Claves para identificar y elegir el software correcto para su empresa
En la actualidad, los sistemas de gestión que sirven de soporte para que las compañías desarrollen una administración eficiente, han adquirido un auge significativo en el mercado. Estos sistemas brindan soluciones prácticas e integrales a los problemas reales que presentan las organizaciones, permitiendo optimizar el nivel de competitividad del negocio de la empresa.
Entonces, ¿Cómo podemos lograr identificar un buen sistema de gestión? ¿Cuáles son los puntos a tener en cuenta a la hora de elegirlo?
Una solución de gestión de negocios debe ser evaluada conforme determinadas características que nos ayudarán a identificar su adherencia a las necesidades de la compañía:
- Flexibilidad
- Alcance funcional
- Adherencia a los procesos de la compañía
- Casos de éxito, trayectoria y antigüedad en el mercado
- Cobertura geográfica
- Clientes del rubro
- Precio
- Tecnología
Cuando se habla de flexibilidad, nos referimos a la capacidad que tiene el sistema de gestión de adaptarse a las necesidades y a los cambios específicos de la empresa, pero sin la necesidad de incurrir en desarrollos a medida y programación. Es decir, saber cómo responder en lo referente a la organización operativa y a la gestión de la información dentro de las organizaciones, con herramientas embebidas en la misma solución y puestas a disposición del usuario, brindándole total autonomía respecto del proveedor, e impactando positivamente en los costos de mantenimiento y actualización del software, siendo que hacen innecesario recurrir a desarrollos a medida.
Asimismo, el software debe contar con un alcance funcional tal, que permita administrar todos y cada uno de los procesos y actividades de una compañía, brindando el soporte necesario para el análisis de la información y la toma de decisiones estratégicas. Cuando el sistema ERP deja de estar alineado con los procesos de la organización y con el desarrollo de la empresa ante los cambios, el sistema de gestión pasa a ser obsoleto.
En este último punto es fundamental que se adhiera a los procesos de la compañía: el software debe responder de manera sistematizada y con proyección hacia el futuro, brindando respuestas y adaptación a los procesos ya definidos en la operatoria de la empresa. Junto a lo anterior, es muy importante analizar el perfil, trayectoria, y experiencia del proveedor que brinda el servicio, conocer sus casos de éxito, analizar su base instalada, y los diferentes segmentos que llevan adelante su gestión con la solución ERP que se está evaluando incorporar; así como conocer la modalidad con que incorporan las mejoras que realizan al sistema ERP que ofrecen al mercado.
El estilo y la trayectoria en el mercado se logran con el reconocimiento de las empresas. Al elegir un software, se debe analizar la cobertura geográfica, el rubro y sector al que pertenecen las compañías usuarias de la solución, y también las certificaciones que sustenten la calidad del producto que se ofrece.
De igual forma el precio es importante dado que a priori se debe conocer el alcance del presupuesto aprobado. Si es un proyecto cerrado, el valor contempla el costo en su totalidad. Por el contrario, si el proyecto es abierto, se deberá solicitar al proveedor una estimación de las horas que se aplicarán al proyecto. También se debe tener en cuenta el costo del servicio de mantenimiento, y de soporte al usuario, ya que son todos costos asociados a la elección de software que se realice
Por último, se aborda el tipo de tecnología que se ofrece, es decir, sobre qué plataforma está construida la solución para conocer su vida útil y si para hacerla funcionar en la empresa se necesita incorporar una tecnología nueva adicional para que se desempeñe de forma correcta, transformándose esto en un costo encubierto asociado al proyecto.
En definitiva, al evaluar una solución de negocios ERP, se elige un socio estratégico, al cual se debe analizar y observar, tal y como se haría si uno estuviera en situación de asociarse para emprender un negocio, con otra organización. Se trata de una alianza a largo plazo, en la cual la sinergia y empatía deben percibirse desde un primer momento como garantía de una saludable y fructífera relación.
