Proyecto DEI, más cerca de la comunidad

Fundación Proyecto DEI es una organización que se encarga de acoger a las familias desde el embarazo, brindando herramientas para que los padres y/o cuidadores vivan la alegría de una crianza positiva y los pequeños una infancia feliz.

Su misión es contribuir a robustecer el tejido social mediante el fortalecimiento de vínculos afectivos en situación de vulnerabilidad en la primera infancia. La fundación se encarga de coordinar programas comunitarios, talleres y conferencias en temas de desarrollo infantil temprano, además de generar células comunitarias para contener y acompañar a los padres. Por otra parte, Fundación Proyecto DEI también se encarga de la educación y capacitación de los mayores, para brindar una enseñanza y estrategia para una crianza positiva.

Pamela Rebollo, coordinadora de Operaciones de la Fundación destaca la importancia de las acciones que realizan: ‘Hacemos foco en generar un vínculo entre la mamá y su bebé, una relación basada en el amor, la fortaleza y la crianza, en la que él bebe tenga todos los derechos y se pueda volver un adulto responsable’.

Fundación DEI es una organización mexicana, que empezó en la Ciudad de México. Pamela resalta el crecimiento que están teniendo: ‘Encontramos una necesidad enorme en toda la región, y por eso ya estamos con presencia en toda la república y con proyección de expandirnos a EEUU y otros países. Nuestro sueño es que esta actividad se vuelva mundial, y que se pueda educar y vivir sin violencia. Ese es nuestro lema: “Sembrando vínculos para cosechar paz’.

Desde lo operativo, la organización gestiona y maneja muchísima información, dado que cuentan con datos sensibles de todos sus afiliados. Rebollo comenta: ‘Manejamos toda la información personal de los papás o allegados al niño, no solo por una cuestión organizativa, sino para poder garantizar que el vínculo con sus hijos cambió desde que forman parte de nuestra comunidad’.

Continua: ‘Pero siempre nos encontramos con una misma realidad, y es el estar tratando con una población vulnerable. Todos nuestros procesos siempre estuvieron en papel, dado que nuestro público no era usual que tuvieran celulares. Con la pandemia, nos encontramos con un panorama diferente y muy difícil. De golpe, estamos en una encrucijada que no lográbamos darle salida. Necesitamos darle un giro al trabajo si queríamos continuar operando’.

‘En una invitación a un webinar, conocimos las soluciones de DWS, y nos pareció super interesante la tecnología de firma digital. La oferta de ellos nos venía justa para lo que estábamos buscando. Tuvimos una reunión interna, donde analizamos la necesidad que teníamos y la oportunidad que nos ofrecían, y vimos que era posible el proyecto’.

Borja Obeso González, Business Development Manager Biometría & Workspace de DWS Company, estuvo a cargo de la implementación. El directivo recuerda cómo era la operatoria de la Fundación: ‘El día a día de ellos era todo en papel, todo se firmaba y procesaba en papel. Desde altas de nuevos donantes, documentos para efectuar el pago de la cuota, acuerdos, etc. Obviamente, con la pandemia y los confinamientos, vieron su operación afectada. Ya no podían hacer cosas básicas y estaban obligados a generar un cambio’.

Pamela, recuerda los beneficios instantáneos que obtuvieron al digitalizar sus procesos: ‘Gracias a las soluciones de DWS, pudimos seguir dando nuestro servicio de una forma mucho más eficiente y ordenada. Lo que se hizo fue cambiar todos los procesos administrativos y de inscripción, algo que parece un enorme trabajo, pero la verdad es que, con esta herramienta, fue super simple la transición. Sin duda, nos vino a salvar porque ahora tenemos todos los documentos digitalizados’.

¿Por qué consideraron que la firma digital era la solución al problema? Borja analiza que la Fundación necesitaba poder firmar documentos de manera remota: ‘Además, muchos de esos archivos tenían una responsabilidad legal y monetaria, por lo que tenían que usar una solución que les permitiese tener la plena seguridad jurídica y fuera fácil de usar por su propio personal. Por eso, les recomendamos eSign AnyWhere, una solución de firma digital que permite tener todos tus documentos digitalizados desde el origen. Se acabaron las impresiones y los escaneos, y gracias a Esign AnyWhere, sus beneficiarios ahora pueden firmar documentos desde sus casas, y todo se almacena y se procesa de manera segura’.

