Hacia una implementación exitosa de un ERP

Las soluciones de gestión ERP (Enterprise Resource Planning, siglas en inglés para Planificación de Recursos Empresariales) representan una alternativa ideal para que las empresas puedan automatizar procesos e integrar información que pueda ser utilizada de manera más útil e inteligente, lo que les permite una mayor productividad. Su implementación ha crecido considerablemente entre las empresas, aunque en ocasiones los resultados no son los deseados debido a distintas fallas vinculadas con el desarrollo del proyecto. Por ese motivo, es importante definir cuáles son los  elementos esenciales para lograr una implementación exitosa.

El punto de partida es el alcance, momento en el que se definen las tareas que están incluidas en el proyecto. Si bien el alcance se define en el inicio, es importante una revisión minuciosa durante todo el ciclo de vida del proyecto para administrar los cambios que se puedan presentar, ya que existen factores internos y externos que pueden generar un impacto en el proyecto. Algunos ejemplos de factores internos más frecuentes son: rotación de personal afectado al proyecto, cambio de políticas de la organización, etc.; los factores externos, en tanto, incluyen aplicación de normativas legales, crisis del mercado, etc.

El segundo punto a tener en cuenta es el tiempo. En el inicio del proyecto se deben establecer las etapas del mismo y la duración de cada una de ellas y actividades que la componen. Es importante que este trabajo por parte del Partner sea minucioso y cuidado, ya que la estimación errónea de los tiempos perjudica al proyecto. El cliente destina recursos humanos para la implementación y éstos invierten sus horas y organizan su trabajo en base a los tiempos definidos, un cambio genera grandes inconvenientes en el trabajo de cada una de las personas involucradas en el proyecto.

La calidad es el tercer aspecto a considerar en un proyecto de implementación de ERP, ya que puede definir el éxito o fracaso del mismo. Se administra en tres grandes áreas:

 

1. Planeamiento: identificar los elementos que la definen, las herramientas para satisfacerla (por ejemplo, comparando prácticas del proyecto actual con prácticas de proyectos pasados con el objetivo de generar ideas de mejora o proveer estándares) y cómo medirla y evaluar sus resultados, estableciendo métricas, checklists y una línea base de calidad para medir y reportar la calidad de la performance.
2. Aseguramiento: usar auditorías o análisis de procesos para asegurar que el proyecto habrá de satisfacer los estándares relevantes.
3. Control de Calidad: monitorear mediante muestreos o inspecciones los resultados específicos del proyecto para determinar si se cumplen los estándares relevantes de calidad e identificar las vías que permitan reconocer las causas de resultados insatisfactorios. Como resultado, es común que surjan cambios, recomendaciones para la reparación de defectos o ajustes a procesos organizacionales.

 

El cuarto elemento es el riesgo o, en realidad, su administración. Consiste en clarificar los riesgos que se están corriendo en este proyecto, y compararlos con las oportunidades que estamos persiguiendo. Esos riesgos son situaciones de incertidumbre, que pueden representar amenazas u oportunidades.

Los puntos clave a tener en cuenta para una correcta administración del riesgo en un proyecto son:

• Generar un documento marco para las actividades de gestión del riesgo: establecer como se ejecutarán cada una de las etapas siguientes, es decir: cómo voy a identificar los riesgos, como los voy a analizar, como voy a definir los planes de respuestas y finalmente como voy a monitorear los riesgos.
• Determinar cuáles riesgos podrían afectar los objetivos del proyecto, mediante herramientas tales como brainstorming, entrevistas o análisis FODA  (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas).
• Realizar un análisis cualitativo y cuantitativo de los riesgos identificados, para establecer la probabilidad de que ocurran y el impacto si se producen.
• Establecer los planes de respuesta para los riesgos identificados.
• Monitorear y controlar el riesgo durante el Ciclo de vida del proyecto: realizar el seguimiento de los riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de respuesta y evaluar su eficiencia en la reducción de riesgos.

Por último, el último componente es la gestión de los Recursos Humanos, que tiene cuatro etapas:

1. La planificación o definición de capacidades y responsabilidades de cada integrante del equipo del proyecto.
2. La formación del equipo, con personal de la propia empresa o tercerizando alguna tarea.
3. El desarrollo y/o incremento de las habilidades de los miembros del equipo para completar las actividades del proyecto y para funcionar como tal.
4. La gestión del equipo del proyecto, que incluye el seguimiento de la productividad de los miembros del equipo, proporcionarles una retroalimentación, resolver sus inconvenientes y coordinar cambios para mejorar el rendimiento del proyecto.

Una vez que todo esto esté definido, contratado y ya se encuentre en marcha, hay que definir el mecanismo de gestión de los recursos. Esto se realiza a través de técnicas de observación y conversación con los recursos, evaluaciones de rendimiento, etc.

Como se puede apreciar, Alcance, Tiempos, Calidad, Costos, Riesgos y Recursos Humanos son cinco elementos interdependientes, ya que si alguno de ellos  falla, puede repercutir en los otros y provocar el fracaso del proyecto. Por eso, a la hora de implementar un ERP, es necesario contar con el respaldo de un socio experimentado que pueda asesorar a la empresa para que elija la mejor opción de acuerdo con sus objetivos y necesidades.