¿Cómo automatizar el trabajo a distancia?
El trabajo a distancia no es una comodidad concedida, es más bien una nueva habilidad profesional en la que empresas y colaboradores deben desarrollar en conjunto las competencias laborales necesarias para lograr que este modelo de trabajo aporte un verdadero valor competitivo a la organización.
Sin embargo, aunque este nuevo paradigma laboral ha llegado para quedarse lo cierto es que no todo se reduce a tener internet y computadora en casa para poder trabajar. La llegada del trabajo remoto ha traído consigo numerosos retos técnicos que se deben afrontar con la implementación de tecnologías de digitalización profesional.
Actualmente, estamos en una era donde estamos creando cada vez más información. De acuerdo con datos de Kodak Alaris tan solo por cada puesto de trabajo que hoy opera a distancia se estima que al menos se ha duplicado la cantidad de metadata generada por persona, superando así las estimaciones de especialistas que indicaban que para 2020 se estarían creando cerca de 1,7MB de datos cada segundo, dando como resultado que ante la nueva realidad que vivimos esté afectada de forma negativa por la gran cantidad de procesos empresariales que deben ser digitalizados.
Ante este panorama, Kodak Alaris señala que un factor clave para obtener un máximo rendimiento y mejorar el potencial de los procesos empresariales reside en la simplificación de los sistemas de gestión de información motivo por el cual la firma destaca los siguientes puntos en los cuales se puede comenzar a simplificar las tareas diarias.
Primer Paso: Elimine procesos en papel y agilice la captura de información.
Si bien es cierto que hoy en día gran parte de los procesos depende de la documentación física es importante identificar esta área como un segmento de gran oportunidad que al digitalizar con escáneres profesionales es posible agilizar la captura y distribución de la información. En nuestros días 46% de las empresas estiman que la eliminación de papel de los procesos es la mejor forma de maximizar la productividad.
En nuestros días numerosas empresas han iniciado la transformación digital mediante la digitalización de documentos que, si bien han comenzado a almacenar en repositorios digitales, sin embargo, aunque esto puede ser más que suficiente para ciertos procesos, existen otros que requieren una extracción inteligente de información.
Segundo paso: Consolidación de la información.
El mundo actual de trabajo a distancia ha enfatizado la forma en la que cada día se comunican los clientes con las organizaciones. Hoy en día tenemos tantas plataformas de colaboración y reunión a distancia como formatos, documentos y vías de contacto a través de la cual un departamento de ventas emite cotizaciones, recibe documentos, integra carpetas y maneja diversas identificaciones oficiales de clientes.
Toda esta diversa cantidad de documentos requiere soluciones integrales de digitalización que extraigan la información de forma adecuada, de tal forma que aquellas empresas que introducen una mejora tecnológica en la captura de datos experimentan un incremento de la productividad de al menos más del 30%.
Eficientice a sus trabajadores remotos
Hasta hace unos meses atrás particularmente el personal de ventas se entendía que no estuviera en la oficina todo el tiempo debido a que se encontraba en visita de clientes, prospectos y gestión de contratos o convenios, sin embargo, este particular segmento de una empresa también se ha visto afectado al no poder tener vendedores moviéndose por toda la ciudad, pero si ocupados ahora en múltiples videoconferencias con clientes.
Esta realidad requiere una especial atención ya que, implementando tecnologías de captura de información, digitalización y gestión documental, se puede aprovechar esta circunstancia y lograr que sus vendedores sean más eficientes al emitir cotizaciones, presupuestos, agilizar la logística de ventas, llenar formularios para financiamiento haciendo que todo esto sea más ágil.
Tercera: Centralice y habilite ubicaciones remotas
La captura basada en la web permite que los trabajadores móviles tomen fotografías de recibos desde cualquier sitio y que confíen en los sistemas de gestión de documentos para procesarlos, de esta forma lejos de que el trabajo remoto sea un impedimento para incrementar ventas, por el contrario, se convierta en una ventaja competitiva.
La habilitación de soluciones de digitalización y captura basada en la web brindarán a la organización una escalabilidad que permitirá la administración remota de documentos de tal forma que mediante el uso de una herramienta basada en la web, los controladores y las aplicaciones se pueden instalar de forma centralizada en mucho menos tiempo entregando como valor adicional a la organización una mayor flexibilidad, velocidad y agilidad en procesos empresariales para tener mejores resultados en menos tiempo.