Rebollo recuerda que, al inicio del proyecto, pensaron que era solo para tener contratos con aliados, cosas más institucionales: ‘Pero al abarcar mayores tareas, vimos que nos servía para todo tipo de operatoria. La privacidad de datos, reglamentos de cursos, etc. Todo pasó a estar a un clic de distancia’.

En cuanto a la implementación y los tiempos de trabajo. La coordinadora de DEI resalta la simpleza del proyecto: ‘Trabajamos directamente con la gente de DWS, y fue realmente super fácil de implementar. Además, no fue necesaria una capacitación exhaustiva, sino que fue todo muy intuitivo y didáctico. Al principio éramos solo dos personas de la Fundación aprendiendo, sobre todo por temas legales, pero después lo pude seguir yo sola. Es muy sencillo de operar, y en menos de un mes ya estábamos operativos de nuevo. Se podría decir que, desde entonces ahorramos el 75% del tiempo de trabajo’. Obeso González agrega: ‘Al ser una plataforma web, no hubo que instalar nada. Desde el minuto cero pudieron comenzar a utilizar la solución sin complicaciones. Obviamente, hubo unas sesiones de formación y capacitación, pero todo se hizo en el menor tiempo posible. En la práctica, se crearon usuarios ni bien se comenzó el proyecto, para poder ingresar a la plataforma y enseguida comenzaron a firmar sus documentos, tanto internos como con clientes’.

Pamela afirma: ‘Realmente, ganamos en tranquilidad al tener todos nuestros beneficiarios con todos sus datos completos y seguros, algo que antes era imposible. Ahora, con la herramienta, es obligatorio que completen todos los campos para poder darlos de alta. De esa forma podemos trabajar con información detallada de nuestra comunidad’.

‘Si tuviera que marcar una dificultad, diría que es más una cuestión social. Al estar trabajando con una nueva tecnología, es normal que genere desconfianza en la gente. Pero estamos avanzando en educar a nuestros socios. Es un proceso necesario, pero entendemos la preocupación que tienen’.

Borja comenta por qué considera que el proceso de adopción de Esign Anywhere por parte de la Fundación fue tan sencillo: ‘Primero, creo que nuestra experiencia fue clave. Llevamos implementando soluciones de firma digital desde hace 15 años, casi cuando comenzó la tecnología, así que tenemos un super equipo formado y preparado para hacer este tipo de proyectos. Segundo, la plataforma es multifirma, te permite hacer firmas electrónicas, firmas electrónicas avanzadas, firmas con biometría, etc. Entonces, con una misma plataforma se puede firmar todos los documentos que se generan en una empresa. Por último, creo que es fundamental la seguridad que ofrece Esign Anywhere. todos los documentos llevan una capa de seguridad importante, se utilizan hash, algoritmos de cifrado, criptografía; además se genera un fichero de auditoría con toda la información de cada proceso de firma’.

Pero la transformación digital, trajo otros beneficios para la Fundación. Rebollo afirma: ‘De golpe, nos encontramos analizando una cantidad de datos enorme, lo que ahora nos permite ir trabajando con información sobre las familias y sus composiciones. Entonces, podemos encontrar donde buscarlos, donde anunciarnos, etc. Se nos abre un gran abanico de oportunidades’.

Cierra Pamela comentando que la implementación de la firma digital, trajo mucha tranquilidad a la organización. Además, les demostró que apostar por la digitalización es un cambio necesario. Por eso destaca: ‘Estamos abierto a sumar nuevas automatizaciones y todo lo que podamos para brindar un mejor y más completo servicio. Por ejemplo, un sistema de cobranza que nos permita regularizar fácilmente las cuotas de recuperación de nuestra comunidad. La minería de datos, para saber qué necesitan nuestros socios y cómo lo necesitan, etc. La evaluación de servicios también es un tema a automatizar. El poder darle un mayor seguimiento a las enseñanzas y cursos que toman cada uno a lo largo de su vida. Estamos muy contentos con el cambio que iniciamos’.

Borja, agrega: ‘La fundación hace un trabajo increíble y muy necesario para la sociedad. Estoy seguro que implementar nuevas tecnologías les va a permitir crecer y brindar un mejor servicio. Probablemente, como realizan muchas actividades con niños y jóvenes, podrían apostar por alguna plataforma de e-learning, donde sus colaboradores puedan subir sus clases o pláticas o hasta tener funcionalidad de videoconferencia para para realizar clases a distancia. DWS siempre se fue proclive a ayudar a las fundaciones y organizaciones que mejoran el mundo. Esperamos poder volver a acompañarlos en el cambio digital que están impulsando’.