¿Cómo depurar las bases de contactos de tu CRM?

En un artículo anterior sobre los secretos del CRM, el equipo de inConcert compartió recomendaciones para registrar datos de forma correcta. En esta nueva nota, inConcert da sus tips para depurar las bases de contactos del CRM y obtener el máximo provecho de esta herramienta. 

¿Por qué es tan importante “limpiar” los contactos del CRM?

-Para mantener la utilidad del CRM, gestionando solamente los contactos que tienen algún relacionamiento real con la empresa (sea como suscriptores, leads o clientes).

-Porque así los resultados de las acciones de marketing y ventas son fidedignos: si tenemos muchos contactos erróneos, las tasas de conversión serán más bajas.

-Para no desperdiciar recursos. Varias plataformas de CRM establecen sus precios según la cantidad de contactos. Es conveniente depurar la base para no pagar por contactos que no están siendo útiles.

– Evita que te ‘baneen’ las cuentas de correo o mensajería por tener contactos inexistentes, que rebotan muchas veces. Ni desperdiciar tiempo llamando a teléfonos que no existen.

¿Cómo se depuran las bases de contacto en el CRM?

 Hay dos tipos de depuración:

-De ‘forma’: Consiste en revisar que todos los datos y contactos son válidos y están correctamente ingresados. Por ejemplo, que el correo electrónico esté bien escrito.

No te preocupes, no debes chequear uno a uno los contactos. Hay flujos automáticos de revisión o depuración que puedes usar para no tener que hacer este trabajo manualmente. La propia plataforma detecta si los datos están escritos correctamente (por ejemplo, si hay muchas consonantes seguidas, posiblemente el nombre sea falso).

-De ‘actividad’: Para tener solamente contactos “activos” en el CRM, es importante eliminar aquellos que no tienen más interés en ser contactados. Ya sea que lo manifestaron expresamente (no desean comprar o se desuscribieron de tu lista, lo cual se registra automáticamente en el CRM) o hace tiempo no interactúan con tu empresa.

Una buena práctica es enviar un correo a esos contactos que hace más de un año registran nueva actividad en su historial, preguntando si desean seguir recibiendo tus contactos, para que se desuscriban.

También es recomendable enviar mensajes dirigidos a corroborar la vigencia de algunos datos.

Cualquier tipo de envío puede ser automatizado desde la plataforma, configurando el lapso de inactividad tras el cual se dispara el mensaje. El comportamiento del contacto también queda registrado automáticamente en el CRM, con las correspondientes actualizaciones de la información.

¿Y esos contactos eliminados se pierden?

Primero, una aclaración: “perderlos” no debería ser una preocupación. Es mejor tener pocos contactos de calidad, que muchos contactos “basura”, como se les llama coloquialmente.

Pero si te preocupan aquellos que en algún momento podrían arrepentirse, no necesariamente es un adiós para siempre. No se eliminan de forma irrevocable. Algunos CRM como inConcert Marketing & Sales ofrecen la opción de “archivar” contactos. De esta forma, no los tienes que eliminar, sino que quedan disponibles por si en algún momento necesitas volver a contactarlos.

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