procesar automáticamente los documentos cuando los campos de datos, como los números de factura y los nombres de las empresas, están en lugares diferentes del documento según el proveedor. El software puede escanear documentos electrónicos y en papel en busca de términos clave y convertir esa información en datos indexados que se puedan buscar fácilmente. 

3. Utiliza el control digital de versiones del documento. El control de versiones garantiza que los documentos mantengan su integridad original, de modo que no tengas que preocuparte de gestionar varias copias en papel o de tener varias versiones electrónicas editadas por diferentes personas. Cuando el control de versiones digital está activado, un usuario autorizado abre un documento para editarlo, su estado aparece como «checked out». Entonces, el documento es de sólo lectura para los demás usuarios. Cada vez que un documento se vuelve a registrar, recibe automáticamente un nuevo número de versión. De esta forma se garantiza que todos los que realicen cambios en un documento trabajen con la versión más reciente. Las versiones anteriores pueden verse en el historial, que también muestra los números de versión, el estado, la fecha de almacenamiento, los comentarios y el usuario que guardó el documento. 

4. Especifica reglas para asignar tareas a grupos en lugar de a una sola persona. La automatización permite compartir la información con cualquier persona de tu equipo que necesite visibilidad en un proceso de flujo de trabajo. Además, todos los responsables de completar una tarea pueden verla en la solución. Se pueden enviar actualizaciones por correo electrónico para avisar de las nuevas tareas. El flujo de trabajo digital puede equilibrar la cantidad de trabajo que se asigna a cada persona dirigiendo las nuevas tareas a un colaborador. Las excepciones pueden configurarse fácilmente. Así, se pueden configurar reglas para reasignar tareas cuando un miembro del equipo está fuera de la oficina. 

5. Utiliza códigos de barras para agilizar la indexación de documentos en papel. Si adjuntas un código de barras a la primera página de cada documento que debas agrupar. Por ejemplo, si recibes muchas facturas en papel que quieres escanear y almacenar en un solo paso, puedes utilizar un código de barras para identificar el campo del número de factura y enviarla a una carpeta específica para que sea revisada y aprobada. 

6. Utiliza una función de automatización de documentos relacionados La vinculación de los documentos que forman parte del mismo proceso de negocio puede hacerse fácilmente creando un campo de datos común. Los documentos asociados pueden recuperarse entonces con un solo clic. Por ejemplo, puedes almacenar un registro completo y seguro de todas las transacciones comerciales relacionadas con un cliente o proveedor, lo que resulta muy valioso durante una auditoría. Estos registros pueden incluir correos electrónicos, contratos y otra documentación confidencial. Puedes acceder a la información inmediatamente cuando un auditor la solicite, sin demoras.

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